Outlook archivieren: So sorgen Sie für Platz im E-Mail-Postfach



Ausmisten und archivieren ist nicht nur was für Papierdokumente. Auch die digitale Ablage sollten Sie regelmäßig von überflüssigem Ballast befreien, um Ihre Suchzeiten zu optimieren. Neben der Dateiablage ist dabei das E-Mail-Postfach ein beliebter Platz, an dem sich die Bits und Bytes in unüberschaubare Dimensionen stapeln. Im folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Outlook archivieren und bei Bedarf wieder schnellen Zugriff auf das Archiv bekommen.

Outlook archivieren: Sagen Sie Bits- und Bytes-Stapeln den digitalen Kampf an! Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem?

Unter der wachsenden Flut an abgelegten E-Mails leidet nicht nur die Übersichtlichkeit, sondern auch die Performance von Outlook. Das führt zu Sanduhr-Effekten bei der Suche und verlangsamt Ihre Arbeitsgeschwindigkeit. Deshalb sollten Sie regelmäßig Ihre E-Mail-Ablage archivieren, um diese unerwünschten Effekte zu vermeiden.

So funktioniert es: Outlook archivieren

Outlook archivieren - Schritt 1: Alte Elemente bereinigen

Wählen Sie im Menü „Datei“, „Informationen“, „Tools“ und dann „Alte Elemente bereinigen…“.

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Gliederung Outlook archivieren alte Elemente bereinigen

Outlook archivieren - Schritt 2: manuelle Archivierungs-Einstellungen und Ordner wählen

Wählen Sie anschließend die Einstellungen „Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren“ [1]. Wählen Sie dann den Ordner, den Sie archivieren möchten [2]. Über die Datumsauswahl [3] können Sie selektieren, bis zu welchem Datum Ihre Mails archiviert werden sollen. Markieren Sie das Feld „Auch Elemente, für die keine AutoArchivierung aktiviert ist“ [4]. Anschließend legen Sie noch einen Dateipfad fest, in dem der Archivordner erstellt werden soll [5] und bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“. Fertig ist die Archivierung Ihrer gewählten Ordner.

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Gliederung Outlook archivieren manuelle Archivierungseinstellungen

Outlook archivieren: Archiv wiederherstellen

Um ein archiviertes Outlook Verzeichnis wiederherzustellen, wählen Sie „Datei“, „Öffnen und Exportieren“ [1] und anschließend „Outlook Datendatei öffnen“ [2].

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Gliederung Outlook archivieren Archiv wiederherstellen

Selektieren Sie nun die Archivdatei [1] (Hinweis: Outlook-Archive enden immer mit dem Dateikürzel „.pst“) und klicken Sie auf „Öffnen“ [2]. Das Archiv erscheint dann in Ihrer Ordnerliste in Outlook.

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Gliederung Outlook archivieren Dateiendung

Darauf kommt es an

Bevor Sie Outlook archivieren sollten Sie sich generell Gedanken über Ihre Ablagestruktur machen. Eine einheitliche Struktur in der E-Mail- und Dateiablage hat sich dabei bewährt. So können Sie immer in den gleichen Strukturen arbeiten und finden sich schnell in den unterschiedlichen Programmen zurecht. Wie Sie zu einer Ablagestruktur kommen, habe ich im Blogbeitrag „Denken im Querformat: Wie Sie mit einer Mind-Map zur optimalen Datei-Ablagestruktur kommen“ beschrieben.

Extra Tipp

Wie Sie auch Ihre Papierablage und Schreibtischordnung auf Vordermann bringen können, lesen Sie in meinem Beitrag „Tschüss Chaos – 7 Tipps wie Sie wirksam ausmisten“. Auf dem Weg zum für immer aufgeräumten Computer halten wir für Sie das umfassende und kostenlose eBook „eKaizen“ zum Download bereit. Dieses eBook zeigt Ihnen auf, wie Sie die Grundprinzipien des Kaizen einfach auf die Arbeit am Computer übertragen können.

Und Sie?

Wie häufig archivieren Sie Ihre E-Mails? Teilen Sie mir Ihre Prinzipien und Erfahrungen mit. Ich freue mich auf Ihre Kommentare.



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