Outlook Kontakte sichern: Exportieren von Kontakten


Outlook Kontakte sichern: Für die Datensicherung bzw. das Exportieren von Kontakten

Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Outlook Kontakte sichern können – dies ist zugleich auch derselbe Weg für das Exportieren dieses Datensatzes. Die Kontaktdaten von Kunden, Geschäftspartnern und Auftraggebern sind die Kronjuwelen eines Unternehmens. Gehen sie verloren, ist guter Rat teuer. Daher ist es ratsam, die Outlook Kontakte regelmäßig zu sichern. Diese Sicherheitskopie können Sie dann als Backup nutzen, um Ihren Datensatz vollständig wiederherzustellen, falls Ihnen Ihre Daten aus einem unvorhergesehenen Grund einmal verloren gehen sollten. Dieselbe Datendatei (wahlweise eine PST- oder CSV-Datei) benötigen Sie aber auch für den Export/Import Ihrer Kontakte in andere Anwendungen (z.B. für die Tabellenkalkulation in Excel) oder in das Outlook auf anderen Geräten (z.B. Ihr neues Handy oder neuer Laptop), falls Ihnen kein Exchange-Konto oder eine sichere Netzwerkverbindung zur Verfügung steht.

Outlook Kontakte regelmäßig sichern und Datenverluste vermeiden! So können Sie Kontaktdaten dann auch ganz einfach z.B. nach Excel exportieren. Klick um zu Tweeten

So funktioniert es: Outlook Kontakte sichern

In früheren Office-Tipps zu Microsofts Emailclient Outlook haben wir Ihnen bereits gezeigt, wie Sie Outlook Kontakte anlegen, sortieren, für Verteillisten in Gruppen zusammenfassen, mit anderen Geräten synchronisieren sowie für andere sicher freigeben und damit teilen können (die entsprechenden Links haben wir Ihnen unten am Artikelende übersichtlich zusammengefasst). Hier finden Sie nun die Schritt-für-Schritt Anleitung für das Sichern Ihrer Kontakte in Outlook 2016 und 2013 – sowohl als Backup und auch als Exportdatei (.pst oder .csv).

Schritt 1:

Wählen Sie die Registerkarte → Datei und klicken Sie dann im linken vertikalen Menüband auf → Öffnen und exportieren und dann auf die Schaltfläche → Importieren/Exportieren.

Outlook Kontakte sichern
starten Sie den Dialog zum Importieren/Exportieren

Schritt 2:

Wählen Sie in dem neuen Dialogfenster die Aktion → In Datei exportieren aus. Anschließend können Sie sich das Format für Ihre Datei aussuchen.
a) Wählen Sie → Persönliche Ordner-Datei (*.pst) aus, falls Sie Ihre Outlook-Kontakte für eine spätere Verwendung in Outlook sichern oder exportieren wollen (das gilt zudem auch für den Export zu anderen POP3-Email-Konten). PST ist das Lieblingsdateiformat von Outlook. Mt diesem Format können Sie wahlweise auch gleich mehrere Ordner auf einmal für ein vollständiges Backup sichern.
b) Möchten Sie hingegen Ihre Kontakte in das Tabellenprogramm Excel exportieren, benötigen Sie das Dateiformat → Kommagetrennte Werte (Windows), also eine CSV-Datei (*.csv).

Outlook Kontakte sichern
wählen Sie “in Datei exportieren”.

Schritt 3:

Als nächstes müssen Sie nun den Kontakte-Ordner aussuchen, den Sie exportieren bzw. sichern wollen. Scrollen Sie dafür in dem Verzeichnisbaum nach oben, bis Sie unter dem richtigen Outlook-Konto den Ordner → Kontakte finden. Anklicken und dann auf → weiter. Jetzt nur noch den Speicherort auswählen, den Dateinamen eingeben und auf → Fertig stellen klicken. Der Exportvorgang kann dann abhängig vom Datenvolumen mehrere Minuten dauern und wird Ihnen mit einem Statusbalken angezeigt.

Darauf kommt es an: Sichere Sicherung!

Die Idee der Datensicherung lebt davon, dass Sie einen Datenspeicher wählen, der nicht auf Ihrem Computer liegt und der bestenfalls auch außerhalb des Unternehmens aufbewahrt wird. So haben Sie das Backup (also die Sicherungsdatei Ihrer Outlook Kontakte) auch dann, wenn Sie Ihren Computer einmal verlieren sollten oder er sonst wie irreparabel zu Schaden kommt. Die Sicherungsdatei auch außerhalb des Büros aufzubewahren, schützt vor Schadensereignissen „höherer Gewalt“, wie z.B. einem Bürobrand oder Wasserschaden. Zum „sicheren“ Sichern Ihrer Outlook Kontakte bietet sich somit beispielsweise ein beschrifteter USB-Stick an oder – noch besser vor Verlust geschützt – ein Speicherort in einer Cloud.

Und Sie?

Wie sicher und geübt sind Sie im Umgang mit Ihren Outlook-Kontakten? Das Programm bietet Ihnen viele nützliche Möglichkeiten, die zeitraubende Routinearbeiten einfach und elegant abkürzen. Dadurch werden teilweise auch vollkommen neue Möglichkeiten für eine einfachere Zusammenarbeit geschaffen! Hier haben wir Ihnen einige besonders elegante Lösungen rund um Outlook-Kontakten zusammengefasst.

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