Ordnung halten – oder was nach dem Aufräumen kommt



Gut gemacht! Sie haben mal so richtig aufgeräumt. Jetzt ist der Schreibtisch sauber, der Posteingang leer und der Desktop strukturiert. Damit der ersten Euphorie nicht das nächste Chaos folgt, habe ich für Sie die wichtigsten Tipps zusammengestellt, wie Sie Ordnung nicht nur schaffen. Sondern auch Ordnung halten. Dauerhaft.

Die Fünf-Minuten-Regel

Verfallen Sie nicht in alte Gewohnheiten, indem Sie Stapel mit Ablage horten, bevor Sie sie einsortieren. Dauert der Vorgang weniger als fünf Minuten, sollten Sie ihn sofort erledigen. Das gilt für die Rechnungskopie genauso wie für die Adressliste. Und natürlich beantworten Sie eine Mail sofort, wenn es schnell geht. Und zwar bevor Sie die nächste ungelesene Nachricht in Ihrem Postfach anklicken.

Ordnung halten durch Struktur
Hängeregister: Ordnung halten Sie, indem Sie bereits geschaffene Ablage-Strukturen auch halten.

Nutzen Sie geschaffene Strukturen

Sie haben einmal richtig Energie in Ihre persönliche Ordnung investiert. Damit in Zukunft eher Energie frei wird, weil Sie weniger suchen und besser zurechtkommen, sollten Sie Ihre Strukturen unbedingt einhalten. Nutzen Sie beispielsweise eine Posteingangsschale auf Ihrem Schreibtisch. Dann haben die Kollegen einen Platz, wo Sie Unerledigtes platzieren können. Geben Sie dem System ein paar Wochen Zeit, bis es Ihnen in Fleisch und Blut übergegangen ist. Und sollte sich Ihre Ordnungs-Idee als fehlerhaft herausstellen, ändern Sie sie!

Geben Sie sich Zeit

Machen Sie kleine Schritte statt großer Sätze. Sprechen Sie sich mit Kollegen ab, wie Ihr neues System funktioniert und wie die Menschen um Sie herum helfen können, Ordnung zu halten. Bieten Sie an, Verbesserungsvorschläge aufzunehmen, damit irgendwann ein System erwächst, hinter dem Sie als Team stehen können.

Ordnung halten, indem Sie Dateien sinnvoll und einheitlich benennen

Sinnvolle Dateinamen erklären sich mit diesem Beispiel von selbst: Sie bekommen die Datei Scan12388945 zugeschickt. Zuerst müssen Sie die Datei öffnen, um zu schauen, was sie enthält. Bei einem großen PDF oder Foto kann das ein paar Sekunden dauern. Bleibt das Dokument unter diesem Namen bestehen, werden Sie jedes Mal, wenn Sie darauf stoßen, nachschauen müssen. Was war das nochmal? werden Sie sich immer wieder fragen. Nennen Sie das Foto aber Portraitfoto_JürgenKurz_Hochformat.jpg, wird jeder wissen was es ist. Und hat das Baby erstmal einen Namen, fällt die Ablage zusehends leicht. Grundsätzlich gilt: Einheitliche Strukturen sparen Zeit. Langes Suchen kostet hingegen Zeit. Und Nerven.

Bleiben Sie bei Ihren Ablage-Spielregeln

Wenn wir Unternehmen beraten, führen wir gerne die 1-Minuten-Regel ein. Das heißt, dass ein Dokument gemäß Ablage-Spielregeln binnen einer Minute gefunden werden sollte. Deshalb achten wir auf eine selbsterklärende Ablagestruktur mit wenigen Unterordnern. Das verringert Suchzeiten im Unternehmen, die laut meiner Studie 13 Prozent der Arbeitszeit betragen. Da gibt es also riesiges Einspar-Potenzial. Legen Sie solche Ablage-Spielregeln mit den Kollegen gemeinsam fest und dokumentieren Sie sie an einer Stelle, auf die jeder Zugriff hat.

Ordnung halten, auch wenn sich die Rahmenbedingungen ändern

Ordnung halten in Schubladen
Ordnung halten in Schubladen: Gehen Sie jede Schublade und jeden Ordner regelmäßig durch und bleiben so immer strukturiert.

Ein Unternehmen ist ein lebendiger Organismus. Täglich ändern sich die Rahmenbedingungen, die Mitarbeiter, die Technik. Und das ist auch gut so, denn Sie müssen als Büroarbeiter genauso auf Markt und Kunden reagieren, wie als Geschäftsführer oder als Außendienstler. Von Zeit zu Zeit sollten Sie Ihr System auf den Prüfstand stellen. Was es auch ist, Sie sollten Ihr Mailpostfach, den Desktop, Ablagemappen und alle weiteren Ordnungs-Helfer regelmäßig auf Aktualität durchgehen. Passt die Ordnerstruktur auf dem Server noch zu unserem Geschäftsmodell? Sind Prozesse digitalisiert worden und die Papierablage ist überflüssig geworden? Und so weiter. So werden Sie eine lebendige und immer passende Ordnung haben, die leicht zu halten ist.

Chaos ade! So klappt dauerhaftes Ordnung halten nach dem Aufräumen. Klick um zu Tweeten

Darauf kommt es an

Dranbleiben. Ordnung schaffen ist super. Ordnung halten noch besser. Sicher ist es nicht immer ganz einfach, nicht in alte Muster zu verfallen. Aber mit wachem Auge und etwas Disziplin wird Ihnen Ordnung schnell zum persönlichen Bedürfnis. Versprochen!

Proaktiv Ordnung halten
Einmal aufräumen und proaktiv Ordnung halten.

Und Sie?

Wie lange hat bei Ihnen die erste Ordnung angehalten? Kam das Chaos zurück und wie haben Sie es besiegt? Erzählen Sie es in einem Kommentar oder einer Mail!



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