Ordnung im Büro mit System – 5 Spielregeln für Sieger

6. Mai 2020

Wer glaubt, dass Chaos zur menschlichen Natur gehört, täuscht sich. Eher das Gegenteil ist der Fall: Eigentlich lieben wir Ordnung im Büro, denn niemandem macht es Spaß, stundenlang nach einer wichtige Akte oder dem Locher zu suchen.

Gehören Sie zu jenen Büroarbeitern, die laut meiner Studie 13 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen von Unterlagen in Schränken, Regalen und auf dem Computer verbringen? Das ergibt rund fünf Stunden pro Woche! Vielleicht haben Sie es längst das Aufräumen aufgegeben, weil es Ihnen nicht gelingt, die Ordnung zu halten. Hier die gute Nachricht. Mit den Regeln und Tipps von Büro-Kaizen® schaffen Sie es endlich dauerhaft Ihren Arbeitsbereich aufzuräumen.

Unsere nachfolgenden 5 effektiven Aufräumbeispielregeln zeigen wie Sie diesen Wunsch nach Struktur nutzen können, indem Sie Rituale schaffen. Denn ob Sie zu Hause oder im Büro Aufräumen und Ordnung halten ist lediglich eine Frage der Methode. Wir geben Ihnen Spielregeln in die Hand, die Ihnen viel Zeit schenken, weil Sie nicht mehr Ihre Zeit mit unnötigem Suchen vergeuden.

Ordnung im Büro entspannt und lässt Sie souverän arbeiten.

1. Schritt: Schaffen Sie Platz

In der Praxis stelle ich immer wieder fest, dass Menschen gehetzt agieren, wenn ihr Arbeitsumfeld unstrukturiert ist. Ordnung im Büro macht souverän, sie gibt ein entspanntes Gefühl. Das setzt allerdings voraus, dass die geordneten Strukturen von allen Beteiligten verinnerlicht und aktiv mitgestaltet werden. Die Prinzipien von Büro Kaizen basieren auf kleinen Schritten, die gemeinsam mit den Mitarbeitern vorgenommen werden. Dann kann die neue Ordnung langsam wachsen und sich dauerhaft verfestigen.

Die Basis jeder gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb“, schrieb der deutsche Journalist und Schriftsteller Kurt Tucholsky (1890-1935). Deshalb beginnt der erste Schritt mit dem Wegwerfen. Wie viele unnötige Ordner, Klarsichthüllen und Ablagekästen haben sich in Ihrem Büro angesammelt? Wie viele überflüssige Kopien bewahren Sie auf? Sie schaffen auf Dauer keine ordentlichen Strukturen, wenn alte Unterlagen, ungelesene Zeitschriften und Prospekte oder defekte Bürogeräte eisern ihren Platz behaupten.

Menschen gewöhnen sich schnell an vollgestellte Ecken und zwischengelagerte Aktenberge. Schärfen Sie Ihren Blick und werfen Sie alles weg, was nicht mehr benötigt wird. Beachten Sie unbedingt die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Dabei hilft Ihnen unser kostenloser Download:

Die Liste mit den Aufbewahrungsfristen erleichtert das Aufräumen im Büro.

Damit Ihnen der Start leichter fällt und Sie sich nicht verzetteln, starten Sie die Aufräumaktion mit Ihrem Schreibtisch: Beginnen Sie mit der linken oberen Ecke, fahren Sie mit der rechten oberen Ecke fort, arbeiten Sie sich dann zum unteren Rand vor. Danach kommen die Schubladen dran. Sortieren Sie mit System aus:

  • Doppelt vorhandene Bürowerkzeuge geben Sie weiter.
  • Zeitschriften vom letzten Jahr kommen zum Altpapier, denn Sie werden sie auch künftig nicht lesen.
  • Alte Prospekte, Flyer und sonstige Papiere legen Sie in einen Karton.
  • Datensensible Papiere wandern in den Aktenvernichter.
  • Defekte Bürowerkzeuge entsorgen Sie.

Extra-Tipp: Auf der sicheren Seite mit dem Wegwerfen auf Probe

Manchmal ist es gar nicht so leicht, sich von Unterlagen zu trennen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie Dokumente noch brauchen, empfehle ich Ihnen das Prinzip „Wegwerfen auf Probe“. Und so geht es:

  • Legen Sie alles „vielleicht Benötigte“ in einen Karton.
  • Fertigen Sie ein Inhaltsverzeichnis an, das Sie sicher aufbewahren.
  • Beschriften Sie die Kisten mit einem Wegwerfdatum. Laden Sie sich gleich unsere Vorlage für die Beschriftung herunter.
  • Nach dem Ablauf des Datums kann der gesamte Karton entsorgt werden.
Mit dem Wegwerfen auf Probe schaffen Sie schnell Ordnung im Büro.

2. Schritt: Alles hat seinen Platz

In einem unordentlichen Büro geht schnell der Überblick verloren. Jeder weiß zwar ungefähr, wo die wichtigsten Dinge sind, seien es Unterlagen, Termine oder Telefonnummern. Doch da die genaue Orientierung fehlt, müssen wir Zeit mit Suchen verbringen und können unsere eigentlichen Aufgaben nicht erledigen. Das muss aber nicht sein.

Im Kaizen gibt es einen einfachen Grundsatz, der auf alles passt, was sich aufräumen und ordnen lässt: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.

Anders gesagt: Wenn Dinge erstmal ihre Heimat gefunden haben, dann wandern sie wie von selbst immer wieder dorthin zurück. Heimat bedeutet hier: Dieser Platz ist für den Gegenstand sinnvoll und praktisch. In meinem Video-Podcast erläutere ich diesen Gedanken an einem Beispiel.

Organisieren Sie Schubladen oder Schränke intelligent, so dass für benötigte Objekte ein zielsicherer Griff genügt. Feste Plätze reduzieren sowohl Suchzeiten als auch die Aufräumzeiten, da wir nicht überlegen müssen, wo etwas hinkommt. Dabei achten Sie auf diese Kriterien:

  • Alles, was Sie häufig benötigen, bewahren Sie direkt in Ihrer Nähe auf. Zum Beispiel: Stifte, Notizbuch, Kalender, Foliensichtbuch.
  • Alles, was Sie ab und zu benötigen, lagern Sie in Schränken und Regalen.
  • Alles, was Sie selten benötigen, erhält seinen Platz außerhalb des Büros. Das betrifft zum Beispiel Mappen mit abgelaufenen Projekten, archivierte Unterlagen und selten genutzte Elektrogeräte.
  • Für Stifte und Bürowerkzeuge in der Schreibtisch-Schublade hat sich eine Fächerunterteilung bewährt.
Geben Sie jedem Gegenstand seinen Platz.

Allerdings muss Ihr Schreibtisch nicht ausschließlich funktional eingerichtet werden. Schaffen Sie sich eine Atmosphäre, in der Sie sich wohl fühlen. Welches Accessoire inspiriert Sie: Vielleicht ein Urlaubsfoto? Oder eine Grünpflanze? Als zusätzliche Anregung zur Ordnung im Büro empfehle ich Ihnen meinen Artikel: Kreativ sein am Wohlfühlschreibtisch

3. Schritt: Definieren Sie Spielregeln

Ich bin ein Freund der Ordnung, weil sie Zeit und Energie spart, weil sie kreativ und freundlich macht. Sie trägt dazu bei, die interne Kommunikation zu verbessern und sorgt außerdem für Sicherheit. Für eine dauerhafte Ordnung im Büro sorgen Spielregeln, die jeder Einzelne für sich annimmt. So bleibt der Kopf ist frei für Wesentliches.

Am besten erarbeiten Sie die Spielregeln gemeinsam im Team. Klären Sie den Standort von gemeinsam verwendeten Büromaterialien und vereinbaren Sie klare Strukturen für die Ablage. Damit sich alle daran gewöhnen und die Ordnung im Büro leben, beschriften Sie alles, was sich beschriften lässt: Ordner, Regal- und Schrankfächer und die Unterteilungen in den Schubfächern. So können Sie die Ordnung nicht nur im eigenen Schreibtisch erhalten, sondern auch in gemeinsam genutzten Büromöbeln. Für ein optisch ansprechendes Erscheinungsbild verwenden Sie gleich große Etiketten und eine einheitliche Beschriftung.

Hier meine wichtigsten Tipps:

  • Beschriften Sie sinnvoll und eindeutig und verzichten Sie auf Formulierungen wie Sonstiges oder Allgemein. Dank konkreter Inhaltsangaben finden sich auch neue Mitarbeiter zurecht.
  • Sofern Sie Unterlagen in Sichthüllen ablegen, ist oft nicht erkennbar, was alles darin ist. Ein kleiner Notizzettel mit einer knappen Inhaltsangabe – z.B. gut sichtbar mit einem Edding-Stift geschrieben – löst das Problem.
  • Tackern oder kleben Sie Adressen, zentrale Infos oder ein Inhaltsverzeichnis in den Deckel der Mappen und Ordner. So haben Sie mit einem Griff gesuchte Kontakte oder eine wichtige Info zur Hand.
  • Beschriften Sie Ordner einheitlich. So muss sich das Auge nicht immer wieder an eine neue Optik gewöhnen sondern kann schnell Inhalte abchecken.
  • Versehen Sie Ordner wenn möglich mit Kunden- oder Lieferantenlogos. Das verkürzt Zugriffszeiten und Zeit fürs Wieder-Aufräumen enorm, da unser Gehirn Bilder schneller erfassen kann.
  • Definieren Sie für bestimmt Ordner festgelegte Farben. Rot für Buchhaltungsordner, Weiß für Schriftverkehr mit Kunden etc. – so bringen Sie noch mehr Systematik in ihre Ordnerlandschaft.
Farbige Zuordnungen helfen, dass Sie Ordner ohne langes Suchen finden.

Sie haben noch keine Erfahrung mit dem Beschriften von Ordnungssystemen? In dem Artikel Kleinigkeiten mit Riesenwirkung zeige ich Ihnen anhand praktischer Beispiele, wie Sie Beschriftungen sinnvoll und praktisch anbringen und wie Ihnen verschiedene Farben dabei helfen.

4. Schritt: Genial digital

Die Ordnung im Büro betrifft auch die digitale Welt. So manch eine Festplatte nimmt täglich klaglos eine Unmenge an Dateien und Ordnern auf. Sie fragt nicht nach einer sinnvollen Struktur und auch nicht, ob wirklich alle Dateien aktuell sind. Auch doppelte Ablagen stören sie nicht. Allerdings – irgendwann gibt auch die Festplatte auf. Entweder ist sie einfach randvoll gefüllt – oder die Suchzeiten für das Auffinden von Dokumenten verlängern sich so, dass der Arbeitsfluss immer wieder gestört wird.

Bei Ihnen ist es schon so weit und Sie wissen nicht, wie Sie die alte Dateistruktur gegen eine neue austauschen sollen, ohne wichtige Daten zu verlieren? Dann helfen Ihnen diese Tipps:

  • Analyse der alten Struktur: Was sich bewährt hat, wird übernommen. Für alles andere suchen Sie neue Lösungen.
  • Gruppenbildung: Welche Bereiche entsprechen den Arbeitsabläufen Ihres Unternehmens?
  • Gute Verbindungen: Arbeiten Sie mit einer Mindmap, um die Verbindungen zwischen den Bereichen darzustellen.
  • Nomen est omen: Vergeben Sie Namen für Dateien und Ordner, die sich an einem einheitlichen Schema orientieren.

Lese-Tipp für Rund-Erneuerer: In meinem Artikel Irren Sie noch oder ordnen Sie schon? zeige ich Ihnen einen einfachen Weg, wie Sie aus dem digitalen Irrgarten zu einer sinnvollen Ordnerstruktur finden.

Extra-Tipp: Benennen Sie Dateien sinnvoll und einheitlich

Sinnvolle Dateinamen erklären sich mit diesem Beispiel von selbst: Sie bekommen die Datei Scan12388945 zugeschickt. Zuerst müssen Sie die Datei öffnen, um zu schauen, was sie enthält. Bei einem großen PDF oder Foto kann das ein paar Sekunden dauern. Bleibt das Dokument unter diesem Namen bestehen, werden Sie jedes Mal, wenn Sie darauf stoßen, nachschauen müssen: Was war das nochmal? Nennen Sie das Foto aber Portraitfoto_JürgenKurz_Hochformat.jpg, wird jeder wissen was es ist. Und hat das Baby erstmal einen Namen, fällt die Ablage zusehends leicht. Grundsätzlich gilt: Einheitliche Strukturen sparen Zeit. Langes Suchen kostet hingegen Zeit. Und Nerven.

5. Schritt: Dauerhaft Ordnung im Büro halten

Gut gemacht! Sie haben es geschafft und aufgeräumt. Jetzt ist der Schreibtisch sauber, die Regale übersichtlich eingeräumt und die Rumpelecken beseitigt. Damit der ersten Euphorie nicht das nächste Chaos folgt, habe ich für Sie die wichtigsten Tipps zusammengestellt, wie Sie Ordnung nicht nur schaffen. Sondern auch Ordnung halten. Dauerhaft.

Die Fünf-Minuten-Regel

Verfallen Sie nicht in alte Gewohnheiten, indem Sie die Ablage horten. Dauert der Vorgang weniger als fünf Minuten, erledigen Sie es sofort. Das gilt für die Rechnungskopie genauso wie für die Adressliste. Und natürlich beantworten Sie eine Mail sofort, wenn es schnell geht. Und zwar bevor Sie die nächste ungelesene Nachricht in Ihrem Postfach anklicken. Lesen Sie dazu auch diese Verhaltensregeln für den effizienten Umgang mit E-Mails.

Nie wieder Stress mit E-Mails!

Nutzen Sie geschaffene Strukturen

Sie haben Energie in Ihre persönliche Ordnung investiert. Damit Sie auch in Zukunft besser zurechtkommen, halten Sie Ihre Strukturen unbedingt ein. Nutzen Sie beispielsweise eine Posteingangsschale auf Ihrem Schreibtisch. Dann haben die Kollegen einen Platz, wo Sie Unerledigtes platzieren können. Geben Sie dem System ein paar Wochen Zeit, bis es Ihnen in Fleisch und Blut übergegangen ist. Und sollte sich Ihre Ordnungs-Idee als fehlerhaft herausstellen, ändern Sie sie!

Nutzen Sie die neuen Regeln gemeinsam mit dem Team

Sprechen Sie sich mit Kollegen ab, wie Ihr neues System funktioniert und wie die Menschen um Sie herum helfen können, Ordnung im Büro zu halten. Bieten Sie an, Verbesserungsvorschläge aufzunehmen, damit irgendwann ein System erwächst, das auch vom Team getragen wird.

Beschließen Sie Veränderungen gemeinsam im Team, bleibt die Ordnung dauerhaft erhalten.

Bleiben Sie bei Ihren Ablage-Spielregeln

Wenn wir Unternehmen beraten, führen wir gerne die 1-Minuten-Regel ein. Das heißt, dass ein Dokument gemäß Ablage-Spielregeln binnen einer Minute gefunden werden sollte. Sie verringern Suchzeiten im Unternehmen effektiv, wenn Sie eine selbsterklärende Ablagestruktur mit nur wenigen Unterordnern einführen. Legen Sie solche Ablage-Spielregeln mit den Kollegen gemeinsam fest und dokumentieren Sie sie an einer Stelle, auf die jeder Zugriff hat.

Ordnung trotz Veränderungen erhalten

Ein Unternehmen ist ein lebendiger Organismus. Täglich ändern sich die Rahmenbedingungen, die Mitarbeiter, die Technik. Und das ist auch gut so, denn Sie müssen als Büroarbeiter genauso auf Markt und Kunden reagieren, wie als Geschäftsführer oder als Außendienstler. Von Zeit zu Zeit sollten Sie Ihr System auf den Prüfstand stellen. Ob Mailpostfach, Desktop, Ablagemappen und alle weiteren Ordnungs-Helfer, überprüfen Sie diese regelmäßig auf Aktualität. Passt die Ordnerstruktur auf dem Server noch zum Geschäftsmodell? Ist durch digitalisierte Prozesse die Papierablage überflüssig geworden? So werden Sie eine lebendige und immer passende Ordnung haben, die leicht zu halten ist.

Extra-Tipp: Arbeiten Sie mit Checklisten

Checklisten sind eine feine Sache, wenn es um die Ordnung im Büro geht. Sie dienen als Gedächtnisstütze und entlasten damit das Gehirn von unnötiger Arbeit: Wo steht nochmal der Locher? Worauf soll ich achten, wenn ich das Büro als Letzter verlasse? Welche Technik gehört ins Besprechungszimmer? Ist alles bereit für die Bewirtung von Besuchern?

Checklisten lassen sich praktisch für jeden regelmäßig wiederkehrenden Vorgang nutzen. Und so gehen Sie vor:

  • Nehmen Sie sich einen Vorgang vor, der immer wieder anfällt.
  • Halten Sie jeden einzelnen Handlungsschritt fest.
  • Wenn die Checkliste von mehreren Mitarbeitern genutzt wird: Testen Sie die Liste auf Verständlichkeit.
  • Sammeln Sie Checklisten in einem Sichtbuch.

Das wäre der herkömmliche Weg.

Eine andere Möglichkeit – sehr komfortabel und zeitsparend – ist das Tool OneNote. Hiermit können Sie Checklisten punktgenau erstellen und aktualisieren. Wie das geht, zeige ich Ihnen in meinem Kurz-Film-Tipp: Checklisten mit OneNote erstellen.



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Patrick Kurz

Experte für modernes und agiles Arbeiten

Jürgen Kurz

Gründer und Erfinder von Büro-Kaizen

Marcel Miller

Experte für digitales Arbeiten mit Office 365

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