Outlook E-Mail erstellen: Wie geht das?

29. Februar 2020

E-Mails sind heutzutage die Briefe der Moderne. Vieles, was wir bis vor einigen Jahren noch per Post durch die Lande geschickt haben, wird mittlerweile digital versendet. Egal ob geschäftliche oder private E-Mails, Geburtstagsgrüße, Informationen, Rechnungen oder gar Steuerunterlagen, E-Mail-Programme übernehmen immer mehr die Arbeit des Briefträgers. Weit über eine Milliarde Menschen weltweit nutzen dafür den E-Mailclient Microsoft Outlook. Im Laufe der Jahre ist dieses Programm sehr umfangreich geworden, da wundert es nicht, dass Google Suchanfragen wie „Outlook E-Mail erstellen“ oder ähnliche recht häufig vorkommen. Doch wie erstelle ich eine E-Mail in Outlook ohne Vorkenntnisse?

Inhaltsverzeichnis: Das lesen Sie in diesem Text

1. Wie erstelle ich eine E-Mail bei Outlook?
2. Wie lege ich eine zweite E-Mail-Adresse bei Outlook an?
3. Wie nutze ich eine E-Mail-Signatur?
4. Welche Nachrichtenformate gibt es bei Outlook?
5. Video Büro-Kaizen digital: Top 7 Outlook Tipps und Tricks

1. Wie erstelle ich eine E-Mail bei Outlook?

In Microsoft Outlook können Sie schnell und einfach eine E-Mail erstellen. Öffnen Sie hierzu das auf ihrem Computer installierte Programm Outlook. Dies können Sie entweder durch einen Mausklick auf den Button „Outlook“ auf dem Desktop oder auf den Button „Outlook“ in der Taskleiste tun. Haben Sie keinen solchen Button, können Sie Outlook auch unter Programme finden. Auf dem Startbildschirm von Outlook finden Sie links oben den Button „Neue E-Mail“.

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Durch ein Mausklick auf das Feld „Neue E-Mail“ öffnet sich ein neues Fenster bei Outlook.

Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein neues Fenster mit einer Vorlage für eine neue E-Mail. Hier werden Ihnen nun verschiedene Zeilen angezeigt:

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Outlook E-Mail erstellen: So sieht das Vorlagefenster für eine neue Mail aus.

In dem Feld „An“ können Sie nun die E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben, zum Beispiel maxmustermann@outlook.com. Haben Sie schon Emailadressen bei den Outlook Kontakten eingespeichert, so reicht es auch, wenn Sie nur einen Namen eingeben. (Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Outlook Kontakte nutzen können: https://www.buero-kaizen.de/outlook-kontakte/)
Im darunterliegenden Feld „Cc“ können Sie weitere Empfänger eintragen, die über ihre E-Mail informiert werden sollen. Im Feld „Bcc“ geschieht dies versteckt. (Lesen Sie hierzu mehr unter https://www.buero-kaizen.de/outlook-bcc-anzeigen/)

In dem Feld „Betreff“ schreiben Sie eine kurze Überschrift, worin es in der E-Mail geht, zum Beispiel: „Geburtstagfeier“, „Info zum Vorgang XY“, „Anfrage Besichtigung“ oder ähnliches. Für den Empfänger sollte mit einem Blick ersichtlich sein, welches Thema ihn in der E-Mail erwartet. Mit dem Maus Cursor können Sie beim Outlook E-Mail Erstellen zwischen den verschiedenen Feldern wechseln. Möchten Sie mit dem Schreiben der Nachricht beginnen, so klicken Sie einfach mit der Maus in den Textkörper der E-Mail-Nachricht und starten Sie mit der Eingabe ihres Textes. Ähnlich wie bei Word stehen Ihnen verschiedene Textfunktionen zur Verfügung, etwa die Felder „Fett“, „Kursiv“ und „Unterstrichen“ (Hier finden Sie weitere Informationen über verschiedene Textfunktionen von Outlook)

Nachdem Sie die Texteingabe beendet haben, lesen Sie den Text noch einmal sorgfältig durch und prüfen diesen auf Rechtschreib-, Tipp- und Grammatikfehler. Prüfen Sie, ob alle eingegeben Emailadressen richtig erkannt wurden. Dies erkennen Sie daran, dass die E-Mail-Adresse unterstrichen ist. Durch Klicken auf den Button „Senden“, den Sie links oben mit einem kleinen Dreieck versehen finden, senden Sie die E-Mail an den oder die Empfänger. Während des Sendevorganges befindet sich die E-Mail im Ordner „Postausgang“. Ist der Sendevorgang beendet, finden Sie die E-Mail dann im Ordner „Gesendete Objekte“.

2. Wie lege ich eine zweite E-Mail-Adresse bei Outlook an?

Bei Microsoft Outlook haben Sie die Möglichkeit, sich eine zweite E-Mail-Adresse in der Form von maxmustermann@outlook.com anzulegen. Hierzu melden Sie sich zunächst mit Ihrem Microsoft-Konto auf der Website www.outlook.com an. Dort wählen Sie aus dem angegebenen Menü „Weitere E-Mail-Einstellungen” aus. Unter dem Menüpunkt “Konto verwalten” sehen Sie nun “Ihre E-Mail-Konten”. Dort wählen Sie das Feld “Outlook-Alias erstellen” aus, um eine weitere E-Mail-Adresse hinzuzufügen. Nun erscheint ein Feld, in dem Sie ihre gewünschte E-Mail-Adresse eingeben können.

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In diesem Feld können Sie nun Ihre Wunschadresse eingeben

Ist Ihre Wunschadresse noch frei, wird diese umgehend eingerichtet. Ist Ihre Wunschadresse bereits vergeben, werden Ihnen ähnliche Vorschläge angezeigt. Sie können aus diesen Vorschlägen wählen oder eine andere Adresse aussuchen. Ist Ihre Wunschadresse bereits vergeben, kann es auch helfen, hinter dem Text noch eine Zahl einzugeben, wie zum Beispiel maxmustermann1@outlook.com.

3. Wie nutze ich eine E-Mail-Signatur?

Beim Outlook E-Mail Erstellen haben Sie die Möglichkeit, eine E-Mail-Signatur zu nutzen. Diese kann nur Ihr Name zusammen mit einer Grußformel sein, aber auch eine umfangreiche Firmensignatur. Um eine E-Mail-Signatur einzufügen, öffnen Sie wie anfangs beschrieben eine neue E-Mail-Nachricht. Im Header der E-Mail sehen Sie die Option „Signatur“. Sind schon Signaturen in Ihrem Outlook hinterlegt, so werden diese nun angezeigt. Klicken Sie die entsprechende Signatur an und schon erscheint diese in Ihrem E-Mail-Textfeld.

Sind noch keine Signaturen hinterlegt, so öffnen Sie ein neues Fenster, indem Sie im Menü von „Signatur“ auf „Signaturen“ klicken. Hier können sie durch Klicken auf das Feld „Neu“ eine neue Signatur anlegen. Geben Sie zunächst im Dialogfeld einen Namen für die Signatur ein, zum Beispiel „Privat“ oder „Geschäftlich“.

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Hier haben Sie die Möglichkeit, eine E-Mail-Signatur zu erstellen.

Outlook erstellt nun eine leere Signatur mit dem von Ihnen eingegebenen Namen. Hier können Sie nun Ihre Signatur erstellen. Neben verschiedenen Schriftarten, Schriftfarben und Schriftgraden können Sie auch die Textausrichtung ändern. Auch Links oder Bilder können Sie der Signatur hinzufügen. (Mehr Informationen hierzu unter Outlook Signatur erstellen: so funktionierts)

4. Welche Nachrichtenformate gibt es bei Outlook?

Wenn Sie eine E-Mail in Outlook erstellen, haben Sie die Möglichkeit, zwischen drei verschiedenen Nachrichtenformaten zu wählen: “Nur Text”, “HTML” oder das “Rich-Text-Format”. Öffnen Sie eine neue E-Mail und wählen Sie den Reiter „Text formatieren“ aus. Dann sehen Sie links oben die drei Optionen “HTML”, “Nur Text” und „Rich-Text“. Durch Klicken auf eine der drei Optionen können Sie nun eines der Nachrichtenformate auswählen. Wie Ihre E-Mail dann beim Empfänger angezeigt wird, hängt letztendlich davon ab, welches E-Mail-Programm dieser nutzt. Ist dessen E-Mail-Programm auf das Konvertieren der E-Mails festgelegt, kann eine als HTML formatierte Nachricht bei diesem Empfänger als Nur-Text angezeigt werden.

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In diesem Reiter können Sie das gewünschte Nachrichtenformat wählen

Welches Nachrichtenformat Sie nutzen möchten, hängt davon ab, ob fett oder kursiv formatierter Text sowie Farben, Aufzählungszeichen und Bilder in der E-Mail angezeigt werden sollen. Hier ein kurzer Überblick:

  • HTML: Das Nachrichtenformat „HTML“ ist als Standardnachrichtenformat in Outlook eingerichtet. Dieses Format eignet sich am besten, wenn die E-Mail Schriftarten, Farben, Aufzählungszeichen sowie Bilder anzeigen soll und ist daher auch das gängigste Nachrichtenformat für E-Mails.
  • Nur Text: Wie der Name eigentlich schon sagt, unterstützt das Nachrichtenformat „Nur Text“ keine Textformatierungen wie fett oder kursiv formatierten Text und auch keine farbigen Schriftarten. Bilder können nicht innerhalb der Nachricht angezeigt werden, sondern müssen der E-Mail als Anhang beigefügt werden.
  • Rich-Text: Das Nachrichtenformat „Rich-Text“ kann zum Versenden von E-Mails innerhalb einer Organisation verwendet werden, die mit Microsoft Exchange arbeitet. Wird eine E-Mail im „Rich-Text“ Format an einen Empfänger außerhalb der Organisation gesendet, wird diese von Outlook automatisch in das Nachrichtenformat „HTML“ konvertiert, sodass die E-Mail sowohl Formatierung als auch Anlagen beibehält.

Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)



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