Gut entsorgt ist schon die halbe Ordnung




„Die Basis jeder gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb“, schrieb Kurt Tucholsky (1890-1935). Deshalb ist der erste Schritt für die Ordnung im Büro auch im Büro Kaizen das Wegwerfen. Wie viele unnötige Ordner, Klarsichthüllen und Ablagekästen haben sich in Ihrem Büro angesammelt? Wie viele überflüssige Kopien bewahren Sie auf? Nehmen Sie sich jetzt die Zeit, alles auszusortieren, was Sie nicht mehr benötigen.

Tipp: Beachten Sie dabei die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Dabei hilft Ihnen unser kostenloser Download: Alle Aufbewahrungsfristen auf einen Blick

Fangen Sie mit Ihrem Schreibtisch an: Beginnen Sie mit der linken oberen Ecke, fahren Sie mit der rechten oberen Ecke fort, arbeiten Sie sich dann zum unteren Rand vor. Danach kommen die Schubladen dran. Sortieren Sie defekte oder doppelt vorhandene Bürowerkzeuge aus, entsorgen Sie unbrauchbare Stifte und verbogene Büroklammern.

Ordnung im Büro ist wichtig
Ordnung im Büro: Jedes Ding an seinem Platz.

Sie haben keine Zeit, alles an einem Tag zu erledigen? Dann wenden Sie sich jeden Tag für eine bestimmte Zeit einem bestimmten Bereich zu. So schaffen Sie nach und nach Ordnung im Büro – Sie werden staunen!

Tipp: Falls Sie unsicher sind, ob Sie etwas endgültig entsorgen wollen, lesen Sie meinen Artikel zum Thema Die Ablage P – Wie Sie etwas entsorgen und dennoch behalten können. Dort finden Sie auch eine kostenlose Vorlage für entsprechende Aufkleber.

Extratipp: Melden Sie sich zu meiner kostenlosen 12-teiligen E-Mail-Serie an. Sie heißt „Endlich frei“ und führt Sie Schritt für Schritt zu mehr Ordnung im Büro.

Bekannte Sprichwörter und Zitate zeigen: Ordnung hatte schon immer viele Freunde. Klick um zu Tweeten

Ordnung im Büro entspannt
Auf Napoleon Bonaparte (1769-1821) geht folgendes Zitat zurück: „Ordnung marschiert mit gewichtigen und gemessenen Schritten, Unordnung ist immer in Eile.“

Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass Menschen umso schneller unterwegs sind, je unstrukturierter ihr Arbeitsumfeld ist? Ordnung macht souverän, sie gibt ein entspanntes Gefühl. Natürlich trifft das nur auf solche Ordnung zu, die von allen Beteiligten aktiv mitgestaltet wird.

Deshalb basieren die Prinzipien von Büro Kaizen auch auf kleinen Schritten, die gemeinsam mit den Mitarbeitern vorgenommen werden. Dann kann die neue Ordnung langsam wachsen und hat mehr Chance zur Entfaltung, als eine Ordnung, die der Chef auf autoritäre Weise verlangt.

Tipp: Lesen Sie hierzu meinen Artikel: Selbstbestimmt statt fremdbestimm: Gemeinsam sind wir ordentlich.

Wie fühlt sich Chaos an?

„Fehlende Ordnung ist wie eine Uhr ohne Zeiger“, schrieb der schwedische Lyriker und lutherische Bischof Esaias Tegnér (1782-1846). Das ist nicht schwer vorzustellen: Eine Uhr, die keine Zeiger hat, verhindert eine genaue zeitliche Orientierung. Am Sonnenstand können wir uns in groben Zügen orientieren, eine Feinabstimmung fehlt.

Ordnung im Büro verhindert Chaos
Was fühlt sich besser an: Chaos oder Ordnung im Büro?

Bei fehlender Ordnung im Büro fehlt uns auch dort die Orientierung: Wir wissen ungefähr, wo die wichtigsten Dinge sind, seien es Unterlagen, Termine oder Telefonnummern. Doch da uns die genaue Orientierung fehlt, müssen wir Zeit mit Suchen verbringen und können unsere eigentlichen Aufgaben nicht erledigen. Das muss aber nicht sein. In meinem Artikel Atemlos durchs Büro beschäftige ich mich damit, wie wir Suchzeiten reduzieren können.

Tipp: Hier lege ich Ihnen noch meinen Artikel zum Thema Zeitmanagement ans Herz. Denn Ordnung im Büro bedeutet auch, eine gute und praktikable Zeitplanung zu haben. Das ist leichter zu erreichen, als Sie denken.

Ordnung hilft haushalten – Das Pareto-Prinzip

Das Sprichwort „Ordnung hilft haushalten“ ist sicher wesentlich älter als die Entdeckung des italienischen Ingenieurs und Soziologen Vilfredo Pareto (1848-1923). Er fand heraus, dass wir mit 20 Prozent Einsatz 80 Prozent unseres Ertrages erwirtschaften. Diese Beobachtung ist heute als Pareto-Prinzip bekannt. Sie lässt sich auf viele Bereiche anwenden:

Für das Zeitmanagement: 20 Prozent Ihrer E-Mails enthalten 80 Prozent der für Sie relevanten Informationen. So nutzen Sie diese Erkenntnis:

1. Legen Sie Zeiten für die Bearbeitung Ihrer E-Mails fest, zum Beispiel: Morgens, vor der Mittagspause und kurz vor Feierabend.
2. Löschen Sie unwichtige Nachrichtent.
3. Wenn eine E-Mail in fünf Minuten zu erledigen ist, tun Sie das gleich.
4. Wenn eine Aufgabe nicht in Ihr Ressort fällt, leiten Sie die E-Mail direkt weiter.
5. Was abgelegt werden muss, verschieben Sie in die Ablage.
6. Und was zu terminieren ist, übernehmen Sie in Ihre Terminplanung.

Ordnung im Büro Schnelltest Effizienz

Testen Sie Ihre E-Mail-Effizienz. Sie ist ein Teil der Ordnung im Büro.

Für die Ordnung im Büro: Laden Sie sich kostenlos mein Praxisbeispiel Ablagespielregeln herunter. Dort finden Sie Tipps, wie Sie Papiere und Dateien so ordnen, dass Sie die Suchzeiten deutlich reduzieren.

Für die Gestaltung von Besprechungen: Die Pareto-Regel für Besprechungen bedeutet: In 20 Prozent der Zeit werden 80 Prozent der Entscheidungen getroffen. Das heißt, dass eine verbesserte Organisation der Besprechungen Zeit spart, ohne dass Inhalte verloren gehen.

Ordnung im Büro und Besprechungen
Ordnung im Büro: Besprechungen effizient organisieren.

Tipp: 16 Tipps, wie Sie effektive Besprechungen organisieren, so dass alle Beteiligten Zeit gewinnen – mein kostenloser Download für sie.

Extra-Tipp: Sie möchten mehr zum Pareto-Prinzip wissen? Dann ist dieser Beitrag genau richtig für Sie: Weniger Einsatz, viel Erfolg.

Macht Chaos kreativ?

„In einem aufgeräumten Zimmer ist auch die Seele aufgeräumt“, schrieb Ernst Freiherr von Feuchtersleben (1806-1849). Falls Sie zu den Menschen gehören, die Chaos mit Kreativität gleichsetzen, probieren Sie doch einmal aus, wie sich ein aufgeräumter Schreibtisch anfühlt.

Damit ist nicht gemeint, dass der Tisch völlig leer sein muss. Überlegen Sie sich, welches Accessoire Sie inspiriert: Vielleicht ein Urlaubsfoto? Oder eine Grünpflanze? Vielleicht erleben Sie eine Überraschung – nämlich die, dass Sie sich viel besser konzentrieren können.

Tipp: Als zusätzliche Inspiration zur Ordnung im Büro empfehle ich Ihnen meinen Artikel: Kreativ sein am Wohlfühlschreibtisch.

„Ich bin von je der Ordnung Freund gewesen“

Dieser Ausspruch stammt vom Altmeister Johann Wolfgang von Goethe (1732-1832). Ich selbst bin ebenfalls ein Freund der Ordnung, weil sie Zeit und Energie spart, weil sie kreativ und freundlich macht. Sie trägt dazu bei, die interne Kommunikation zu verbessern und sorgt außerdem für Sicherheit. Denn Ordnung im Büro heißt: Es gibt Spielregeln, die jeder Einzelne für sich annimmt, der Kopf ist frei für Wesentliches. Stolperfallen in Form von Aktenstapeln oder „Kabelsalat“ gehören der Vergangenheit an.

Schon in meiner Jugend mochte ich ein Sprichwort, das für mich noch heute alles zusammenfasst, was das Prinzip von Büro Kaizen ausmacht: „Ein jedes Ding an seinem Ort, spart Kummer und manch böses Wort“.
Sie sehen, Ordnung im Büro ist gar kein modernes Thema, sondern eines mit langer Tradition.

Ordnung im Büro Leertischler effizienter
[Klicken Sie auf die Abbildung, um das Video zu öffnen.]

Und Sie?

Haben Sie einen Lieblingsspruch zum Thema Ordnung im Büro? Oder möchten Sie mehr darüber wissen, wie Büro Kaizen Sie darin unterstützen kann, Ordnung im Büro herzustellen? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!



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