Online arbeiten – 4 Impulse für das einfache, sichere und profitable Teamworken im Netz

3. Juli 2020

Frei zu arbeiten, online zu arbeiten, können sich viele Menschen immer besser vorstellen. Unabhängig vom Standort und unabhängig von vorgegebenen Bürozeiten – eben genau dann, wenn sie selbst ihre produktivste Zeit haben. Was für Selbstständige gilt, könnte in Nach-Corona-Zeiten nun auch ein gängiges Modell für Büroangestellte werden. Denn immer mehr Führungskräfte erkennen die Vorteile selbstbestimmten Arbeitens von Zuhause. Solch ein Konzept bringt ein Plus für die Work-Life-Balance der Mitarbeiter, außerdem macht es Firmen attraktiver für die Generation Y, die die Vereinbarkeit von Familie, Selbstverwirklichung und Karriere fordert. Und die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigert bekanntlich die Effizienz des Unternehmens.

Worauf es beim Online-Arbeiten ankommt

Damit Unternehmen wie Mitarbeiter etwas von der Digitalisierung haben, müssen längerfristig die entsprechenden Strukturen geschaffen werden, damit die Angestellten via Internet arbeiten können. Zum anderen sollten die Mitarbeiter die verschiedenen virtuellen Möglichkeiten auch nutzen. Ich habe mit meinen 4 Impulsen die einfachen Optionen zum Online-Arbeiten zusammengestellt, denn sie bereichern das Leben unglaublich. Also: falls Sie noch nicht dabei sein sollten – jetzt wird es Zeit!

Online arbeiten im Team macht Spaß und bietet zahlreiche Vorteile für das gesamte Unternehmen.

Impuls 1: Nutzen Sie von überall die „Datenwolke“

Beim Cloud Computing ist die IT-Infrastruktur nicht mehr auf dem lokalen Rechner installiert, sondern in einer „Datenwolke“. Im Jahre 2018 legten viele Unternehmen große Teile ihrer Software-Landschaft bereits in die Cloud – als Mitarbeiter nutzen Sie diese bereits mit.

Haben Sie dabei auch schon an einfache – aber eben auch einfach effiziente – Tools wie diese gedacht:

  • OneDrive und Microsoft 365 arbeiten als Cloud-Anwendungen optimal miteinander. Sie nutzen die Ihnen bekannten Büroanwendungen wie MS Word oder MS Excel, haben Ihre Daten aber überall zur Verfügung – wo immer Sie online gehen und egal, ob auf Notebook, Smartphone oder Tablet.
  • Google doodle: Sie wollen schnell einen Termin für ein Meeting abstimmen – oder gleich die regelmäßigen Treffen für das ganze Quartal? Google doodle ist Ihr kleines Effizienztool für den Abstimm-Sprint in Sachen Termine.

Impuls 2: Profitieren Sie von digitalen Personal-Kanbans

Mit Personal-Kanban wird Ihre Arbeit – kurz gesagt – bildlich dargestellt und nach Machbarkeit begrenzt. Nach genau diesem Prinzip funktionieren die digitale persönliche Kanban-Softwares Planner, Trello oder Pinnery:

Planner  ist ein Programm von Microsoft. Die Kanban-Anwendung arbeitet mit sogenannten Buckets, die dabei helfen Aufgaben zu gruppieren. Innerhalb der einzelnen Aufgaben lassen sich Listen erstellen, Dateien verlinken und Kommentare schreiben. Diagramme und der Kalender visualisieren den Projektfortschritt. Besonders nützlich ist die Funktion Aufgaben nach Personen zu filtern. So kann man alle eigenen Aufgaben, oder die Aufgaben eines Kollegen mit einem Klick einsehen. Damit erleichtert der Planner sowohl die Teamarbeit als auch den eigenen Workflow.

Trello ist eine im Webbrowser laufende Kanban-Anwendung, mit der Sie auf „Boards“ zusammen mit anderen Teilnehmern Listen erstellen. Diese Listen bearbeiten Sie beliebig und versehen sie mit Checklisten, Anhängen, Terminen usw. Trello sieht hübsch aus, ist einfach zu bedienen – und funktioniert auch auf Smartphone oder Tablet. Die Grundversion ist kostenfrei.

Pinnery arbeitet nach demselben Prinzip mit noch mehr Funktionen. Es bietet z. B. eine zusätzliche Chat-Funktion zu einzelnen Boards, jedes Teammitglied sieht live, wie der Stand der Dinge ist – und man kann Aufgaben definieren, die erst dann „frei zum erledigen“ werden, wenn eine zuvor definierte Aufgabe erledigt ist. So lässt sich sogar ein bedingter Workflow digital gestalten – und online arbeiten wird zur echten Bereicherung.

Wenn Sie nicht wissen, wie ein Kanban-System – in analoger Form – aussieht, können Sie das in meinem Blogbeitrag nachlesen.

Impuls 3: Entdecken Sie OneNote als den Alleskönner

OneNote müssen Sie sich als einen riesigen, digitalen, in der Cloud speicherbaren Ordner bzw. ein großes Notizbuch vorstellen, das Ihre untergeordneten geschäftlichen, privaten, geteilten Notizbücher speichert. Diese Notizbücher wiederum unterteilen Sie in einzelne Abschnitten und die Abschnitte wiederum in beliebig viele, gestaltbare Seiten. Der Vorteil: Sie haben jederzeit sämtliche Ihrer Notizen voll im Griff und alle Änderungen sind sofort für alle Teilnehmer, mit denen Sie Notizbücher teilen, sofort sichtbar.

Eine grundsätzliche Einführung – wenn Sie OneNote noch nicht kennen – sehen Sie hier im Video:

Extra-Tipps, um mit OneNote von jedem beliebigen Ort aus effizient zu arbeiten:

  • OneNote im Team nutzen: Von der Terminierung von Meetings, über das digitale Verteilen von Protokollen, bis hin zur Generierung von To-Dos direkt aus OneNote – Mit OneNote befinden Sie sich auf der Überholspur. Weitere Optionen dieses digitalen Tausendsassas: Der Aufbau einer gemeinsamen Wissensdatenbank zu einem speziellen Thema, wie auch die gemeinsame Ideensammlung zu einem Betriebsevent – die Kooperation ist effizient und macht einfach Spaß.
  • Direkt Aufgaben aus OneNote heraus zuweisen – etwa nach Meetings: Wenn Sie Ihr Meeting mit OneNote protokollieren, können Sie 1. die Notizen an alle Teilnehmer verteilen und 2. die To-Dos sofort als Aufgaben in Outlook „einspeisen“. Wenn Sie dann noch Ihr Besprechungsprotokoll mit Ihrem Termin in Outlook verknüpfen, schalten Sie für Ihre Team-Meetings einen wahren Effizienz-Turbo ein. Sie sehen: So easy kann online arbeiten heute gehen!
  • Per Handy-Foto Notizen in OneNote machen: Sie sind unterwegs und wollen Besprechungsnotizen in Ihr OneNote-Notizbuch aufnehmen? Oder eine Spesen-Quittung? Die kleine App Office Lens lädt die Fotos in OneNote hoch – und Sie können diese genau dort einstellen, wo Sie sie benötigen. Das Tolle: Office Lens beschneidet und optimiert die Bilder hinsichtlich der Lesbarkeit.

Hier stelle ich Ihnen die kostenlose App vor.

Wie lautete nochmal der Code? Beim Online Arbeiten mit mehreren Geräte empfiehlt sich ein Passwort-Manager.

Impuls 4: Sichern Sie sich Ihre Codes online mit dem Passwort-Manager

Kein Mensch kann sich sichere Passwörter wirklich merken – eine Kombination aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Deshalb verwundert es nicht, dass auf den Hitlisten der Passwörter, die Cyberkriminelle aus den Tiefen des Internets fischen, so simpel-absurde Passwörter wie „123456“ oder „password“ auftauchen…

Die Lösung: Ein Passwort-Manager. Damit legen Sie in der Regel ein Master-Passwort an – und alle weiteren Passwörter werden dann vom Manager nach einmaligem Eintrag verwaltet – z. B. verschlüsselt auf Ihrer Festplatte oder auch direkt in der Cloud, optimal, wenn Sie eben online arbeiten.

Einige Passwort-Manager können Sie sich hier ansehen:

Securesafe
Ascendo
Lastpass
Keychain2Go

Extra-Tipp: Online-Arbeiten mit OneDrive

Übrigens: Mit OneDrive lassen sich Ihre OneNote Notizbücher ganz einfach synchronisieren. Wie das funktioniert erfahren Sie in meinem kostenloses eBook „Flexibel Arbeiten mit OneDrive“. Dort erhalten Sie außerdem wertvolle Tipps, die Ihnen den Start mit One-Drive erleichtern.

Was sind Ihre Erfahrungen mit dem Online-Arbeiten?

Haben Sie das Online Arbeiten schon für sich entdeckt – und welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht? Schreiben Sie mir, ich freue mich auf Ihre Post.



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