Wenn nicht nur der Stift entwischt: Mit 3 einfachen Tipps zur dauerhaften Ordnung im Büro



Gehören auch Sie zu den Büroarbeitern, die 13 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen von Unterlagen in Schränken, Regalen und auf dem Computer verbringen? 13 Prozent ist eine Menge, nämlich rund fünf Stunden pro Woche. Vielleicht haben Sie es längst aufgegeben, für mehr Ordnung im Büro zu sorgen, weil der Erfolg stets nur von kurzer Dauer war. Wenn dieser und andere Gründe Sie bisher entmutigt haben, dann habe ich eine gute Nachricht für Sie: Ordnung im Büro ist möglich – und zwar mit einer einzigen Aufräum-Aktion.

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Eine für alles

Im Kaizen gibt es einen einfachen Grundsatz, der auf alles passt, was sich aufräumen und ordnen lässt: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.

Anders gesagt: Wenn Dinge erstmal ihre Heimat gefunden haben, dann wandern sie wie von selbst immer wieder dorthin zurück. Denn Heimat bedeutet hier: Dieser Platz ist für den Gegenstand sinnvoll und praktisch. In meinem Video-Podcast erläutere ich diesen Gedanken an einem Beispiel:

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Entlasten

Das beste Aufräumen bleibt erfolglos, wenn alte Unterlagen, ungelesene Zeitschriften und Prospekte und defekte Bürogeräte ihren Platz eisern behaupten. Deshalb lautet der erste Schritt: Werfen Sie alles weg, was nicht mehr benötigt wird:

  • Doppelt vorhandene Bürowerkzeuge können Sie weitergeben.
  • Zeitschriften vom letzten Jahr können Sie entsorgen, denn Sie werden sie auch künftig nicht lesen.
  • Alte Prospekte, Flyer und sonstige Papiere legen Sie in einen Karton.
  • Datensensible Papiere wandern in den Aktenvernichter.
  • Defekte Bürowerkzeuge entsorgen Sie.
  • Alle Ablagekörbe entfernen Sie ebenfalls – bis auf einen. Was Sie damit tun, erfahren Sie in meinem Tipp im Abschnitt „Weiterlesen“.

Praxis-Tipp: Gehen Sie die Aufräum-Aktion gemeinsam mit Ihren Kollegen an, denn geteilte Arbeit ist doppelter Erfolg.

Und was ist mit Papieren, bei denen Sie sich nicht sicher sind? Hier hat sich das Prinzip „Wegwerfen auf Probe“ bewährt. Und so geht’s:

  • Legen Sie alles „vielleicht Benötigte“ in einen Karton.
  • Fertigen Sie ein Inhaltsverzeichnis an, das Sie sicher aufbewahren.
  • Fertigen Sie ein Etikett an, auf dem ein „Verfallsdatum“ vermerkt ist.
  • Nach dem Ablauf des Datums kann der gesamte Karton entsorgt werden.

Lese-Tipp für Probe-Entsorger: Wie Sie Dinge entsorgen und dennoch behalten können, zeige ich Ihnen ausführlich in diesem Artikel. Hier finden Sie auch eine Etikett-Vorlage zum Download.

Einrichten

Nun haben Sie jede Menge Platz geschaffen, den Sie sinnvoll und „nur noch ein einziges Mal“ gestalten. Dabei achten Sie auf diese Kriterien:

  • Alles, was Sie häufig benötigen, bewahren Sie direkt in Ihrer Nähe auf. Zum Beispiel: Stifte, Notizbuch, Kalender, Foliensichtbuch.
  • Alles, was Sie ab und zu benötigen, lagern Sie in Schränken und Regalen.
  • Alles, was Sie selten benötigen, erhält seinen Platz außerhalb des Büros. Das betrifft zum Beispiel Mappen mit abgelaufenen Projekten, archivierte Unterlagen und selten genutzte Elektrogeräte.
  • Für Stifte und Bürowerkzeuge in der Schreibtisch-Schublade hat sich eine Fächerunterteilung bewährt.

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Ordnung im Büro: Jedes Ding im Schubfach hat seinen festen Platz.

Erhalten

Und wie erhalten Sie die neu gewonnene Ordnung? Nein, Sie müssen jetzt kein Gedächtnistraining absolvieren. Um die Ordnung zu erhalten, gibt es zwei einfache, doch wirksame Methoden:

1. Gut beschriftet

Beschriften Sie alles, was sich beschriften lässt: Ordner, Regal- und Schrankfächer und die Unterteilungen in den Schubfächern. Das können Sie die Ordnung in selbst genutzten Büromöbeln erhalten, aber auch in gemeinsam genutzten. Für ein optisch ansprechendes Erscheinungsbild verwenden Sie gleich große Etiketten und eine einheitliche Beschriftung.

Sie haben noch keine Erfahrung mit dem Beschriften von Ordnungssystemen? Dann empfehle ich Ihnen meinen

Praxis-Tipp für gute Übersicht: In dem Artikel Kleinigkeiten mit Riesenwirkung zeige ich Ihnen anhand praktischer Beispiele, wie Sie Beschriftungen sinnvoll und praktisch anbringen und wie Ihnen verschiedene Farben dabei helfen können.

2. Gut gecheckt

Mein zweiter bewährter Tipp heißt: Arbeiten Sie mit Checklisten. Checklisten sind eine feine Sache, wenn es um die Ordnung im Büro geht. Sie dienen uns als Gedächtnisstütze und entlasten damit das Gehirn von unnötiger Arbeit: Wo steht nochmal der Locher? Worauf soll ich achten, wenn ich das Büro als Letzter verlasse? Welche Technik gehört ins Besprechungszimmer? Ist alles bereit für die Bewirtung von Besuchern?

Checklisten lassen sich praktisch für jeden Vorgang nutzen, der öfter als ein Mal anfällt. Und so gehen Sie vor:

  • Nehmen Sie sich einen Vorgang vor, der immer wieder anfällt.
  • Halten Sie jeden einzelnen Handlungsschritt fest.
  • Wenn die Checkliste von mehreren Mitarbeitern genutzt wird: Testen Sie die Liste auf Verständlichkeit.
  • Sammeln Sie Checklisten in einem Sichtbuch.

Das wäre der herkömmliche Weg.

Eine andere Möglichkeit – sehr komfortabel und zeitsparend – ist das Tool OneNote. Hiermit können Sie Checklisten punktgenau erstellen und aktualisieren. Wie das geht, zeige ich Ihnen in meinem

Kurz-Film-Tipp: Hier sehen Sie, dass es sehr leicht und praktisch ist, Checklisten mit OneNote zu erstellen.

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Genial digital

Und damit sind wir schon beim letzten Thema, das aber genauso wichtig ist wie alles bisher Gesagte: Die Ordnung im Büro betrifft auch die digitale Welt. So manch eine Festplatte nimmt täglich klaglos eine Unmenge an Dateien und Ordnern auf. Sie fragt nicht danach, ob sie sinnvoll strukturiert sind und auch nicht, ob wirklich alle Dateien aktuell sind. Auch doppelte Ablagen stören sie nicht. Allerdings – irgendwann gibt auch die Festplatte auf. Entweder ist sie einfach randvoll gefüllt – oder die Suchzeiten für das Auffinden von Dokumenten verlängern sich so, dass der Arbeitsfluss immer wieder gestört wird.

Bei Ihnen ist es schon soweit und Sie wissen nicht, wie Sie die alte Dateistruktur gegen eine neue austauschen sollen, ohne wichtige Daten zu verlieren? Dann helfen Ihnen diese Tipps:

Analyse der alten Struktur: Was sich bewährt hat, wird übernommen. Für alles andere suchen Sie neue Lösungen.

Gruppenbildung: Welche Bereiche entsprechen den Arbeitsabläufen Ihres Unternehmens?

Gute Verbindungen: Arbeiten Sie mit einer Mindmap, um die Verbindungen zwischen den Bereichen darzustellen.

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Ordnung im Büro bezieht auch die digitale Welt mit ein.

Nomen est omen: Vergeben Sie Namen für Dateien und Ordner, die sich an einem einheitlichen Schema orientieren.

Sie brauchen mehr Unterstützung beim Erstellen einer neuen Dateistruktur? Dann empfehle ich Ihnen meinen

Lese-Tipp für Rund-Erneuerer: In meinem Artikel Irren Sie noch oder ordnen Sie schon? zeige ich Ihnen einen einfachen Weg, wie Sie aus dem digitalen Irrgarten zu einer sinnvollen Ordnerstruktur finden.

Sie möchten, dass Ihr Computer für immer aufgeräumt bleibt? Dann holen Sie sich unser kostenloses e-kaizen. Hier erfahren Sie, wie Sie Suchzeiten um die Hälfte reduzieren und wie Desktop und Festplatte für immer aufgeräumt bleiben. Holen Sie sich das beliebte E-Book hier:

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Ordnung im Büro, auch digital: Alle Tipps dazu in diesem E-Book.

Und Sie?

Wie halten Sie Ordnung im Büro, welche Maßnahmen haben sich für Sie bewährt? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

Zum Weiterlesen

Im ersten Teil des Artikels habe ich geraten, dass Sie nur eine Ablageschale behalten. Hier zeige ich Ihnen, wozu diese gut ist und warum eine einzige reicht: Finden lernen leicht gemacht. Schon viele meiner Kunden waren überrascht, wie schnell und leicht sich ihr Posteingang mit diesen Tipps bearbeiten lässt.

Sie möchten für die Ablage mehr bewährte Tipps? Dann empfehle ich Ihnen unsere Anregung zur Organisation eines Ablagesystems. Sie können die Tipps direkt übernehmen oder sie nach ihren Bedürfnissen abwandeln:

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Ein durchdachtes Ablagesystem für mehr Ordnung im Büro.

Oft werde ich um Rat gefragt, wenn es um die digitale Ablage geht. Ich verstehe, dass viele meiner Kunden und Leser hier Sorge haben, dass alles noch mehr durcheinander gerät. Deshalb habe ich zu dem Thema einen

Kurz-Film-Tipp: Hier zeige ich Ihnen, wie wir bei Tempus ohne EDV-Fachmann unsere digitale Struktur organisieren und warum das so prima funktioniert.

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Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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