Smart arbeiten – online arbeiten: 5 digitale Impulse für effizienzstrotzende „Bürohengste“ – Teil 2



Sie arbeiten natürlich schon digital. Auch in Ihrem Büro. Deshalb werden Sie vieles von meinen Impulsen bereits kennen. Auch als digitaler „Bürohengst“, sprich wenn Sie online arbeiten. Aber ich bin mir sicher: wenn Sie nur einen einzigen neuen Impuls umsetzen – werden Sie noch erfolgreicher. Und damit hat sich die Lesezeit ja schon gerechnet – denn jede weitere Verbesserung ist schon „Kaizen“. Und jeder Impuls, den Sie konsequent verfolgen und umsetzen, spart Ihnen bei der weiteren Arbeit sehr, sehr viel Zeit wieder ein.

Sie haben Teil 1 schon gelesen? Wenn nicht – hier finden Sie ihn: Smart arbeiten – online arbeiten: 5 digitale Impulse für effizienzstrotzende „Bürohengste“ – Teil 1. Er behandelt die folgenden Themen:

  • Impuls #1: Nutzen Sie die Cloud
  • Impuls #2 Nutzen Sie digitale persönliche Kanban-Software – wie Trello oder Pinnery
  • Impuls #3: Nutzen Sie OneNote – den digitalen Tausendsassa für die mobile Arbeit im Team und für Sie

Und jetzt geht es direkt weiter – mit:

Impuls #4: Weitere Tipps zu: OneNote – dem digitalen Tausendsassa für die mobile Arbeit im Team und für Sie OneNote ist toll fürs Team – aber auch für Ihre „Stillarbeit“.

  • PDFs in OneNote einbinden – und handschriftliche Notizen daran vornehmen: Wenn Sie OneNote auf einem Tablet benutzen – z. B. das Surface von Microsoft – und dafür auch den Surface Stift – oder einen vergleichbaren – einsetzen, können Sie PDF-Dokumente bequem in OneNote hochladen und anschließend Ihre handschriftlichen Anmerkungen darauf machen. Unterstreichen Sie, kringeln Sie ein, machen Sie Bemerkungen oder nutzen Sie den guten alten Textmarker, um zu korrigieren und zu ergänzen wie Sie es vom Analogen her gewohnt sind. Anschließend erhalten Mitarbeiter das PDF von Ihnen zur weiteren Bearbeitung zurück.

online-arbeiten-teil-2-pdf-onenote-mitarbeiter
So einfach gehts!

Hier sehen Sie, wie Sie ein PDF in OneNote einfügen.

  • Direkt Aufgaben aus OneNote heraus zuweisen – z. B. nach Meetings: Sie kennen das – aus den Topics eines Meetings entstehen To-dos. Und dieses To-dos gehen an unterschiedliche Mitarbeiter. Wenn Sie Ihr Meeting mit OneNote protokollieren, können Sie sowohl die Notizen an alle Teilnehmer verteilen als auch die To-dos sofort als Aufgaben in Outlook „einspeisen“. Wenn Sie jetzt noch Ihr Besprechungsprotokoll zuvor mit Ihrem Termin in Outlook verknüpfen, schalten Sie für Ihre Team-Meetings einen wahren Effizienz-Turbo ein. Sie sehen, so kann online arbeiten heute gehen.

Meetings, Protokolle, Cloud? Online arbeiten hat viele Vorteile – z. B. mit OneNote. Mehr darüber im 2. Teil meiner Ratgeberserie. Klick um zu Tweeten

Wie Sie mit OneNote Ihre Meetings für alle Team-Mitglieder effizient vorbereiten, das Protokoll führen und Aufgaben direkt für Ihr Outlook erstellen, erfahren Sie hier.

  • Per Handy-Foto Notizen in OneNote machen: Sie sind unterwegs und wollen Besprechungsnotizen in Ihr OneNote-Notizbuch aufnehmen? Oder eine Spesen-Quittung? Mit der kleinen App Office Lens können Sie dies komfortabel tun. Sie lädt die Bilder in OneNote hoch – und Sie können diese dort einstellen, wo Sie sie benötigen. Das Tolle: Office Lens beschneidet und optimiert die Bilder hinsichtlich der Lesbarkeit.

Hier gibt’s eine kleine Einführung, wie Sie mit Office Lens arbeiten.

online-arbeiten-teil-2-handy-foto-onenote
Mit der App Office Lens einfach Bilder mit deinem Handy machen und direkt an OneNote schicken.

Impuls #4: Nutzen Sie einen Passwort-Manager

Digitalien braucht Datenschutz. Aber: Kein Mensch kann sich sichere Passwörter wirklich merken – eine Kombination aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Deshalb verwundert es nicht, dass auf den Hitlisten der Passwörter, die Cyberkriminelle aus den Tiefen des Internets fischen, so „erschreckende“ Passwörter ganz vorne auftauchen wie „123456“, „password“ oder „qwerty“.

Sind die Cloud und das Internet – und auch die allgemeine Digitalisierung – auch insgesamt ein großer Segen, so gilt dort nach wie vor: Hier schlafen auch die bösen Buben nicht. Mit einem Passwortmanager schließen Sie bequem und auf Dauer diese Kriminellen aus von Ihren Daten, Kontonummern oder Passwörtern.

Das Prinzip: so funktioniert ein Passwort-Manager:

Mit einem Passwort-Manager legen Sie in der Regel ein Master-Passwort an – und alle weiteren Passwörter werden dann vom Manager nach einmaligem Eintrag verwaltet – z. B. verschlüsselt auf Ihrer Festplatte oder auch direkt in der Cloud, optimal, wenn Sie eben online arbeiten. Viele Passwort-Manager können Online-Daten heute sogar eigenständig ausfüllen – mit speziellen Apps sogar von unterwegs auf Smartphone oder Tablet.

Einige Passwort-Manager können Sie sich hier ansehen:
www.securesafe.com/de/
www.ascendo-inc.com/DataVault.html
www.lastpass.com
www.jinx.de/Keychain2Go.html

Kennen Sie schon Teil 1 unserer kleinen Ratgeberserie „Online arbeiten“? Oder unseren youtube-Kanal? Hier gibt’s noch mehr zu entdecken rund um digitale Themen. Schauen Sie einfach mal vorbei - hier auf youtube – und klicken Sie Abonnieren. Sie werden staunen.



Schlagwörter: ,


Das könnte Sie auch interessieren...

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.