Wie Sie aus Outlook 2010 Kontakte exportieren können

28. Januar 2020

Es gibt eine Menge guter Gründe, die Kontakte, die man im Lauf der Zeit in Outlook 2010 angelegt hat, zu speichern. Das Adressbuch ist schließlich so etwas wie eine über die Jahre zunehmende Sammlung an Menschen, mit denen man zumindest mal eine E-Mail ausgetauscht hat. Viele dieser Kontakte werden auch zukünftig wichtig sein – beispielsweise nach dem Umstieg auf eine andere Outlook-Version. Es schadet aber auch nichts, eine Sicherung des Adressbuchs zwischendurch „einfach so“ vorzunehmen.

Folgen Sie einfach unserer Anleitung und speichern Sie Ihre aktuellen Kontakte in Outlook in einer externen Datei ab. Um Ihre Kontakte zu bearbeiten, können Sie sie in einem Format speichern, das mit Excel kompatibel ist. Aus dieser Datei wiederum können Sie später die Personen in einen neu angelegten E-Mail-Client importieren. Das gilt auch für die Sicherung der Daten in einer sogenannten Outlook-Datendatei mit der Endung .pst.

Inhaltsverzeichnis

1. Outlook 2010: Kontakte exportieren und sichern
2. Outlook 2010 – Kontakte exportieren als .pst-Datei
3. Kontakte aus Outlook 2010 nach Excel exportieren
4. Die aus Outlook 2010 exportierten Kontakte anzeigen und bearbeiten
5. Video Büro-Kaizen digital: Top 7 Outlook Tipps und Tricks

Outlook 2010: Kontakte exportieren und sichern

Doch der Reihe nach – zunächst einmal müssen Sie Ihr Outlook 2010 natürlich öffnen. Links oben in der Ecke sehen Sie den Reiter „Datei“, diesen klicken Sie nun an und schon ändert sich die Ansicht. Links sehen Sie nun mehrere Menüpunkte, wählen Sie den Eintrag „Optionen“ mit einem weiteren Mausklick aus.

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Öffnen Sie über den Reiter “Datei” die Optionen.

Daraufhin öffnet sich ein Dialogfeld mit dem Titel „Outlook-Optionen“, links in der Leiste finden Sie den Button „Erweitert“, welchen Sie nun anklicken müssen. Scrollen Sie jetzt hinunter bis zum Punkt „Exportieren“ und klicken Sie rechts auf den gleichnamigen Button. Damit öffnen Sie den Assistenten für den Import und Export von Daten in Outlook 2010. In diesem Fenster wählen Sie den Eintrag „In Datei exportieren“ und gehen anschließend auf „Weiter“.

Outlook 2010 – Kontakte exportieren als .pst-Datei

Wenn Sie beispielsweise auf eine andere Version von Outlook upgraden wollen, dann gibt es die Möglichkeit, die gesamte Konfiguration des Programms – und damit natürlich auch die Kontakte – als .pst-Datei zu exportieren, diese zu speichern und nach der Installation der neuen Version zu importieren. Dadurch bleibt sogar die von Ihnen angelegte Ordnerstruktur erhalten. Wählen Sie hierfür einfach den Eintrag „In Datei exportieren“ und danach „Outlook-Datendatei (.pst)“ aus, bevor Sie dann den obersten Eintrag in der Liste wählen. Setzen Sie den Haken bei „Unterordner einbeziehen“ und speichern Sie die Datei an einem Ort, an dem Sie sie auch definitiv wiederfinden.

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Um eine .pst-Datei zu erstellen, folgen Sie den Schritten unter dem Menü-Punkt “Exportieren”.

Es empfiehlt sich, die so generierte .pst-Datei beispielsweise auch auf einem externen Datenträger als Backup abzuspeichern. Von dort aus können Sie sie etwa in einen Outlook-Client auf einem anderen Rechner importieren.

Kontakte aus Outlook 2010 nach Excel exportieren

Die aus Outlook 2010 exportierte Datei muss aber nicht zwangsläufig dafür bestimmt sein, irgendwann wieder von einem anderen Outlook-Client importiert zu werden. Wenn Sie nämlich tatsächlich nur Ihre Kontakte speichern möchten, beispielsweise in einer .csv-Datei (die sich mit Excel öffnen lässt), dann besteht natürlich auch diese Möglichkeit. Outlook 2010 ist hier sehr nutzerfreundlich.

Bis zum Punkt „In Datei exportieren“ gehen Sie exakt so vor, wie oben bereits beschrieben. Nach dem Klick auf den Button „Weiter“ wählen Sie nun allerdings die Option „Kommagetrennte Werte (Windows)“ aus, wodurch eine .csv-Datei generiert wird.

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Sie können anstelle der .pst-Datei, auch eine .csv-Datei erstellen lassen.

Nun scrollen Sie im Fenster „In eine Datei exportieren“ hinauf oder hinunter bis zu jenem Kontaktordner, dessen Inhalt Sie exportieren möchten. (Manchmal empfiehlt es sich, den Ordner „Vorgeschlagene Kontakte“ auszuwählen, weil Outlook hier in der Regel sämtliche Personen und Mailadressen abgelegt hat, mit denen Sie jemals zu tun hatten.) Haben Sie den passenden Ordner gefunden, dann klicken Sie wie immer auf „Weiter“ und legen nun den Ort fest, an dem Sie die .csv-Datei abspeichern wollen. Unter „Dateiname“ können Sie jetzt noch einen selbstgewählten Namen für die .csv.-Datei aussuchen.

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Anschließend wählen Sie die Kontakte aus, die es aus Outlook 2010 zu exportieren gibt. Tipp: Vorgeschlagene Kontakte.

Mit einem Klick auf „OK“, anschließend auf „In eine Datei exportieren“ und „Weiter“ werden Sie abschließend gefragt, ob Sie Ihre Kontakte gleich exportieren möchten; das bestätigen Sie nun noch mit einem Klick auf „Fertig stellen“. Outlook beginnt augenblicklich mit dem Export der Daten in die gewählte Datei und zeigt Ihnen den Fortschritt in einem Statusfenster an.

Die aus Outlook 2010 exportierten Kontakte anzeigen und bearbeiten

Wenn der Vorgang des Datenexports abgeschlossen ist, möchten Sie das Ergebnis Ihrer Arbeit sicher gleich betrachten. Dafür verlassen Sie zunächst die „Outlook-Optionen“, indem Sie unten auf „OK“ klicken. Nun minimieren oder schließen Sie Outlook und suchen als nächstes jenen Speicherort auf Ihrem PC auf, wo Sie die .csv-Datei abgelegt haben. Insofern Sie Excel installiert haben, öffnet sich die .csv-Datei mit ebendieser Office-Anwendung problemlos.

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Ihre exportierten Kontakte finden Sie nun in einer Excel-Datei.

Erschrecken Sie nicht nach dem Öffnen der Datei – auf den ersten Blick sieht das oft aus wie Kraut und Rüben. Es kann auch vorkommen, dass Leerzeilen in den Dokument enthalten sind. Aber: Alle wichtigen Kontaktinformationen werden Ihnen in der .csv-Datei angezeigt, und darum geht es schließlich. Nun können Sie die Daten zum Beispiel aktualisieren und für eine anderweitige Verwendung speichern.

Eine Option besteht natürlich darin, die Liste zu überarbeiten, um sie später mit Outlook wieder importieren zu können. Die in der Datei enthaltenen Datensätze können Sie vorher nach Lust und Laune bearbeiten, also zum Beispiel die Mailadresse oder die Anschrift ändern – nur eines müssen Sie unbedingt beachten: In der ersten Zeile müssen sich die Überschriften befinden. Wichtiger ist allerdings noch, was beim Speichern des überarbeiteten Dokuments passieren soll. Hier steckt der Teufel nämlich im Detail.

Excel fragt Sie nämlich nach der Bearbeitung, ob Sie die Datei tatsächlich im Format .csv speichern wollen. Hier müssen Sie unbedingt „Ja“ wählen. Mit einem Klick auf „Nein“ speichert die Software die Datei in jenem Format ab, in dem Excel Dateien standardmäßig speichert – in XLSX. Das Problem dabei ist, dass Outlook beim Import einer Kontaktdatei mit dem Format XLSX nichts anfangen und die Kontaktinformationen nicht importieren kann.

Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)



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