Outlook Mails sichern: Per Backup auf Nummer Sicher gehen



Nicht auszumahlen was es bedeutet, wenn Ihr PC abschmiert und alle E-Mails plötzlich wie vom Erdboden verschluckt sind. Ihre komplette Korrespondenz wäre von einem auf den anderen Moment verschwunden. Sie hätten keine Möglichkeit mehr, auf E-Mail-Informationen aus der Vergangenheit zuzugreifen. Welch ein Horrorszenario. Aber keine Sorge, Sie können dem vorbeugen. Lesen Sie in folgendem Beitrag, wie Sie ein Backup Ihres E-Mail-Postfachs anfertigen und dadurch Ihre Nachrichten-Historie schützen.

Sicher ist sicher. Auch bei Ihren E-Mails in Outlook. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem?

Durch die wachsende E-Mail-Flut gewinnt das Outlook-Postfach immer mehr an Bedeutung. Sämtliche Korrespondenz findet fast ausschließlich über den digitalen Posteingang den Weg zu Ihnen. Mit wachsender Postfach-Größe wächst auch das Risiko, dass Ihnen Informationen bei einem Datencrash verloren gehen. Deshalb sollten Sie in regelmäßigen Abständen Ihre Mails in Outlook sichern und das Backup dann auf einem externen Datenträger ablegen.

So funktioniert es: Outlook Mails sichern

Outlook Mails sichern - Schritt 1:

Wählen Sie im Menü „Datei“ => „Optionen“

Outlook Mails sichern - Schritt 2:

Wechseln Sie auf den Reiter „Erweitert“ [1] und klicken Sie anschließend auf „Exportieren“ [2].

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Outlook Mails sichern - exportieren

Outlook Mails sichern - Schritt 3:

Wählen Sie die Aktion „In Datei exportieren“ [1]. Anschließend klicken Sie auf „Weiter“ [2].

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Outlook Mails sichern - in Datei exportieren

Outlook Mails sichern - Schritt 4: Signatur formatieren

Als Dateityp wählen Sie „Outlook Datendatei (.pst)“. Danach geht es über „Weiter“ [2] zum nächsten Fenster.

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Outlook Mails sichern - Outlook Datendatei

Outlook Mails sichern - Schritt 5:

Selektieren Sie nun das zu sichernde Postfach oder den zu sichernden Ordner [1]. Über die Aktivierung des Kontrollkästchens „Unterordner einbeziehen“ [2] können Sie auch Unterordner in Ihre Datensicherung integrieren. Wählen Sie anschließend „Weiter“ [3].

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Outlook Mails sichern - Unterordner einbeziehen

Outlook Mails sichern - Schritt 6: Einstellungen für Signatur-Verwendung vornehmen

Abschließend legen Sie noch den Ablageort für Ihr Backup fest [1] und treffen die Auswahl zum Umgang mit Duplikaten [2]. Schließen Sie die Datensicherung mit „Fertig stellen“ [3] ab. Das war’s.

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Outlook Mails sichern - Ablageort

Extra Tipp

Wenn Sie Ihren Backup-Prozess automatisieren möchten, können Sie das in Outlook über die Funktion „Autoarchivierung“ erreichen. Einmal eingestellt wird in regelmäßigen Abständen automatisch eine Backup-Datei erzeugt. Ohne Ihr dazutun. Wie das geht habe ich im Blogbeitrag „Autoarchivierung Outlook: Schnell zu digitaler Ordnung und Sauberkeit“ beschrieben.

Darauf kommt es an

Achten Sie von Beginn an auf eine gute Ordnerstruktur und auf die Regelmäßigkeit bei Ihren Backups. Dann hat Ihr digitales Sicherheits-Archiv den optimalen Nutzen. Wie Sie zu einer guten digitalen Ordnerstruktur kommen lesen Sie hier: Denken im Querformat: Wie Sie mit einer Mind-Map zur optimalen Datei-Ablagestruktur kommen

Und Sie?

Wie und wie häufig sichern Sie Ihre Outlook-E-Mails? Schreiben Sie mir Ihre Erfahrungen, Tipps und Tricks. Ich freue mich über jeden Kommentar.
Übrigens: Wenn Sie Ihren Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer finden möchten, lesen Sie mein kostenloses eBook „eKaizen“. Dieses eBook zeigt Ihnen auf, wie die Grundprinzipien des Kaizen einfach auf die Arbeit am Computer übertragen werden können. Sie finden es im Downloadbereich.



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