Office Manager Aufgaben – 8 effektive Tipps für den Multi-Tasking-Bereich

12. März 2020

Ein Office Manager zeigt jeden Tag, wie Büro geht: von den ganz kleinen Aufgaben bis zu den ganz großen. Er nimmt Telefonate entgegen, kann aber notfalls auch den Vorgesetzten in Kunden-Meetings vertreten. Die Pflege des Zeiterfassungssystems gehört zu den Basics seines Jobs, und wenn es in punkto Anforderungen mal brennt, beweist der Office-Manager eine hohe Stressresistenz. Zu den typischen Tasks des Berufs zählen Organisation und Koordination von Büroabläufen, Empfang, Archivierung, Buchhaltung und die Vorbereitung von Besprechungen.

Der Office-Manager muss kein Alleskönner sein, aber einer, der alles entspannt übernimmt.

Entspannt zu arbeiten meint: Die wichtigen Dinge zur richtigen Zeit zu tun, um dann für die wirklich wichtigen Dinge Zeit zu haben. Das ist auch unsere Philosophie bei Büro Kaizen.

Arbeiten im richtigen Zeitrhythmus: So lassen sich Office Manager Aufgaben leicht bewältigen

Für Office Manager gilt: Der richtige Umgang mit der E-Mail-Flut schafft Klarheit und reduziert Stress

Um zu erfahren, wie sich im digitalen Zeitalter die Arbeitswelten verändern, hat die tempus GmbH zuletzt 2018 eine große Studie durchgeführt, die u.a. verdeutlichte, dass sich ein Drittel der Befragten allein vom Abrufen ihrer Emails gestresst fühlen.

Das muss nicht sein – um diesen Stress-Faktor beim Büromanagement zu beenden, verraten wir Ihnen 5 effektive Tipps zum Verfassen und Verarbeiten von E-Mails:

Tipp 1: Kein „E-Mail-Pingpong“ mehr. Bestimmen SIE das Tempo von E-Mails, indem Sie Benachrichtigungen und Töne in Ihrem Outlook ausschalten. Stattdessen checken Sie den Nachrichteneingang z. B. blockweise dreimal pro Tag oder alle zwei Stunden. So werden Sie nicht mehr von eingehenden E-Mails abgelenkt.

Tipp 2: Klare Betreffzeile. Wenn Sie dagegen vom Adressaten eine rasche Antwort wünschen, dann machen Sie in der Betreffzeile den Inhalt schon deutlich. Beispiel: „Bitte Terminvorschlag für Treffen!“

Tipp 3: Ein Thema pro E-Mail. Fassen Sie sich kurz in Ihren E-Mails und sprechen Sie besser nur ein Thema an. Verschicken Sie lieber fünf kurze Messages als eine lange E-Mail mit vielen verschiedenen Informationen und unterschiedlichen Aufgaben. Kurze E-Mails werden schneller beantwortet.

Tipp 4: Verantwortung abgeben. Delegieren Sie während Ihrer Abwesenheit vom Büro die Verantwortung zumindest in Teilen. Eine Vertretung sollte Ihr E-Mail-Postfach sichten, die E-Mails für Sie vorsortieren und Dringendes am besten gleich erledigen – ist das nicht möglich, kann Ihre Vertretung mit dem Absender Kontakt aufnehmen und abstimmen, wie vorgegangen werden soll.

Tipp 5: Ablagesystem in Outlook nutzen. Eingehende E-Mails werden üblicherweise in einem verschachtelten „Ordnerbaum“ abgelegt. Das ist eine umständliche und veraltete Methode, denn Outlook bietet inzwischen eine integrierte Suchfunktion à la Google. Neben Ihrem Posteingang benötigen Sie nur noch einen einzigen Ordner, der Ihnen dank der Suchfunktion den „virtuellen Ordner“ anzeigt, den Sie gerade brauchen. Langes Suchen in verschiedenen Ordnern entfällt. Dieser Blog-Beitrag beschreibt genau, wie das funktioniert.

Für Office Manager Aufgaben sind Organisationstalent, Kommunikationsstärke und ein gutes Teamplay gefragt

Wenn Sie als Office-Manager zum Beispiel für den CEO einer großen Firma arbeiten, sind Sie sozusagen die Schnittstelle im Vorzimmer der Macht – dabei sollten Sie das gesamte Unternehmen im Blick haben, ohne die Details aus den Augen zu verlieren. Von Ihnen wird außerdem erwartet, dass Sie alle für die Firma nötigen Adressen und Netzwerke kennen, den Bereich Social Media beherrschen und kommunikativ stark auftreten.

Ihre Tätigkeit ist mit der eines Sekretärs oder Bürokaufmanns verwandt, aber das Berufsbild des Office-Managers ist vielfältiger. Verantwortungsvoller. Umfassender.

Office Manager Aufgaben stehen im modernen Büromanagement ganz oben und decken viele Bereiche ab

Möglich, dass dieser Beruf gar nicht auf Ihrer Agenda stand, als sie eine klassische Ausbildung zum Bürokaufmann gemacht oder mit Assistenz- und Sachbearbeitertätigkeiten im Office begonnen haben. Durch gezielte Weiterbildung haben Sie die Berufsbezeichnung „Office Manager“ erworben – und haben mit diesem Beruf auf Zukunft gesetzt. Die Stellangebote sind zahlreich, das Gehalt attraktiv, Sie bringen mit ihrer ehemaligen Ausbildung die besten Voraussetzungen mit.

Nun wollen Sie ihre Skills noch optimieren – das geht vor allem durch ein effektives Management Ihrer Zeit. Setzen Sie dabei ebenfalls auf Outlook, wir zeigen Ihnen wie:

Tipp 6: Die Aufgabengebiete im Büro umfassen aktuelle Termine des Tagesgeschäfts wie auch Routinearbeit, wobei beide Bereiche selten eine gleich hohe Aufmerksamkeit genießen. In der Hektik des Alltags geraten langfristig wichtige Aufgaben schnell ins Hintertreffen. Mit der kombinierten Termin-Aufgaben-Ansicht von Outlook sind hervorragende Voraussetzungen für eine funktionierende Wochenplanung geschaffen. Erweitern Sie Ihre Kenntnisse zu Zeitmanagementprinzipien für die effektive Wochen- und Tagesplanung durch unser Tagesseminar „Outlook for Business“.

Kick für Ihre Karriere: Unsere Seminare rund um Office Manager Aufgaben

Tipp 7: Als Office-Manager sind Sie ein Teamplayer. Delegieren Sie bestimmte Aufgaben an Kollegen und Mitarbeiter, die das häufig besser und schneller erledigen als Sie. Das geht auch ohne lange Gespräche und E-Mails. Und zwar mit der Outlook-Funktion „Aufgabe zuweisen“. Im Betreff erscheint nur kurz, worum es geht, ein Fälligkeitsdatum wird gleich angezeigt. Eine aktualisierte Kopie der delegierten Aufgabe können Sie gleich in Ihrer eigenen Aufgabenliste speichern. Sind Sie fit im Umgang mit E-Mails? Machen Sie jetzt den Test!

Tipp 8: Sobald Sie online sind, ist die Gefahr, sich zu verzetteln, groß. Jeden Tag erreicht uns eine neue Welle der Infoflut, der Sie nur durch konsequentes Handeln meistern können. Die Zahl der Nachrichten lässt sich deutlich reduzieren, indem Sie die Einstellungen in den sozialen Netzwerken anpassen: Prüfen Sie, welche News sie wirklich bekommen wollen und deaktivieren Sie alle anderen Punkte.

Wie geht’s noch besser?

Vergessen Sie bei aller Konzentration auf die Aufgabe nicht den Blick auf sich selbst. Als Teamplayer sollten Sie auch an Ihrer eigenen Persönlichkeit arbeiten, denn in Ihrer Position wird soziale Kompetenz erwartet. Soft Skills wie Empathie, Flexibilität und Selbstreflexion gehören ebenso zu Office Manager Aufgaben wie Backoffice und Controlling. Es sind die eher versteckten, aber wichtigen Seiten eines vielseitigen Arbeitsfeldes.



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