Organisation ist das (halbe) ganze Büroleben



Wir wissen es eigentlich alle: Chaos kostet – sowohl wertvolle Zeit fürs Suchen als auch letzten Endes Geld. Ob das eine Unterlage, ein bestimmter Ordner, der Locher, Formulare oder Dinge sind, die das ganze Team immer wieder benützt. Oft findet sich das Gesuchte dann an einem Platz, wo es nicht hingehört – und wo Sie es wahrscheinlich nie gesucht hätten, wenn nicht König Zufall geholfen hätte.

Mit diesem Büro-Chaos soll Schluss sein? Dann können Sie jetzt gleich damit anfangen. Denn Organisation fängt im Kopf an – und geht erst dann über in Schränke, Schreibtisch und Computer.

Organisation im Kopf und Schreibtisch
Durch Organisation können Sie effizient im Büro arbeiten.

Dabei können Sie Suchzeiten durch eine gute Organisation von Unterlagen und Dokumenten drastisch reduzieren – mit ein paar Anregungen zur Organisation Ihres Ablagesystems werden Sie garantiert weniger als 1 Minute nach etwas suchen.

So organisiert, wie es auf den Tischen der Menschen aussieht, sieht es in ihren Köpfen aus. Klick um zu Tweeten

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    1. Grundsatzfrage: Was muss überhaupt abgelegt werden? Definieren Sie dazu Rubriken wie laufende Projekte, Buchhaltung, Ideen, Angebote, Konkurrenz etc. je nachdem, was bei Ihnen im Unternehmen an Unterlagen anfällt. Ein erste Orientierung geben Ihnen hier sicher bereits bestehende Ordner.

    2. Unterscheiden Sie, ob es sich um temporäre Unterlage handelt oder eine, die dauerhaft abgelegt werden muss.

    3. Entscheiden Sie, wie Sie Unterlagen ablegen wollen: alphabetisch, alphanumerisch?

    4. Erstellen Sie einen Plan, wo Sie bestimmte Arten von Unterlagen ablegen wollen, in einem Ordner, im Hängeregister, Folienordner an einem zentralen Platz oder am eigenen Computer oder Arbeitsplatz. Wichtig ist hier die Frage, wer auf die jeweilige Unterlage Zugriff haben muss, dann klärt sich meist schnell auch die Ablage-Art und der Ablage-Ort: nämlich der am praktischsten für alle Beteiligten ist.

    5. Legen Sie fest, wie lange bestimmte Unterlagen abgelegt werden sollen. Danach geht’s ins Archiv oder in die Ablage „P“. Tipps zur optimalen Archivierung finden Sie hier.

    6. Vermeiden Sie Doppelablagen durch Kollegen. Hier sind klare Absprachen gefragt. Gemeinsam genutzte Unterlagen sollen an einem zentralen Platz abgelegt werden.

    7. Etablieren Sie einen Allgemeinschrank: Hier verwahren Sie Dinge, die vom Team oder mehreren gemeinsam benutzt werden, wie Formulare, Telefonbücher, Materialien, Kopierpapier etc. Wichtig ist hier, dass alle Mitarbeiter problemlosen Zugriff auf diesen Schrank haben. Am besten steht er auf einem Flur.

    8. Schaffen Sie klare Orientierung. Zum Beispiel durch farbige Ordner: Hier können Sie Farben für Jahre vergeben – wie Grün für 2016 – oder Farbe je nach Inhalt wie Rot für Buchhaltung oder Gelb für Personalaufgaben etc.

    9. Geben Sie jedem Mitarbeiter die entwickelten Standards an die Hand, gerade neuen Mitarbeitern. Dafür eignet sich zum Beispiel eine Begrüßungs- oder Infomappe. Neben einem Willkommensgruß und Zugangsdaten informieren Sie hier neue Mitarbeiter über Ablage-Orte und –Modalitäten, die Sie entwickelt haben. Dann weiß dieser, wo sich Unterlagen, Materialien und Co. befinden und wo er neue Unterlagen wieder korrekt ablegen kann.

    10. Organisieren Sie Unterlagen, die interessant sind oder die Sie noch nicht wegwerfen wollen nach dem Prinzip „begrenzende Systeme“. Dafür wählen Sie ein Regal oder Fach, was nach oben hin eine Begrenzung hat. Ist das Fach voll, werfen Sie von unten einen 10cm-Stapel einfach weg. Wichtige Regel: Keinen 2. Stapel beginnen!

Und Sie?

Sind Sie auch ein Suchender? Oder ein Organisationstalent? Ich bin neugierig: Vielleicht haben Sie noch weitere Tipps für noch mehr Organisation, die Suchzeiten sogar auf Null reduzieren. Schreiben Sie mir an blog@büro-kaizen.de.





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