„Hallo! Jemand da?” 3 Tipps wie Sie mit Outlook Ihre Abwesenheit besser organisieren



Graut Ihnen vor dem ersten Arbeitstag nach dem Urlaub? Das E-Mail-Postfach quillt über, das Telefon klingelt sich heiß. Der Kunde fragt, wann er mit einer Antwort auf seine Frage rechnen darf. Der Chef hat vor drei Tagen einen Auftrag geschickt, der bis gestern hätte bearbeitet werden müssen. Dass Sie außer Haus sind, kann schließlich keiner riechen. Aber solche Szenarien müssen nicht sein. Outlook bietet bei Abwesenheit nützliche Tools, die das Leben entspannter machen.

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Über Outlook können Sie Ihre Abwesenheit regeln. Das hilft sowohl Kunden als auch Ihrem Team.

Das Problem

Es hat sich eingebürgert, dass man auf eine E-Mail eine Antwort innerhalb von kürzester Zeit erwartet. Bleibt diese aus, sorgt das für Irritationen. Der Absender fühlt sich ignoriert – und weiß nicht warum. Beenden Sie deshalb das digitale Schweigen im Walde. Teilen Sie mit, wenn Sie abwesend sind, damit jeder weiß, wo er dran ist.

Die Lösung: Abwesenheitsfunktion

Mit der Abwesenheitsfunktion erhält der Absender eine automatische Rückmeldung. Aktivieren können Sie die Abwesenheitsfunktion über die Option „Automatische Antworten”.

  • Klicken Sie hierfür im Menü auf „Datei” und dann auf „Kontoinformationen”
  • Klicken Sie hier auf „Automatische Antworten”
  • Wählen Sie den Zeitraum aus, in dem die Abwesenheitsmeldung verschickt werden soll. Tragen Sie hier nichts ein, wird die automatische Antwort ab sofort und zeitlich unbegrenzt verschickt
  • Bestätigen Sie die Einstellungen mit „OK” – damit ist die Abwesenheitsfunktion aktiviert.

Regeln für die Abwesenheitsfunktion

Es ist immer wieder überraschend, wie rüde und nichtssagend Abwesenheitsmeldungen formuliert sind. Der Klassiker geht so: „Ich bin von XX bis XX nicht da. Ihre E-Mails werden in dieser Zeit nicht gelesen und nicht bearbeitet”. Einen guten Eindruck hinterlässt man so nicht. Auch bei der Abwesenheitsfunktion gelten Regeln.

      1. Schreiben Sie im Betreff „Abwesenheitsmitteilung”, damit der Empfänger sofort Bescheid weiß.
      2. Formulieren Sie Ihre Nachricht nach den üblichen Gesetzen der Höflichkeit. Dazu gehören eine korrekte Anrede, ein Dank für die Nachricht und eine vollständig Grußformel.
      3. Sagen Sie klar, von wann bis wann Sie nicht erreichbar sind. Ob Sie den Grund der Abwesenheit nennen möchten, ist Ihre persönliche Entscheidung.
      4. Sagen Sie, was mit der E-Mail passiert: Kümmert sich ein Vertreter darum? Bearbeiten Sie die E-Mails nach Ihrer Rückkehr?
      5. Nennen Sie Ihre Vertretung und unter welchen Kontaktdaten diese erreichbar ist. Wer vertritt Sie während der Urlaubszeit und wie ist Ihre Vertretung erreichbar?
      6. Wenn Sie international tätig sind, kann es Sinn machen, die Abwesenheitsmeldung in Deutsch und Englisch zu formulieren.

outlook abwesenheit richtig formulieren
Um Ihre Abwesenheit in Outlook richtig zu erstellen, gibt es Tipps die Sie beachten können.

Alternativen: Vertretungsregelung oder externer E-Mail-Zugriff

Nicht immer ist die Abwesenheitsfunktion die ideale Lösung. Wenn Sie über längere Zeit außer Haus sind, kann es notwendig sein, dass Ihre E-Mails zwischendurch bearbeitet werden müssen. Ähnliches gilt, wenn während Ihrer Abwesenheit vielleicht noch wichtige Dinge zu klären sind.

Option Nr. 1: Vertretungsregelung

Delegieren Sie bei Abwesenheit die Verantwortung und legen Sie einen Vertreter fest. Stellen Sie sicher, dass dieser Ihr E-Mail-Postfach während Ihrer Abwesenheit sichtet, die Nachrichten vorsortiert und in dringenden Fällen gleich erledigt. Ist dies nicht möglich, sollte sich Ihr Vertreter mit dem Absender in Verbindung setzen und das weitere Vorgehen besprechen.
Legen Sie für die Zeit Ihrer Abwesenheit ein temporäres Unterverzeichnis für Ihre Vertretung an, um Überblick zu schaffen. Zum Beispiel: „Schon erledigt”, „Keine To-do-Punkte” etc.

über outlook abwesenheit vertretung regeln
Nennen Sie in Ihrer Outlook Abwesenheit auch eine Vertretung, die auch z.B. bei Kundenfragen Bescheid weiß.

Option Nr. 2: Externes Abrufen von E-Mails

Dank Smartphone und Tablet ist das externe Abrufen von E-Mails kein Problem mehr. Setzen Sie sich aber auch hier klare Regeln: Legen Sie Zeiten fest, zu denen Sie die E-Mails bearbeiten. Zum Beispiel vor der Mittagspause und vor Feierabend, wenn Sie auf Geschäftsreise sind. Oder zweimal pro Woche für 45 Minuten am Nachmittag, wenn Sie in Urlaub sind.

Wichtig: Schieben Sie die Verantwortung nicht auf den Kunden

Immer wieder findet man in Abwesenheitsmeldungen die Formulierung: „Bitte melden Sie sich nach dem XX. wieder.” Zum einen klingt das wenig zuvorkommend, zum anderen ist es unklug, die Verantwortung zum Handeln auf den Absender abzuschieben. Welcher Kunde hat schon Lust, Ihnen hinterherzulaufen? Im Zweifelsfall sieht er sich vielleicht lieber nach einem anderen Anbieter um. Seien Sie deshalb proaktiv. Regeln Sie auch Ihre Abwesenheit so, dass keine Anfragen und Nachrichten offen bleiben.

Abwesenheitsmeldung in Outlook will gekonnt sein. Klick um zu Tweeten

Extra-Tipp

Die Abwesenheitsfunktion von Outlook ist auch hilfreich, wenn Sie vorrübergehend nicht zur regelmäßigen Bearbeitung Ihrer E-Mails kommen. Zum Beispiel wenn Sie auf Messe oder auf einer Geschäftsreise sind. Erklären Sie in Ihrer Abwesenheits-Nachricht, dass die Antwort etwas länger dauern kann. Geben Sie aber einen Zeitrahmen, innerhalb dessen der Absender mit einer Rückmeldung rechnen darf. So bleibt dieser nicht im Ungewissen – und Sie verschaffen sich gleichzeitig Luft.

Tipps- und Tools für die technische Umsetzung

In unserem Download-Center finden Sie Tipps und Anleitungen für Outlook – außerdem für OneNote und Co. Outlook bietet übrigens nicht nur bei Abwesenheit viele nützlich Funktionen. Mit der Funktion „QuickSteps” in Outlook können Sie zum Beispiel Abläufe automatisieren. Die Anleitung dazu gibt es ebenfalls im Download-Center.



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