„Ordnung? Find ich gut!” Wie Sie mit Ordnerrücken sinnlose Suche vermeiden!



Ordner und Mappen zählen trotz der Vorherrschaft des Computers noch immer zu den am häufigsten genutzten Ordnungsmaßnahmen in deutschen Büros. Der jährliche pro Kopf Papierverbrauch von 250kg pro Kopf möchte ja auch sortiert und katalogisiert werden.
Doch die Sortierung muss stimmen. Denn Suchzeiten gehören zu den größten Zeitfressern im Büroalltag! Eine Studie, die ich gemeinsam mit der AKAD –Hochschule erstellt habe , hat ergeben, dass wir 13% unserer Arbeitszeit mit Suchen verschwenden.

Ordnerruecken gegen Order ohne Ordnung
Der Ordnerrücken hilft gegen Ordner ohne Ordnung.

Wenn Sie also gut sortieren, ordnen und beschriften umgehen Sie einen der sinnlosesten Zeitfresser und Effizienzkiller den Sie tagtäglich haben. Eine einheitliche Ordnerbeschriftung ist eine Grundlage für steigende Büroeffizienz! Was sind also die wichtigsten Grundlagen für kurze Suchzeiten und das Schaffen einer funktionierenden Ordnung?

Ordner sind das halbe Leben – Die andere Hälfte schafft sich von allein! Klick um zu Tweeten

Stellen Sie sich ein großes Regal voller Ordner vor. Vielleicht haben Sie ja sogar ein solches in Ihren Büroräumen stehen.

1. Entscheiden Sie sich für eine einheitliche Ordnerrücken-Beschriftung!

Das heißt, dass die alle Ablagesysteme nach einem grundsätzlichen System beschriftet werden. So kann beispielsweise die Kunden- oder Projektnummer immer an oberster, mittiger Stelle stehen. Weiter unten vielleicht die Art der geordneten Akten, wie Rechnungen, Aufträge oder Ideen. Unser imaginärer, oder reeller Aktenschrank ist auf einen Schlag übersichtlicher geworden. Wenn wir jetzt nach einem bestimmten Projekt suchen, wissen wir direkt wo die entscheidende Information vermerkt ist.

Extra-Tipp: Unser Gehirn funktioniert visuell! Verwenden Sie Kundenlogos für noch kürzere Suchzeiten!

2. Markieren Sie die wesentlichen Informationen auf dem Ordnerrücken!

Hier geht es um die Informationen die Ihnen bei der Suche helfen. Eine größere Schrift oder farbliche Markierung der entscheidenden Informationen ermöglicht noch schnelleres Finden!

3. Die Beschriftung muss auf den Inhalt schließen lassen!

Ein Projekt benötigt häufig viele Ordner. Ihr neues Super-System kann nur dann funktionieren, wenn Sie zum Beispiel alle Rechnungen in einen anderen Ordner packen als alle Kundenwünsche etc.

Extra-Tipp: Je eindeutiger die Beschriftung, desto kürzer die Suchzeit!

4. Beschriften Sie mit dem PC!

In der Praxis sehe ich häufig per Hand beschriebene Ordnerrücken. Das geht vermeintlich am schnellsten, kollidiert jedoch schon wegen vielleicht unterschiedlicher Handschriften mit Hinweis Nummer 1, der einheitlichen Beschriftung. Mein Tipp: Erstellen Sie sich eine Vorlage für Ihre Ordnerrücken. So sorgt der Drucker für die pixelgenaue Einheitlichkeit!

5. Verwenden Sie verschiedene Ordnerfarben!

Ordner lassen sich auch schneller finden, wenn Sie mit Farben arbeiten. Definieren Sie Farben, an die sich alle Mitarbeiter halten. Zum Beispiel rot für die Buchhaltung, gelb für das Personal, grün für die Planung und weiß für den Schriftverkehr.

Farbige Rueckenschlilder fuer Ordner
Mit farbigen Ordnerrücken hat alles schnell seinen Platz.

Extra-Tipp: Verwenden Sie für zusammenhängende Ordner ein quer über den Ordnerrücken geklebtes Klebeband. So sehen Sie direkt welcher Ordner wo seinen angestammten Platz hat.

Mit diesen Top-Tipps ist unser vorgestellter Aktenschrank direkt viel übersichtlicher. Alle wichtigen Informationen sind auf einen Blick erkennbar, Projekte und Unterthemen gehören eindeutig zusammen. Verschiedene im ganzen Büro verwendete Ordnerfarben verkürzen sinnlose Suchzeiten auf ein Minimum.

Mehr Tipps erhalten Sie in meinem 12-teiligen E-Mails-Kurs „Endlich frei”!



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