OneNote OneDrive: Notizbücher, ab in die Wolke.




Die zunehmend digitalisierte und vernetzte Welt macht auch vor Notizen nicht halt. Und das ist gut so! Stellen Sie sich mal vor was es für Sie bedeuten würde, wenn Sie jeder Zeit und jeden Orts Zugriff auf Ihre wichtigen Unterlagen hätten und dadurch schnell auskunftsfähig wären. Ohne dabei stundenlang in Ordnern zu wälzen und Ihre Zeit mit Suchen zu verbringen. Das wäre ein Effizienz-Turbo für Ihre Arbeit, der nicht zu bremsen wäre. OneNote in Kombination mit OneDrive kann das alles schon heute wahr werden lassen. Durch geteilte Notizbücher können Sie von jedem Endgerät aus auf Ihre Unterlagen zugreifen. Mit dem Smartphone, mit dem iPad, mit einem PC oder mit einem Notebook. Und Sie sind nur wenige Mausklicks davon entfernt. Aber erfahren Sie gleich mehr.

OneNote ist in der Wolke am glücklichsten. OneDrive macht’s möglich. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem?

Lokale Notizbücher können Sie nur alleine nutzen. Dadurch entgeht Ihnen der Effizienz-Sprung, der durch Team-Notizbücher entsteht. Mit geteilten Notizbüchern über OneDrive haben alle freigegebenen Kollegen Zugriff auf Ihre oder gemeinsam erstellte Informationen. Das macht nicht nur Ihre Arbeit wesentlich effizienter, sondern auch die der Kollegen. Da alle den gleichen Wissenstand haben und zum gemeinsamen Wissensstand beitragen. Lesen Sie in folgendem Beitrag, wie das Erstellen von OneDrive Notizbüchern geht und wie Sie Ihre Kollegen für das gemeinsame Notizbuch berechtigen können.

So funktioniert es: OneNote OneDrive anlegen und teilen

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OneNote OneDrive – Schritt 1: Notizbuch in OneDrive anlegen

Um ein neues Notizbuch in OneDrive anzulegen, klicken Sie auf den Menüpunkt „Datei“. Anschließend auf „Neu“ [1], und dann auf „OneDrive – Persönlich“ [2]. Vergeben Sie nun einen „Notizbuchname“ [3] und bestätigen Sie die Eingabe mit Klick auf „Notizbuch erstellen“ [4]. Schon haben Sie ein neues Notizbuch in OneDrive angelegt und können es beliebig mit Kollegen oder externen Partnern teilen.

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OneNote OneDrive – Notizbuch in OneDrive anlegen

OneNote OneDrive – Schritt 2: Notizbuch-Freigabe einrichten

Um ein Notizbuch das auf OneDrive gespeichert ist mit Ihren Kollegen zu teilen, klicken Sie im Menü auf „Datei“. Anschließend wählen Sie „Freigeben“ und dann „Für Personen freigeben“.

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OneNote OneDrive – Notizbuch-Freigabe einrichten

OneNote OneDrive – Schritt 3: Freigabeberechtigungen wählen

Auf der rechten Seite Ihres Freigabefensters sehen Sie nun die Möglichkeiten, wie Sie Kollegen einbinden können. Über das E-Mail-Feld [1] können Sie direkt die E-Mail-Adressen Ihrer Kollegen eintragen. Oder Sie wählen diese alternativ aus Ihren Outlook-Kontakten aus [2]. Das hat den Vorteil, dass Sie sich die Tipp-Arbeit sparen und Tipp-Fehler bei der E-Mail-Adresse vermeiden. Hier zeigt sich wieder das Potenzial in der Kombination aus OneNote und Outlook. Über das Berechtigungsfeld [3] können Sie wählen, ob die zur Freigabe vorgesehenen Benutzer das Notizbuch bearbeiten oder nur lesen können. Schreiben Sie anschließend noch eine kurze Nachricht für die Freigabe-E-Mail [4]. Damit Ihre Kollegen wissen, wer was für Sie freigegeben hat. Abschließend klicken Sie auf „Freigeben“ [5]. Es wird dann eine E-Mail mit den Freigabeinformationen an Ihre Kollegen gesendet. Ab dem Zeitpunkt haben diese dann auch Zugriff auf das geteilte Notizbuch.

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OneNote OneDrive – Freigabeberechtigungen wählen

Extra Tipp

Sie können die erteilten Berechtigungen auch jederzeit wieder anpassen oder freigegebene Benutzer komplett aus der Freigabe-Liste entfernen. Das Ganze funktioniert ebenfalls über das Fenster „Notizbuch freigeben“. Am unteren Bildschirmabschnitt sehen sie dort alle Benutzer mit ihren Berechtigungen, die für das jeweilige OneNote-Notizbuch freigegeben sind. Klicken sie mit der rechten Maustaste auf den Benutzer, dessen Berechtigungs-Status Sie ändern möchten. Anschließend wählen Sie im Kontextmenü entweder „Benutzer entfernen“ oder „Berechtigung ändern…“. Schon haben Sie die Anpassungen vorgenommen.

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OneNote OneDrive – Berechtigungen ändern

Darauf kommt es an

Speichern Sie Ihre Notizbücher in OneDrive. Dann können Sie die volle Effektivität von OneNote im Team nutzen, indem Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen an Notizbüchern arbeiten. Das spart Ihnen Arbeitszeit und bindet Kollegen in die Digitalisierung des Büros mit ein.

Und Sie?

Wo legen Sie Ihre OneNote-Notizbücher ab? Und wie teilen Sie diese mit Ihren Kollegen? Schreiben Sie mir Ihre Erfahrungen, Tipps und Tricks. Ich freue mich über jeden Kommentar.
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