Outlook-Abwesenheitsnotiz: Drei Tipps für bessere Kommunikation

9. September 2020

Bevor wir direkt in den Blogartikel zur Outlook Abwesenheitsnotiz einsteigen, lassen Sie uns doch dieses Mal ein wenig anders beginnen. Beantworten Sie die nächsten 3 Fragen einfach mal für sich:

  • Graut es Ihnen vor dem ersten Arbeitstag nach dem Urlaub, weil Ihr E-Mail-Postfach vermutlich wieder überquillt?
  • Glauben Sie, dass Ihr Telefon auch wieder ständig klingeln wird?
  • Stimmen Sie zu, dass ihr Chef aller Voraussicht schon längst was von Ihnen wollte, obwohl Sie doch im Urlaub waren?

Haben Sie alle Fragen mit einem „Ja“ beantwortet? Dann sind Sie bei diesem Blogartikel genau richtig! Selbst wenn Sie vielleicht nicht jede Frage mit einem klaren „Ja“ beantwortet haben, werden auch Sie nützliche Tipps in diesem Blogartikel finden.

Also legen wir los…

Bei vielen ist es immer das Gleiche! Der erste Tag nach dem Urlaub läuft so oder so ähnlich wie in den Eingangsfragen ab. Dass Sie außer Haus sind bzw. waren, konnte schließlich keiner riechen! Aber solche Szenarien müssen nicht zwingend so sein. Outlook bietet bei Abwesenheit nützliche Tools, die das Leben entspannter machen. Lesen Sie unsere 3 Tipps und setzten Sie diese direkt um!

 

outlook organisieren auch bei abwesenheit
Abbildung 1: Über Outlook können Sie Ihre Abwesenheit regeln. Das hilft sowohl Kunden als auch Ihrem Team.

 

Outlook Abwesenheitsnotiz: Funktion

Die erste E-Mail wurde 1971 versendet. Mittlerweile sind seit dem rund 50 Jahre vergangen und es hat sich eingebürgert, dass man auf eine E-Mail eine Antwort innerhalb von kürzester Zeit erwartet. Bleibt diese aus, sorgt das schon für Irritationen. Der Absender fühlt sich ignoriert und weiß erstmal auch nicht warum. Beenden Sie deshalb das digitale Schweigen. Teilen Sie doch einfach automatisch mit, wenn Sie abwesend sind. So wird die Erwartung des E-Mail-Absenders erfüllt und er weiß direkt, warum er jetzt keine persönliche Antwort bekommt.

Mit der Abwesenheitsfunktion in Outlook erhält der Absender eine automatische Rückmeldung. Aktivieren können Sie die Abwesenheitsfunktion über die Option „Automatische Antworten”.

  • Klicken Sie hierfür im Menü auf „Datei” [1]

 

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Abbildung 2: Menu Aufruf in Outlook für “Automatische Antwort”

 

  • Unter „Informationen” [2] klicken Sie dann auf „Automatische Antworten” [3]

 

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Abbildung 3: Automatische Antworten im Outlook Menu

 

  • Wählen Sie den Zeitraum aus, in dem die Abwesenheitsmeldung verschickt werden soll. Tragen Sie hier nichts ein, wird die automatische Antwort ab sofort und zeitlich unbegrenzt verschickt [4]
  • Tragen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz ein [5]
  • Bestätigen Sie die Einstellungen mit „OK” [6] – damit ist die Abwesenheitsfunktion aktiviert.

 

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Abbildung 4: Tragen Sie hier Ihren Abwesenheitszeitraum ein und die Abwesenheitsnotiz

 

Outlook Abwesenheitsnotiz: 5 goldene Regeln

Es ist immer wieder überraschend, wie rüde und nichtssagend Abwesenheitsnotizen formuliert sind. Der Klassiker klingt so oder so ähnlich:

Ich bin von XX bis XX nicht da. Ihre E-Mails werden in dieser Zeit nicht gelesen und nicht bearbeitet”.

Einen guten Eindruck hinterlässt man so allerdings nicht. Es kann mit wenig Aufwand viel informativer und freundlicher gestaltet sein. Deshalb haben wir Ihnen hier 5 goldenen Regeln aufgeführt, die Sie bei Ihrer Abwesenheitsnotiz beachten sollten.

 

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  1. Formulieren Sie Ihre Nachricht nach den üblichen Gesetzen der Höflichkeit. Dazu gehört eine korrekte Anrede, einen Dank für die Nachricht und eine vollständige Grußformel.

 

  1. Sagen Sie klar, von wann bis wann Sie nicht erreichbar sind. Ob Sie den Grund der Abwesenheit nennen möchten, ist Ihre persönliche Entscheidung.

 

  1. Sagen Sie, was mit der E-Mail passiert: Kümmert sich ein Vertreter darum? Bearbeiten Sie die E-Mails nach Ihrer Rückkehr?

 

  1. Nennen Sie Ihre Vertretung und unter welchen Kontaktdaten diese erreichbar ist. Wer vertritt Sie während der Urlaubszeit und wie ist Ihre Vertretung erreichbar?

 

  1. Wenn Sie international tätig sind, kann es Sinn machen, die Abwesenheitsmeldung in Deutsch und Englisch zu formulieren.

 

Outlook Abwesenheitsnotiz: Vertretungsregelung oder externer E-Mail-Zugriff

Nicht immer ist die Abwesenheitsfunktion die ideale Lösung. Wenn Sie über längere Zeit außer Haus sind, kann es notwendig sein, dass Ihre E-Mails zwischendurch bearbeitet werden müssen. Ähnliches gilt, wenn während Ihrer Abwesenheit vielleicht noch wichtige Dinge zu klären sind.

 

Option Nr. 1: Vertretungsregelung

Delegieren Sie bei Abwesenheit die Verantwortung und legen Sie einen Vertreter fest. Stellen Sie sicher, dass dieser Ihr E-Mail-Postfach während Ihrer Abwesenheit sichtet, die Nachrichten vorsortiert und in dringenden Fällen gleich erledigt. Ist dies nicht möglich, sollte sich Ihr Vertreter mit dem Absender in Verbindung setzen und das weitere Vorgehen besprechen.
Legen Sie für die Zeit Ihrer Abwesenheit ein temporäres Unterverzeichnis für Ihre Vertretung an, um Überblick zu schaffen. Zum Beispiel: „Schon erledigt”, „Keine To-do-Punkte” etc.

 

über outlook abwesenheit vertretung regeln
Abbildung 5: Nennen Sie in Ihrer Outlook Abwesenheit auch eine Vertretung, die auch z.B. bei Kundenfragen Bescheid weiß.

 

Option Nr. 2: Externes Abrufen von E-Mails

Dank Smartphone und Tablet ist das externe Abrufen von E-Mails inzwischen kein Problem mehr. Setzen Sie sich aber auch hier klare Regeln: Wenn Sie auf Geschäftsreise sind, dann kann es hilfreich sein, wenn Sie E-Mails zum Beispiel vor der Mittagspause und vor dem Feierabend bearbeiten. Im Urlaub könnten Sie z.B. zweimal pro Woche für 45 Minuten am Nachmittag die E-Mails sichten und ggf. weiterleiten. Aber denken Sie auch daran, dass der Urlaub Ihrer persönlichen Erholung dienen soll!

 

Wichtig: Schieben Sie die Verantwortung nicht auf den Kunden

Immer wieder findet man in Abwesenheitsmeldungen die Formulierung: „Bitte melden Sie sich nach dem XX. wieder.” Zum einen klingt das wenig zuvorkommend, zum anderen ist es unklug, die Verantwortung zum Handeln auf den Absender abzuschieben. Welcher Kunde hat schon Lust Ihnen hinterherzulaufen? Im Zweifelsfall sieht er sich vielleicht lieber nach einem anderen Anbieter um. Seien Sie deshalb proaktiv. Regeln Sie Ihre Abwesenheit so, dass keine Anfragen und Nachrichten offenbleiben und der Kunde ohne Einschränkung bedient wird.

 

Extra-Tipp

Die Abwesenheitsfunktion von Outlook kann Ihnen auch dann hilfreich sein, wenn Sie vorrübergehend nicht zur regelmäßigen Bearbeitung Ihrer E-Mails kommen. Zum Beispiel wenn Sie auf einer Messe oder auf einer Geschäftsreise sind. Erklären Sie in Ihrer Abwesenheits-Nachricht, dass die Antwort etwas länger dauern kann. Geben Sie aber einen Zeitrahmen an, innerhalb dessen der Absender mit einer Rückmeldung rechnen darf. So bleibt dieser nicht im Ungewissen – und Sie verschaffen sich gleichzeitig Luft.

Tipps- und Tools für die technische Umsetzung

In unserem Download-Center finden Sie Tipps und Anleitungen für Outlook – außerdem für OneNote und Co. Outlook bietet übrigens nicht nur bei Abwesenheit viele nützlich Funktionen. Mit der Funktion „QuickSteps” in Outlook können Sie zum Beispiel Abläufe automatisieren. Die Anleitung dazu gibt es ebenfalls im Download-Center.



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