Tipps: Outlook-Kalender löschen und rückgängig machen



Outlook-Kalender löschen und Kalenderlöschen rückgängig machen

Wer seinen Kalender häufig nutzt, muss ab und zu auch einmal ausmisten und alte Einträge aus seinem Outlook-Kalender löschen. Häufig müssen nach Projektabschluss, oder bei einem Personalwechsel im Team, auch ganze freigegebene Kalender wieder gelöscht werden. Die entsprechenden Kalenderfunktionen sind allerdings oft gar nicht so leicht zu finden. Viel leichter ist es da schon, Kalenderdaten aus Versehen zu löschen! Aber keine Panik, hier finden Sie die richtigen Antworten rund ums Löschen im Outlook-Kalender.

Tipps rund ums Outlook-Kalender löschen: So sparen Sie sich Zeit beim Ausmisten Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem?

Beim Outlook-Kalender löschen kann schnell einmal etwas schiefgehen: Entweder das Löschen ist auf Anhieb gar nicht möglich oder aber man hat zu schnell geklickt und dabei die falsche Kalenderdatei erwischt! Aber kein Problem, das Outlook-Kalender löschen kann man (in gewissen zeitlichen Schranken) auch wieder rückgängig machen. Was es genau zu beachten gilt, sehen Sie hier.

So funktioniert es:

1. Wie Sie im Outlook-Kalender richtig löschen

  • Alte Kalendereinträge löschen: Um nicht mühsam alle Kalenderinhalte einzeln anklicken und dann entfernen zu müssen, gehen Sie einfach in dem Menübereich unter „Ansicht“ auf „aktuelle Ansicht“ und wählen Sie „nach Kategorie“. Nun erhalten Sie eine geordnete Liste, in der Sie nach Belieben mit der „Entf“-Taste löschen können. Tipp: Mit gedrückter „Strg“-Taste können Sie wie gewohnt mehrere und mit „Strg + A“ alle Elemente auswählen.
  • Freigegebene Kalender aus „meine Kalender“ löschen: In der Outlook-Kalenderansicht finden Sie links den Navigationsbereich. Dort werden Ihnen unterhalb von „meine Kalender“ alle freigegebenen (und von Ihnen bereits mindestens einmal genutzten) Kalender angezeigt. Klicken Sie nun einfach mit der rechten Maustaste auf den zu entfernenden Kalender und wählen Sie dann in dem sich öffnenden Aktionsfenster „Kalender löschen“ aus (bei einem Gruppenkalender bzw. Kalendergruppe analog „Gruppe löschen“).

2. Wie man das Outlook-Kalender löschen rückgängig macht

Wenn Sie einen freigegebenen Kalender aus dem Ordner in Ihrem Outlook-Kalendernavigationsbereich löschen, wird lediglich die Ihnen lokal zur Verfügung gestellte Kopie des Kalenders inklusive aller Termindaten aus Ihrem Outlook-Kalender gelöscht. Die ursprüngliche Quelldatei liegt aber nach wie vor nicht nur bei dem eigentlichen Besitzer des Kalenders, sondern auch auf dem Exchange-Server bzw. in der Cloud – denn dies ist eine Grundvoraussetzung, damit Outlook mehrere freigegebene Kalender mit einander synchronisieren kann. Sie haben daher nun drei Möglichkeiten, um das Löschen eines Kalenders rückgängig zu machen:

  • Sehen Sie in Ihrem normalen Outlook Papierkorb unter „Gelöschte Elemente“ (bzw. je nach Version „Gelöschte Objekte“) nach. Wenn hier der gelöschte Kalendereintrag aufgeführt ist, klicken Sie diesen einfach mit der rechten Maustaste an, gehen Sie auf „In Ordner verschieben“ und wählen Sie dann als Zielordner den „Kalender“ aus. Nun werden die Datendateien im Kalender „restauriert“ und automatisch wieder ordnungsgemäß in der Kalenderansicht angezeigt.
  • Falls Sie die gelöschten Kalenderelemente im Papierkorb nicht mehr finden, können Sie die Kalenderdaten eventuell noch über die Sicherung in Ihrer Exchange-Umgebung retten (in Unternehmen stellen die Systemadministratoren in der Regel eine Frist von 7-14 Tage ein, erst dann werden auch diese gelöscht). Klicken Sie für diesen Rettungsversuch in der Registerkarte auf „Ordner“ und dann im Menüband auf die Schaltfläche „Gelöschte Elemente wiederherstellen“. Wählen Sie nun die gelöschten Kalenderelemente aus und bestätigen Sie mit „Ausgewählte Elemente wiederherstellen“. Die Dateien werden Ihnen dann im Outlook-Papierkorb unter „Gelöschte Elemente“ wiederhergestellt und können dann, wie oben beschrieben, in das Kalenderverzeichnis verschoben werden.
  • Alternativ können Sie einen freigegebenen Outlook-Kalender, den Sie aus Versehen gelöscht haben, auch jederzeit wieder neu hinzufügen, insofern die Freigabe zwischenzeitlich nicht widerrufen wurde. Gehen Sie dafür im Menübereich „Kalender verwalten“ auf „Kalender öffnen“ und wählen Sie unter den für Sie freigegebenen Kalendern den Betreffenden aus. Der Kalender wird dann erneut aus der Exchange-Umgebung in Ihre lokale Outlook-Anwendung gespeichert und erscheint links in Ihrem Navigationsbereich, um dann beliebig angezeigt, überlagert, ausgeblendet oder Kalendergruppen hinzugefügt zu werden.

Darauf kommt es an:

Alte Outlook-Kalendereinträge löschen und archivieren
Beim Archivieren werden Ihnen alte Kalenderelemente zwar ebenfalls aus Ihrer Outlook-Datendatei herausgelöscht (was den freien Speicherplatz wieder vergrößert), aber dafür zugleich in Form einer Sicherungskopie an einem Speicherort Ihrer Wahl abgespeichert (z.B. Festplatte, Cloud-Konto oder USB-Stick). Klicken Sie dafür ganz oben auf die Registerkarte „Datei“ und dann im Menüband auf „Archivieren“ (bei älteren Versionen zuvor noch auf „Tools zum Aufräumen“). Wählen Sie in der sich öffnenden Liste nun den Ordner „Kalender“ aus und geben Sie darunter das Datum ein, ab dem alle älteren Einträge dieses Ordners archiviert und dabei aus Ihrem Outlook gelöscht werden sollen. Nun nur noch den Speicherort und den Speichernamen der Archivierungsdatei eingeben und fertig. Tipp: Wenn Sie eine Autoarchivierung einrichten, werden alle alten Einträge ab einem beliebig einstellbaren Alter automatisch archiviert und dann aus dem Outlook-Kalender gelöscht.

Und Sie?

Wie organisieren Sie gemeinsame Meetings, Team- und Projektbesprechungen? Der Outlook-Kalender bietet hierfür vielfältige Möglichkeiten und Abkürzungen, mit denen Sie das sehr einfach, wirkungsvoll und zeiteffizient bewerkstelligen können. In unserer Serie zu Office-Tipps finden Sie beispielsweise auch praktische Tipps zum Arbeiten mit Gruppen- und Teamkalendern.



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