Ist es der richtige Patient? Ist es das richtige Bein? Die Fragen scheinen sehr einfach. Die Antworten sind lebenswichtig und doch werden sie mitunter vor Operationen vergessen. Sicherlich in Verwaltungen geht es meistens nicht um vergleichbare Dimensionen wie im medizinischen Bereich, aber auch hier werden Fehler gemacht, die üble Auswirkungen haben können. Die Organisation von Arbeitsabläufen lässt sich mit Checklisten deutlich verbessern.
Was ist das Problem
Werden z.B. Besucher bewirtet, stellen sich für die Vorbereitung des Treffens oft Fragen wie: Welche Arten und Mengen an Getränken werden benötigt? Welcher Besprechungsraum ist geeignet? Wie viele Personen nehmen teil? Werden solche Fragen nicht systematisch abgearbeitet, kann schnell ein wichtiger Punkt übersehen werden. Das gilt für die Besucherbewirtung genauso wie für die Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder die Abläufe der Angebotserstellung.
So funktioniert es: Gute Organisation
Lernen Sie von anderen Branchen und Berufsgruppen, die sich an klar definierten Abläufen orientieren. Ein gutes Beispiel sind Piloten: Sie müssen nicht bei jedem Mal erneut mühsam die Organisation des Startvorgangs überlegen: in welcher Reihenfolge wollten wir bestimmte Anzeigen prüfen? Wie sind die Steuerungsinstrumente zu bedienen?
Tipp Nr. 1 für eine besseres Handling durch Checklisten: Halten Sie Ausschau nach Tätigkeiten, die immer wiederkehren!
Für die Erstellung einer Checkliste eignen sich alle schematisch durchgeführten Tätigkeiten. Besonders wirksam sind Checklisten bei Tätigkeiten, die zwar regelmäßig aber nur in größeren Abständen vorkommen. Ein gutes Beispiel ist hier die Organisation der Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Aufgaben – vom Druck der Visitenkarte bis zum Blumenstrauß zur Begrüßung – sind stets die gleichen, doch da Sie vermutlich nicht jeden Tag jemand neues einstellen, wird schnell etwas vergessen.
Tipp Nr. 2 für eine besseres Handling durch Checklisten: Notieren Sie jeden einzelnen Schritt!
Halten Sie bei der Organisation von Tätigkeiten, die schematisch durchgeführt werden können, die Punkte fest, auf die es bei solchen Aufgaben ankommt. Checklisten mit Kästchen zum Abhaken zeigen auf einen Blick, ob eine Aufgabe vollständig erfüllt wurde.
Tipp Nr. 3 für eine besseres Handling durch Checklisten: Sammeln Sie die Listen!
Wenn Sie die Vorzüge der Organisation mit Checklisten kennen und nutzen, sind nach einer Weile viele Checklisten im Umlauf. Möglicherweise werden sogar für ein und dasselbe Problem von unterschiedlichen Mitarbeitern Checklisten erarbeitet.
Sammeln Sie Checklisten, die für viele Mitarbeiter wichtig sind, daher am besten im allgemeinen Sichtbuch.
Darauf kommt es an
Im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Organisation ist es wichtig, nach dem Einsatz der Checkliste zu hinterfragen, ob etwas unklar war oder vergessen wurde. Setzen Sie auf jede Checkliste daher als letzten Punkt die Aufgabe, die Checkliste bei Bedarf zu aktualisieren. So ermöglichen Sie beim nächsten Einsatz ein optimales Ergebnis.
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Was der Tipp bewirkt
Durch den Einsatz von Checklisten lassen sich in der Organisation von Arbeitsabläufen Fehlerquellen vermeiden. Reklamationen und Frust lassen sich reduzieren und Kosten einsparen. Auch die Vertretung hat den Überblick und weiß, was zu tun ist. Außerdem entlasten Checklisten den Geist. Sie können sich dadurch auf andere Dinge konzentrieren, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Extra-Tipp
Eine Vielzahl von Checklisten – von der Besucherbewirtung, über die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu Zusammenarbeit in Abteilungen – erhalten Sie in unserem Downloadcenter! Schauen Sie einmal vorbei!
Und Sie?
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