Ein schöner Ordnerrücken kann mit einem Schild auch entzücken


Nein, ich möchte Ihnen jetzt nichts über Büroromanzen oder Kleiderordnung erzählen. Vielmehr geht es um ein richtiges Lieblingsthema von mir. Es ist so entscheidend und grundlegend für den Start ins Büro-Kaizen, dass ich gerne immer wieder darauf hinweise: Die Ordnung unserer Ordner!

Hinter Ordern Rueckenschilder
Was ist hinter dem Ordner? Dabei helfen Ordner Rückenschilder!

Denn was hilft ein super ordentlicher Ordner, wenn diesen niemand finden kann. Die Keilform des Bürogeräts ist natürlich kein Zufall. Gekonnt nutzen Büroarbeiter auf der ganzen Welt das ihnen zur Verfügung stehende Rechteck der Rückseite. Sie füllen es pflichtbewusst mit tausenden Informationen, Daten und Fakten. Sauber werden alle möglichen Merkmale in kleinen Buchstaben auf das Rückenschild des Ordners gebannt. Der Ordner wird dann mit einem wohligen Lächeln ins Regal geschoben … und schon ist die Übersicht futsch. Denn in langen Regalreihen stehen wie die Zinnsoldaten Ordner an Ordner mit kleinteiligen Beschriftungen, unerträglich vielen Fakten und unübersehbarer Unüberschaubarkeit. Der Aktenschrank mit allen seinen Bewohnern gleicht den mysteriösen Beschreibungen der zauberhaften Zutaten einer Hexenküche. Was ist also zu tun?

Alles hat seinen Platz, alles hat einen Platz! Das gilt vor allem für Ordner! Klick um zu Tweeten

Erstmal: So geht es nicht weiter!

Betrachten Sie die Rückenschilder eines Ordners weniger als Sammelsurium, sondern viel mehr als einen Ort, der nur für bestimmte Dinge zugänglich und gedacht ist. Es soll Übersicht erschaffen, und nicht genommen werden! Und mit diesen einfachen Tricks sparen Sie jeden Tag bis zu 45 Minuten sinnloser Suchzeit!

45 Minuten? Sie haben absolut richtig gelesen. Eine Studie, die ich gemeinsam mit der AKAD-Hochschule in Leipzig gemacht habe, hat ergeben: Wir verschwenden bis zu 13% mit der Suche. Der Suche nach Dokumenten in Ordnern oder auf Festplatten. Der Suche nach Materialien, den richtigen Kabeln, USB-Sticks usw. Jedoch:

„Alles hat seinen Platz, alles hat einen Platz”.

Mit ein wenig System ist es keine Utopie: Nie wieder suchen , durch klare und doch einfache Hinweise! Das Beispiel der Ordner Rückenschilder ist hier besonders einleuchtend. Wenn Sie jedem Dokument einen klaren Platz geben, sparen Sie sich schnell die Suchzeit.

Und so gehen gute Ordner Rückenschilder:

Vermeiden Sie Ordner ohne Ordnung. Vorlagen sind Ihr Freund! Jedes Rückenschild sollte auf der gleichen Höhe die gleichen Informationen tragen. Vermerken Sie zum Beispiel die Kunden- oder Projektnummer immer an erster Stelle. Wenn Sie jetzt nach der Rechnung einer bestimmten Firma suchen, wissen Sie sofort auf welche Ordner Sie Ihre Suche beschränken müssen.

Extra-Tipp: Zusätzlich können Sie auch das Logo der betreffenden Firma auf das Rückenschild drucken! Unser Gehirn verarbeitet diese visuellen Informationen tausendfach schneller. Ein großes Ordnerregal kann so auf einen Blick erfasst werden.

Der Computer ist Ihr wichtigstes Werkzeug, auch bei den Rückenschildern. Erstellen Sie auf dem firmeninternen Server eine allgemeingültige Vorlage. Wenn Sie einen neuen Ordner anlegen, können Sie diese, direkt ausgefüllt, ausdrucken. Die pixelgenaue, gedruckte Version lässt sich schneller lesen und eindeutig einordnen.

Rückenschilder die die Arbeit für SIE erledigen!

Eine Rechnung hat als Beispiel eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Wenn Sie in einem Ordner alle Rechnungen einer bestimmten Firma aus einem bestimmten Jahr lagern und das auch eindeutig markiert ist, sparen Sie sich nach Ablauf der Frist eine Menge Arbeit! Kein stundenlanges sortieren oder durchsuchen. Wenn alles seinen Platz hat, können Sie den Ordner quasi ohne schlechtes Gewissen ablegen.

Gute Ordner Rueckenschilder
Strukturiert und eindeutig! So können Ordner Rückenschilder beschriftet sein.

Dem neuen optimierten Ordnungssystem geben farbige, thematisch sortierte Ordner, strukturierte Regale und eine geschlossen informierte Belegschaft den Feinschliff! Ihrer ordnenden Ordnerfantasie sind eigentlich keine Grenzen gesetzt. Starten Sie also noch HEUTE mit dem ersten Schritt in eine klare Zukunft: Ordner Rückenschilder, eindeutig beschriftet und für immer hilfreich. Allein durch diesen Tipp können Sie ab heute jeden Tag Suchzeiten minimieren Eine leichte, produktive und stressfreie Zukunft wartet auf Sie!

Wie strukturieren Sie Ihre Ordner? Schreiben Sie mir! Ich stehe Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung!

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