OneNote: was ist das eigentlich?

1. April 2020

Fragte ich jemanden: „Verwendest Du OneNote?“ kam häufig als Antwort „OneNote – was ist das denn?!“ oder „Hab‘ ich schon mal gehört, nie genutzt!“ oder auch „Einmal angesehen, gleich deinstalliert.“ Der Grund dafür: Wer die Software einfach probehalber startete, fand nicht unbedingt auf Anhieb heraus, was damit anzufangen ist.

Erst als die digitale Transformation näher rückte und Kollaboration zum Schlagwort wurde kam OneNote aus seinem Schattendasein heraus. Das verwundert, denn es ist ausgesprochen vielseitig zu verwenden und obendrein schon seit der Version 2007 Bestandteil der Microsoft-Office-Suite.

Wer das Programm einmal in seine Arbeitsabläufe eingebunden hat, möchte es nicht mehr hergeben. Meine Antwort auf: OneNote – was ist das eigentlich? lautet meistens etwa so: OneNote ist die Perle unter den Office-Anwendungen, ein wahrer Funktionstausendsassa. OneNote ist (m)eine digitale Gehirnerweiterung. Das am meisten unterschätzte Office-Programm. Informations-Management-Zentrale. Hightech-Notizzettel. Allrounder und Office-Tauschbörse. Ein tolles Produktivitätstool. Teamplayer. Einkaufsbegleiter, Reiseplaner, To-do-Liste… Bestimmt fallen jedem OneNote-Benutzer noch viel mehr Punkte ein, die man der Anwendung zuschreiben kann. Verblüffend: Egal welche genannt werden, sie treffen alle zu…

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Abbildung 1 OneNote: Was ist das genau? Es ist Ihr digitales Helferlein!

Inhaltsverzeichnis

1. Wozu OneNote?”
2. OneNote: So funktioniert es
3. 7 Gründe, die für OneNote sprechen
4. Smartes Alleskönner-Programm
5. Video Büro-Kaizen digital: OneNote Tutorial 2020

Wozu OneNote?

Ziemlich vereinfacht kann man die Frage “OneNote – was ist das?” so klären: OneNote ist ein Notizprogramm. Es ist ein Ort, an dem man alle Informationsschnipsel des Alltags sammelt. Textnotizen wie Protokolle, Unterlagen fürs Meeting, Angaben für Bestellungen wie Kundennummer, Produktdaten, Lieferantenname, eine Skizze des Anreisewegs zum Kunden, Projektideen, Geschäftsreiseplan, Aufgabenliste, eingescannte Belege, digitale Klebezettel, PDFs, Internetfundstücke von Websites, Bilder, E-Mails, Arbeitsanleitungen, Videos, Audioaufnahmen, Handschriftliches, Telefonvermerke, Dokumente – alles, was Sie tippen, zeichnen, aufnehmen, scannen oder irgendwie am Bildschirm erscheinen lassen können. Doch OneNote ist nicht nur ein Sammelort. Es bietet eine schnelle und einfach zu nutzende Suchfunktion, so dass Sie Inhalte fix wieder parat haben. Wer mag, speichert Notizen in der Microsoft Cloud OneDrive und kann sie anschließend mit anderen Geräten wie dem Laptop oder dem SmartPhone synchronisieren. Das klappt sogar zeitgleich mit mehreren Personen – übrigens selbst ohne Cloud innerhalb eines lokalen Netzwerks.

OneNote: So funktioniert es

Wie organisiert man Informationen in OneNote? Das Programm kann beliebig viele Notizbücher auf-nehmen. Jedes ist in Abschnitte unterteilt, die wiederum Seiten enthalten. Das ist schon die Grundstruktur! Falls man das Programm im Laufe der Zeit intensiv nutzt, kann man noch feinere Unterteilungen vornehmen, etwa durch Abschnittsgruppen, Unterseiten oder Gliederungen. OneNote gleicht im Aufbau also einem Papier-Notizbuch oder dem populären Leitzordner mit Register-Unterteilung. Verwenden Sie OneNote sind Sie die Zettelwirtschaft und die damit verbundenen Probleme schnell los: Keine Postit’s, die den Monitor zupflastern. Und keine einzelnen Zettel mehr, die sich just im Augenblick des nötigen Zugriffs in Wohlgefallen aufgelöst haben.

Einen Überblick zu den wichtigsten OneNote-Elementen liefert Ihnen die folgende Abbildung:

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Abbildung 2 So sieht die Programm-Oberfläche von OneNote (Desktop-Version) aus.

Tipp: Haben Sie mehrere Notizbücher, sollten Sie diese anheften. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil hinter dem Notizbuchnamen und dann auf die zu sehende Pin-Nadel. Vorteil: Die vorhandenen Notizbücher erscheinen dauerhaft in einer Auflistung am linken Fensterrand. Per Mausklick wählen Sie eines aus bzw. navigieren durch verschiedene hindurch.

7 Gründe, die für OneNote sprechen

OneNote ist dem Klassiker Papier haushoch überlegen. Gegenüber einem „normalen“ Notizbuch besitzt es eine Reihe sinnvoller Funktionen, die das Informationsmanagement erheblich erleichtern. Das Programm bietet Ihnen einige Schmankerl:

1. In OneNote geht Ihnen das Papier nie aus. Es ist endlos. Inhalte platzieren Sie per Klick irgendwo auf die Seite. Bei Bedarf können sie Ihre Vermerke bequem umplatzieren. Etwas an einer Stelle vergessen? Statt Sternchen und dazu gequetschte Ergänzung am Papierende schieben Sie in OneNote einfach benötigten Zwischenraum ein. OneNote-Seiten haben keinerlei Größenbeschränkung und sind so dem Papier funktional voraus.

2. OneNote speichert automatisch. Verlassen Sie bspw. eine Seite springt der Automatismus an. Zudem gibt es im Hintergrund Sicherungskopien und eine Versionsverwaltung – Sie sind notiz-technisch auf der sicheren Seite und können auf Wunsch Notizen auch auf den vorherigen Stand zurücksetzen.

3. Links zu Notizen – eine praktische Sache! Das gelingt innerhalb von OneNote selbst, also mit verschiedenen Notizbüchern, Abschnitten, Seiten oder Absätzen und auch zu externen Dateien auf dem PC. Bauen Sie auf diese Weise ganze Wissens-Bibliotheken oder Wikis auf.

4. Inhalte von Webseiten: neben der www-Adresse sind Titel und Inhalte bzw. Auszüge möglich – im originalen Design. Sie erreichen eine einmal recherchierte Website bequem mit einem Mausklick, OneNote erkennt die URL und fügt diese mit ein.

5. OneNote erkennt bei der Suche sogar Stichworte innerhalb von Bildern. Sind Dokumente gescannt oder Sie haben Screenshots genutzt wird Ihnen der Text daraus als Suchergebnis präsen-tiert.

6. Zusammenarbeit wird groß geschrieben. Teilen Sie Notizbücher mit anderen. Sie können mit mehreren Teammitgliedern Projekte planen, Brainstorming betreiben oder Aufzeichnungen be-arbeiten – nahezu in Echtzeit. Und auch das Teilen mit anderen Anwendungen – nicht nur aus der Office-Familie ist wirklich kinderleicht. Es klappt meistens auf Knopfdruck. Findet sich kein Symbol, nutzt man den mitinstallierten OneNote-Drucker, der Inhalte auf eine virtuelle Notizbuchseite ausgibt.

7. Weiteres Plus: Der geräteübergreifende Zugriff – von jedem Ort aus. Änderungen in Notizen erscheinen auf allen verwendeten Geräten, wenn die Inhalte in der Cloud oder auf Sharepoint abgelegt wurden. Sogar Rechner ohne eine OneNote-Installation bleiben dabei nicht außen vor: Verwenden Sie die OneNote Webversion im Browser. Sie erreichen das Programm über Ihr OneDrive bzw. ein Microsoft-Konto.

Smartes Alleskönner-Programm

Fragt Sie demnächst vielleicht ein Kollege oder guter Bekannter: „OneNote – was ist das und wozu ver-wendest Du es eigentlich?“ bleiben Sie ihm die Antwort sicher nicht schuldig. Und vielleicht geraten Sie sogar ins Schwärmen, weil Sie den genialen Allrounder mittlerweile für sich selbst entdeckt haben und Ihre Arbeit damit produktiver, umweltfreundlicher und effizienter erledigen als Sie es sich bisher vorstel-len konnten.

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