Ordnerrücken beschriften: 4 Fehler, die alle in den Wahnsinn treiben – und wie Sie diese vermeiden



Wer suchet, der findet. Zeit muss er allerdings dafür oft mitbringen – und das viel zu viel. Denn im Durchschnitt sucht der deutsche Mitarbeiter im Büro ca. 13 % seiner Arbeitszeit. Das kostet eben nicht nur Nerven – sondern auch Geld. In Sachen Effizienz im Büro lautet das Motto jedoch: Die Summe der Kleinigkeiten macht den großen Batzen aus. Deswegen geht es heute mal um das Thema „Ordnerrücken beschriften”. Als Anleitung, wie man es nicht macht – Sie wissen schon…

Fehler 1: Viel zu kleine Schrift …

Man kann erst lesen, was auf Ihrem Ordner steht, wenn man die Nase dicht dran hält? Fein – damit haben Sie sich Brillen-Nutzer und Schnellsucher gleichzeitig zum Feind gemacht. Denn wer mühselig das Gesicht zum Regal führen muss oder erst die ganze Ordnerreihe ablaufen muss, um etwas zu finden, kämpft nicht bloß mit der Zeit – sondern auch mit seinem Frust. Wenn Sie das nicht wollen: Wählen Sie beim Ordnerrücken beschriften einheitliche Buchstaben, die nicht zu klein sind.

Fehler 2: Keinerlei andere Hinweise …

…wie Logos von Kunden oder Lieferanten auf den Ordnerrücken. So vermeiden Sie, dass das Gehirn Ihrer Mitarbeiter auf die schnellere Bildverarbeitung bei der Suche schalten kann. So müssen sie erst alles lesen, was auf dem Etikett steht, bevor sie entscheiden können, dass dieser Ordner NICHT der Gesuchte ist. Wenn Sie es unbedingt besser machen wollen beim Ordnerrücken beschriften – hier mein Tipp: Bilder wie Logos helfen enorm, sich schnell und effizient zu orientieren.

Ordnung durch Ordnerruecken beschriften
Nicht nur das Beschriften sondern auch Logos auf Ordnerrücken können den Mitarbeitern das Suchen erleichtern.

Fehler 3: Bloß keine Farben verwenden …

… denn sonst könnten Ihre Mitarbeiter womöglich anhand der Farbe schnell und direkt klare Zuordnungen zu einem bestimmten Bereich wie Buchhaltung oder Kundenaufträge erkennen. Doch eine Option? Dann vergeben Sie am besten Farben z. B. wie folgt:

    a. Rot: Buchhaltung
    b. Gelb: Planung & Strategie
    c. Grün: Personal
    d. Weiß: Kundenkommunikation
    e. alternativ geben Sie für jedes Jahr eine neue Farbe, wie Buchhaltung 2007 in Rot, Buchhaltung 2008 in Blau usw.

Ordnerruecken mit Farben beschriften
Achten Sie beim Beschriften der Ordnerrücken auch auf die Farben.

Fehler 4: Ordner, die nicht an ihrem Platz stehen

Es wäre doch zu schön, wenn alle Ordner stets nach Alphabet oder Chronologie am rechten Platz stehen. Und jeder Mitarbeiter sie auch dorthin zurückstellt. Viel lustiger aber wird es, wenn Sie Ihre Ordner jedes Mal dorthin einstellen, wo gerade eine Lücke frei ist. Das führt dazu, dass schon nach kürzester Zeit niemand mehr einen einzigen Ordner findet, ohne sich anschließend bestens in diesem Regal auszukennen. Sie finden, das ist gar nicht nötig? Finde ich auch. Dann kleben Sie zur leichteren Orientierung einfach über alle Ordnerrücken quer ein Klebeband, das Sie – Ordner für Ordner – anschließend durchtrennen – und schaffen Sie damit eine visuelle Orientierungshilfe, in welche Lücke der herausgenommene Ordner hinein gehört. Sie schlagen zwei Fliegen mit einer Klappe: denn ein falsch eingestellter Ordner fällt sofort auf.

Ordnerruecken mit Klebeband beschriften
Ein Klebeband kann das Ordnerrücken beschriften übersichtlicher machen.

EXTRA-TIPP: Es lohnt sich, auch Schränke, Regalböden oder Lichtschalter aussagekräftig zu beschriften – also immer da, wo man nicht mit einem Blick erkennt, was man sucht. Auch hier gilt: die Summe der kleinen Momente, die man beim Suchen spart, macht den Gewinn. Eine Checkliste mit allen wichtigen Dingen, die Sie beschriften sollen, finden Sie hier in meinem Blogbeitrag „Beschriftung; Kleinigkeit – mit Riesenwirkung”

Ordnerrücken beschriften: Was Ihnen diese Tipps bringen?

Mehr können wir nicht mehr arbeiten – aber es geht einfach smarter. Einmal in Kleinigkeiten wie das richtige Beschriften der allgegenwärtigen Ordner im Büro investieren – und für die ganze Zukunft von verkürzten Suchzeiten profitieren: das bringen diese Beschriftungs-Tipps. Beim Suchen des richtigen Ordners. Beim Zurückstellen für den nächsten Mitarbeiter. Beim Ansteuern der richtigen Regalecke. Und beim Detailsuchen direkt im Regalboden.

Kleinigkeiten machen den Kohl fett – wie das Thema Ordnerrücken beschriften zeigt. Welche Kleinigkeiten haben Sie erfolgreich umgesetzt – und können sie anderen wärmstens empfehlen? Ich freue mich auf Ihren Kommentar.



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