Ordnung ist das ganze Leben – So geht Ordner benennen richtig!



Wenn man sich das Wort „Ordner” ganz genau anschaut fällt einem auf: Es wird wohl etwas mit Ordnung zu tun haben. Umso erstaunlicher, dass Ordner häufig nicht optimal benannt sind. Mal ist die Beschriftung zu klein, nicht einheitlich, falsch oder im schlimmsten Fall gar nicht vorhanden.

Oft hat jeder Kollege ein anderes System, in dem er oder sie sich wohl fühlt und vollständig zurecht findet. Doch möchte jemand anderes auf die Ordner zugreifen, kommt es schnell zu einem sehr zeitfressenden Chaos. Doch mit einigen wenigen Tipps machen Sie Ihr Büro zu einer gut geölten Maschine. So reduzieren Sie Suchzeiten und maximieren Ihren Profit.

Ordnung ist das ganze Leben! Ein guter Ordner verrät seinen Inhalt auf den ersten Blick. Klick um zu Tweeten

Die Grundlagen: Standardisieren Sie Ihr Layout!

Mit Hilfe einer Vorlage für Ihre Ordnerrücken ist der erste große Schritt schon getan. Diese digitale Vorlage kann für jeden neuen Ordner am Computer ausgefüllt und direkt aufgeklebt werden. So erreichen Sie, dass beispielsweise alle Kundennamen auf einer Höhe stehen und direkt als solche erkannt werden. Wählen Sie dafür eine ausreichend große Schriftgröße. Das erleichtert ebenfalls die Suche.

Ordner benennen als Produktivitätsgrundlage
Ordner richtig benennen ist eine Produktivitätsgrundlage für ein gutes Ordnersystem.

Sehr hilfreich ist es auch, ein Logo Ihrer Kunden und Projekte direkt auf dem Ordnerrücken zu platzieren. Das menschliche Gehirn funktioniert sehr visuell. Logos dienen der direkten Identifizierung und Zuordnung und werden schnell erkannt. Machen Sie sich diese Eigenheit zu nutzen!

Wiedererkennbarkeit durch Farbcodierung!

Zusätzlich zu den Firmenlogos können auch Farben eine entscheidende Rolle spielen. Verwenden Sie am besten schwarze Ordner, mit bunten Aufklebern. Das erleichtert die Lagerhaltung! Nutzen Sie die Farbe für allgemeinere Kennzeichnungen. Also zum Beispiel die jeweilige Jahreszahl oder Art der Dokumente. Rechnungen könnten beispielsweise in rote Ordner, Strategien in Grüne abgelegt werden und so weiter.

Ihr nächster Schritt:

Jetzt, wo die Grundlagen für Ihr neues Ordnungs- und Benennungssystem gelegt sind, kommen wir zu der korrekten Benennung der jeweiligen Ordner. Ein guter Ordner verrät seinen Inhalt auf den ersten Blick. Benennen Sie sie deswegen immer eindeutig wie zum Beispiel Aufträge, Buchhaltung oder Marketing.

Besonders wichtig hierbei: Ein einheitliches System schafft die Voraussetzung für einen effizienten Workflow. So verstehen auch Kollegen, falls Sie in Urlaub oder krank sein sollten, auf einen Blick Ihr gesamtes Ordnungs- und Ordnersystem.

Ordner benennen spart Zeit
Wenn das Ordner benennen mit System funktioniert, spart das wertvolle Zeit beim Suchen. Ihre wertvolle Zeit!

Wenn Sie für Ihre Bürostruktur Kunden- und Projektnummern nutzen, umso besser. Dann vermerken Sie diese auf den jeweiligen Kunden- und Projektordnern und sortieren Sie danach.

Extra-Tipp
Beschriften und benennen Sie nicht nur Ordner, sondern auch Schränke und Regalböden einheitlich. So behält das gesamte Büro mit ganz einfachen Mitteln immer den kompletten Überblick. Sie können außerdem über alle Ordner eines Regalbodens ein diagonales Klebeband kleben. So bleibt auf jedem Ordnerrücken ein Stück des Klebebandes. Die visuelle Ebene zeigt ob alle Ordner am richtigen Platz stehen oder einer fehlt. Kurze Suchzeiten ohne Alphabet oder Chronologie!

Fazit

Ein gut benannter Ordner ist unerlässlich in einem wohlstrukturierten Büroalltag. Unnötiges Suchen fördert Frust und Stress. Vermeiden Sie diese Störungen frühzeitig mit einer korrekten Benennung und Strukturierung Ihrer Ordner und Regale. Schon innerhalb kürzester Zeit werden Sie und Ihre Kollegen sich an das neue System gewöhnt haben.

Haben Sie auch schon Erfahrungen mit einem Ordnersystem gemacht? Welches verwenden Sie? Schreiben Sie mir!

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