Smart arbeiten – online arbeiten: 5 digitale Impulse für effizienzstrotzende „Bürohengste“ – Teil 1



Im Unternehmen, im Home Office, unterwegs im Zug, nach Feierabend – oder mal schnell im Urlaub: man muss kein digitaler Nomade sein, um für den ganz normalen Büroalltag von den Segnungen der Digitalisierung zu profitieren.

Frei zu arbeiten, online zu arbeiten, können sich viele Menschen immer besser vorstellen – unabhängig vom Standort – und genau dann, wenn sie selbst produktive Zeit haben – auch als Büroangestellter. Führungskräfte erkennen zum Glück auch die Vorteile selbstbestimmten Arbeitens. Denn so ein Konzept bringt ein Plus für die Work-Life-Balance der Mitarbeiter und macht Firmen attraktiver für die Generation Y, die die Vereinbarkeit von Familie, Selbstverwirklichung und Karriere fordert. Und das wiederum steigert die Effizienz des Unternehmens.

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Führungskräfte erkennen zum Glück auch die Vorteile selbstbestimmten Arbeitens.

Damit aber alle was von der Digitalisierung haben – Unternehmen und Mitarbeiter – müssen natürlich einerseits die entsprechenden Strukturen für Mitarbeiter geschaffen werden, damit sie überhaupt online arbeiten können. Andererseits müssen die Mitarbeiter diese Möglichkeiten auch nutzen. Für genau diese Mitarbeiter habe ich hier einmal die einfachen Optionen zum online Arbeiten zusammengestellt, die das Leben unglaublich bereichern. Also: wenn Sie noch nicht dabei sind – jetzt wird es Zeit ...

Lassen Sie sich ermuntern – von meinen Impulsen für „mehr Digitalien im Büro“:

Impuls #1: Nutzen Sie die Cloud

In 2018 legen viele Unternehmen große Teile ihrer Software-Landschaft bereits in die Cloud – von Microsoft Office 365 über Buchhaltungs-SaaS bis hin zu weiteren Anwendungen. Als Mitarbeiter nutzen Sie die Cloud dort bereits mit.

Haben Sie dabei auch schon an einfache – aber eben auch einfach effiziente – Tools wie diese gedacht:

  • OneDrive und Office 365: OneDrive und Office 365 arbeiten als Cloud-Anwendungen optimal miteinander. Sie nutzen die Ihnen bekannten Büroanwendungen wie MS Word oder MS Excel, haben Ihre Daten aber überall zur Verfügung – wo immer Sie online gehen. Egal auf welchem Arbeitsgerät – Ihrem Notebook, Ihrem Smartphone oder Tablet.
  • google doodle: Sie wollen schnell einen Termin für ein Meeting abstimmen – oder gleich die regelmäßigen Treffen für das ganze Quartal? Google doodle ist Ihr kleines Effizienztool für den Abstimm-Sprint in Sachen Termine.

Impuls #2 Nutzen Sie digitale persönliche Kanban-Software – wie Trello oder Pinnery

Personal-Kanban ist eine Methode, Ihre eigenen Prozesse sinnvoll zu visualisieren – um sie zu verbessern. Tag für Tag. Und ein persönliches System für Ihren Workflow zu etablieren. Das funktioniert auch in Digitalien wunderbar – und darüber hinaus auch sehr gut im Team.

Wenn Sie nicht wissen, wie ein Kanban-System – in analoger Form – aussieht: lesen Sie hier, wie das Prinzip funktioniert

  • Trello: Trello ist eine im Webbrowser laufende Kanban-Anwendung, mit der Sie auf „Boards“ zusammen mit anderen Teilnehmern Listen erstellen. Diese Listen bearbeiten Sie beliebig und versehen sie mit Checklisten, Anhängen, Terminen und mehr. Trello sieht hübsch aus, ist einfach zu bedienen – und funktioniert auch auf Smartphone oder Tablet. Und ist außerdem kostenfrei in der Grundversion.
  • Pinnery: Pinnery arbeitet nach dem gleichen Prinzip wie Trello – bietet aber noch mehr Funktionen – und der Entwickler ist ein deutsches Unternehmen, dessen Server Ihre Daten in Deutschland speichern. Es bietet z. B. eine zusätzliche Chat-Funktion zu einzelnen Boards, jedes Teammitglied sieht live, wie der Stand der Dinge ist – und man kann Aufgaben definieren, die erst dann „frei zum erledigen“ werden, wenn eine zuvor definierte Aufgabe erledigt ist. So lässt sich sogar ein bedingter Workflow digital gestalten – und online arbeiten wird zur echten Bereicherung. Und das Beste: pinnery kostet in der kommerziellen Version schlappe 12 Euro – im Jahr! (Stand: Januar 2018).

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Die Möglichkeit von überall her unterwegs online zu arbeiten, auf sein eigenes Kanban-System per Tablet, Smartphone oder Laptop zuzugreifen, ist phantastisch – nicht wahr?

Mehr Auswahl? Hier finden Sie eine Anlaufstelle für eine Fülle weiterer Kanban-Tools neben Pinnery oder dem überaus bekannten Trello.

Impuls #3: Nutzen Sie OneNote – den digitalen Tausendsassa für die mobile Arbeit im Team und für Sie

OneNote ist eine Notizbuch-Software die auf den meisten PCs in Ihrem Büro automatisch mitinstalliert wird, wenn Sie das MS Office-Paket auf den Rechner aufspielen. OneNote ist hervorragend integriert in die anderen MS Produkte wie Windows oder Outlook. Unter uns: mir scheint OneNote das effizienteste unter den am meisten vernachlässigten Standard-Software-Tools zu sein, die Sie für Ihre tägliche Büroarbeit neben MS Outlook als Kalender- und E-Mail-Software benutzen können.

Sie lieben es, digital zu arbeiten – nach Ihren Vorstellungen? Auch als „Bürohengst“? Dann nutzen Sie diese Ideen... Klick um zu Tweeten

Warum OneNote so gut ist, dass ich es gerne als Papier 2.0 bezeichne, erfahren Sie hier.

Dabei müssen Sie sich OneNote als einen riesigen, digitalen, in der Cloud speicherbaren Ordner bzw. ein großes Notizbuch vorstellen, das Ihre untergeordneten geschäftlichen, privaten, geteilten Notizbücher speichert. Diese Notizbücher wiederum unterteilen Sie in einzelne Abschnitten und die Abschnitte wiederum in beliebig vielen, gestaltbare Seiten je Notizbuch. Ihr Vorteil: Sie haben jederzeit sämtliche Ihrer Notizen voll im Griff. Und alle Änderungen sind sofort online – und z. B. für alle Teilnehmer, mit denen Sie Notizbücher teilen, sofort sichtbar.

Eine grundsätzliche Einführung – wenn Sie OneNote noch nicht kennen – sehen Sie hier im Video:

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Hier kommen meine Tipps, wie Sie OneNote sinnvoll nutzen, um mobil, im Büro, im Team oder von jedem anderen beliebigen Ort aus effizient arbeiten.

1. OneNote im Team nutzen: Teams profitieren enorm von OneNote. Egal, ob Sie mit Einladungen und Terminierung von Meetings über MS Outlook Besprechungen planen, Protokolle digital verteilen oder Todos direkt aus OneNote generieren – die Teilnehmer direkt als Aufgabe in Outlook übernehmen – OneNote bringt Sie auf die Überholspur. Auch der Aufbau einer gemeinsamen Wissensdatenbank zu einem speziellen Thema funktioniert ebenso blendend wie die gemeinsame Ideensammlung zu Karnevalsfeier oder Betriebsevent – die digitale Zusammenarbeit ist effizient und macht einfach Spaß.

Noch mehr Impulse fürs online Arbeiten mit dem nützlichen Tool OneNote, das Sie unbedingt in Ihren mobilen Büroalltag aufnehmen sollten sowie weitere digitale Impulsen lesen Sie hier – in Teil 2 von Smart arbeiten – online arbeiten: 5 digitale Impulse für effizienzstrotzende „Bürohengste“.

Für das digitale Arbeiten habe ich auf youtube noch weitere Infos für Sie zusammengetragen – zum aufgeräumten Schreibtisch, OneNote oder Digitalisierung und Effizienz. Schauen Sie einfach mal vorbei - hier auf unserem digitalen youtube-Kanal – und klicken Sie Abonnieren. Es lohnt sich.





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