3 Büro-Kaizen-Basics für Ihr operatives Tagesgeschäft



Oft ist es wichtig, dass Sie gut planen, kalkulieren, strategisch denken. Aber Ihr operatives Tagesgeschäft, quasi das Everyday Business sollten Sie dabei nicht aus den Augen verlieren. Welche drei Dinge Sie verändern können, um täglich Zeit zu sparen, lesen Sie hier.

Was ist das Problem

Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr und die einfache Lösung versteckt sich dann hinter unzähligen komplizierten Lösungsansätzen. Wir optimieren und schleifen, was das Zeug hält und verschwenden dabei vor allem eines: unsere wertvolle Zeit. Und manchmal kommen wir gar nicht bis zu den Detailfragen, weil die Basics schon so viel Zeit fressen. Um einen klaren Blick zu bekommen, plädiere ich deshalb immer dafür, erst einmal klar Schiff zu machen und dann die Route zu navigieren. Auf Ihren Arbeitsplatz übertragen bedeutet das, dass Sie erst eine Grundordnung und bewährte Abläufe manifestieren, bevor Sie sich den komplexeren Dingen zuwenden.

So funktioniert es

Ich bin davon überzeugt, dass Sie täglich mindestens eine halbe Stunde Zeit sparen können, wenn Sie drei Dinge verändern. Ordnen Sie Ihre Ablage, verteilen Sie klare Zuständigkeiten und schalten Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigung ab. Denn wenn Sie klare Strukturen in Ihr operatives Tagesgeschäft bringen, wird Ihr Everyday Business zum Effizienzwunder. Weil mehr Zeit für wichtigere Dinge ist, als schlichtweg permanent das Rad immer wieder neu zu erfinden. Ist es einmal erfunden, läuft es – genauso ist es mit starken Standards im Tagesgeschäft.

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Sparen Sie bei Standards Zeit ein und optimieren Sie Ihr operatives Tagesgeschäft.

Tipp 1: Wo im Himmel...?

  • ... hab ich meine Büroklammern?
  • ... liegt das Fax von gestern früh?
  • ... ist denn jetzt der Textmarker hin?
  • ... sind die Unterlagen für das Meeting in zehn Minuten?

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Lange Suchzeiten sind Gift für ein effizientes operatives Tagesgeschäft

Diese Liste könnten Sie unendlich fortführen. Immer ist die Ursache dieser Probleme aber die selbe: Chaos in der Ablage. Mit Ablage meine ich an dieser Stelle sowohl die Grundordnung im Büro als auch die Aktenablage, denn beide Faktoren verursachen quälend lange Suchzeiten. Genau das sind aber Abläufe, die Sie ganz einfach optimieren können und damit Ihr operatives Tagesgeschäft deutlich erleichtern werden. Büroklammern und Textmarker zum Beispiel gehören nicht lose auf den Schreibtisch, weil sie dafür schlichtweg zu selten benutzt werden. Überlegen Sie sich einen festen Platz, beispielsweise die oberste Schublade Ihres Rollcontainers, wo diese Utensilien eine Heimat finden können. Denn wenn sie eine Heimat haben, werden Sie sie nie mehr suchen müssen. Ähnlich ist es mit der Ablage und Archivierung von Dokumenten. Dinge, die Sie im Tagesgeschäft noch brauchen, können Sie in ein Wiedervorlagesystem einordnen, bis sie nicht mehr benötigt werden. Unterlagen, die archiviert wurden, aber für einen Termin noch einmal benötigt werden, finden Sie mit einer sinnvollen Struktur Ihres Archivs in wenigen Augenblicken. Zu beiden Dingen möchte ich Ihnen weiterführende Ratgeber und Hilfen empfehlen. Nutzen Sie meine Anregungen zur Organisation eines Ablagesystems und meine Hilfen zu sinnvollen Wiedervorlagesystemen.

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Tipp 2: Wer zum Teufel....

  • ... bearbeitet das Projekt von Kunde Haas?
  • ... macht die Urlaubsvertretung von Kollegin Merzig?
  • ... kennt sich in Fragen zur Telefonanlage aus?
  • ... bekommt meine Mails im Urlaub weitergeleitet?

Ähnliches Spiel, gleiches Prinzip. Ihr operatives Tagesgeschäft leidet enorm unter ungeklärten Zuständigkeiten. Denn wenn Sie sich solche und ähnliche Fragen stellen, folgt nahezu immer ein Rattenschwanz aus unzähligen Nachfragen bei den Kollegen. Das verzögert am Ende nicht nur Ihren Ablauf, sondern den einer ganzen Reihe von Mitarbeitern. Wesentlich sinnvoller ist es, Zuständigkeiten einmal schriftlich festzuhalten und für alle sichtbar auszuhängen. Notieren Sie, wer die Telefonanlage wartet und für technische Fragen zuständig ist, wer wen vertritt und wen Sie in Abrechnungsfragen kontaktieren sollten. Diese Arbeit machen Sie sich einmal – Ihr operatives Tagesgeschäft wird es Ihnen aber täglich mit wertvollen Bonusminuten danken. Den Inhalt bestimmen Sie, die Vorlage habe ich bereits für Sie angelegt. Laden Sie sich mein Muster für einen Aushang zur Zuständigkeitenregelung kostenlos hier im Download-Center runter .

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Zucker für Ihr operatives Tagesgeschäft: eine strukturierte Zuständigkeitenliste.

Tipp 3: Was ist denn jetzt schon wieder?

  • ... um 08:31 Uhr?
  • ... um 08:35 Uhr?
  • ... um 08:39 Uhr?
  • ... um 08:41 Uhr?

Sie sind keine zehn Minuten am PC und permanent piepst und blinkt es? Auch das bremst ein erfolgreiches operatives Tagesgeschäft aus. Daher mein unbedingter Rat: Schalten Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigung aus! Jedes Piepsen und jedes Aufploppen reißt Sie wieder und wieder aus Ihrer Konzentration. Ich habe für mich folgenden Weg gefunden: Benachrichtigungen aus (wie das geht, lesen Sie in diesem Beitrag) und Ruhe! Mails lese ich blockweise, also beispielsweise immer zur vollen Stunde oder immer früh, mittags und nachmittags. Das entzerrt und erleichtert mein operatives Tagesgeschäft enorm. Und in der Regel reicht es wirklich immer aus, wenn Sie die Mail nicht sofort, sondern innerhalb der nächsten Stunden beantworten. Weitere Hilfen, wie Sie auch beim Bearbeiten der Mails richtig flott werden können, zeigen meine zehn Tipps für effizientere Mailbearbeitung im nachfolgenden Video. Frankfurter Skyline inklusive.

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Darauf kommt es an

Ihr operatives Tagesgeschäft lebt von etablierten Strukturen. Setzen Sie Standards fest, die Sie dauerhaft einsetzen können, um den Alltag zu entlasten. Jede funktionierende Struktur mehr schenkt Ihnen Zeit für wichtigere Dinge und Puffer für Unvorhergesehenes.

Was der Tipp bewirkt

Wenn die Grundstruktur sitzt, setzt auch eine gewisse Grundentspannung ein. Weil Sie einfach wissen, dass Sie Ihr operatives Tagesgeschäft im Griff haben und nicht schon von alltäglichen Dingen wie Mails oder Meetings ins Schleudern gebracht werden.

Und Sie?

Ihr operatives Tagesgeschäft umfasst natürlich mehr als diese drei Dinge. Viele weitere praktische Tipps zum Ausprobieren finden Sie in meinem Trainingsprogramm „Das Kaizen-Büro“. Starten Sie noch heute und lernen Sie Woche für Woche tolle Tipps kennen.



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