Office 365 To-Do: Der Wunderlist-Nachfolger und Erweiterung der Outlook-Aufgaben


Wozu braucht man Office 365 To-Do, es gibt doch Wunderlist? Richtig, aber Microsoft hat die 6Wunderkinder, die Entwickler der Wunder-Checklisten aus Berlin, im Jahr 2015 für knapp 200 Millionen Euro übernommen. Die Wunderkinder haben dann im Auftrag des Redmonder IT-Giganten den Wunderlist-Nachfolger To-Do für die Office 365 Umgebung entwickelt. Und der im April 2017 zunächst als Preview erschienene cloudbasierte Nachfolger kann nun mal einfach einige Dinge besser als sein Vorgänger. Seitdem wurden die beliebtesten Wunderlist-Features sukzessive in To-Do integriert. Wunderlist selbst soll dann laut Microsoft über kurz oder lang eingestellt werden. Was Office 365 To-Do nun mittlerweile schon alles konkret kann, erfahren Sie hier in diesem Blogbeitrag.

Was ist das Problem?

Digitale Aufgabenlisten und Aufgabenapps gibt es wie Sand am Meer. Bei den meisten No-Name-Lösungen gibt es jedoch meistens zwei Probleme: Viele Gratis-Anwendungen erfüllen nicht die notwendigen Security und Compliance-Anforderungen für den Einsatz im Unternehmensumfeld. Gleichzeitig sind sie auch nicht tief genug in die Standardbürosoftware integriert, so dass zusätzliche Datensilos geschaffen werden, die im Endeffekt den Überblick nur erschweren. Das erhöht wiederum die Wahrscheinlichkeit, dass etwas Wichtiges vergessen oder übersehen wird. Microsofts To-Do ist dagegen fest in Office 365 integriert und kann damit – obwohl es sehr einfach gehalten ist – sowohl in Sachen Vielseitigkeit als auch in den Bereichen Datensicherheit und Datenschutz punkten (z.B. Einhaltung der deutschen und europäischen Security- und Compliance-Anforderungen).

Was ist der Unterschied zwischen den beiden Office 365-Tools „Planner” und „To-Do”?

In der Office 365 Suite für Unternehmen (Business- und Enterprise-Pläne) gibt es eine Vielzahl an vergleichsweise neuen Tools für eine Optimierung der Unternehmensprozesse, eine effizientere Zusammenarbeit und zur Unterstützung der einzelnen Mitarbeiter in deren täglicher Arbeit.

  • Der Microsoft Planner ist dabei ein Gruppenwerkzeug (Kollaboration-Tool), das für die einfachere und effizientere Aufgabenverteilung, Organisation und das Projektmanagement in Teams entwickelt wurde.
  • Microsofts To-Do richtet sich dagegen an die einzelnen Anwender eines Unternehmens. Die Anwendung ist für die individuelle Aufgabenverwaltung optimiert und erleichtert die Organisation des eigenen Tagesablaufs. Office 365 To-Do soll damit nicht zuletzt auch die fehleranfällige und ineffiziente Zettelwirtschaft mit Schmierzetteln und den kleinen, gelben Haftnotizzetteln ersetzen.

Wie funktioniert die Aufgabenverwaltung in Office 365 To-Do?

Microsoft hat To-Do möglichst schlank gehalten, um eine schnelle, einfache und intuitive Bedienung zu ermöglichen. Das soll die Akzeptanz und den Einsatz im Alltag sicherstellen. Das Programm funktioniert nun folgendermaßen:

  • Innerhalb von To-Do können verschiedene thematische Aufgabenlisten angelegt werden. Diese sind Checklisten-artig aufgebaut. Die einzelnen To-Dos lassen sich abhaken und damit als erledigt markieren. Für eine bessere Übersicht kann jeder dieser thematischen To-Do-Listen eine eigene Farbe und ein eigenes Design zugewiesen werden.
  • Die einzelnen Aufgaben-To-Dos können mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden, um rechtzeitig eine Erinnerungsbenachrichtigung zu erhalten. Regelmäßig wiederkehrende Aufgaben können auch als komplexe Serien-To-Dos eingerichtet werden. Weitere Features sind das Eingeben eines Bearbeitungsstatus, Clusterungen, Notizmöglichkeiten, das Teilen und gemeinsame Bearbeiten der Aufgabenlisten sowie das Anhängen von Dateien an die To-Dos.
  • Jeder Tag beginnt mit einer neuen, noch leeren Aufgabenliste „Mein Tag”. Hier lassen sich neue To-Dos für den Tag erstellen, oder bereits bestehende Aufgaben mit einem Klick/Fingertipp auf das Glühbirnensymbol („Idee”) rechts oben aus den verschiedenen, bereits erstellten thematischen Aufgabenlisten hinzufügen.
  • Ein intelligenter Algorithmus, der schon aus dem cloudbasierten Wissensassistenten Office 365 Delve bekannt ist, unterstützt bei der To-Do-Auswahl mit „intelligenten Empfehlungen”, die über das reine Fälligkeitsdatum und die Priorisierung hinausgehen.

Welche Vorteile bietet Microsofts To-Do?

  • Die To-Do-Anwendung läuft auf allen Geräten und Betriebssystemen, auf Desktop-PCs und Mac-Computern sowie als App auf iOS- und Android-Smartphones und Tablets. Somit haben Sie immer, von überall und jedem Gerät aus Zugriff auf Ihre Aufgabenverwaltung.
  • Die Outlook-Aufgaben und To-Do-Listen werden innerhalb von Office 365 automatisch miteinander synchronisiert. Das heißt, dass eine Aufgabenänderung in der einen Anwendung automatisch auch in der anderen vollzogen wird. Ein eingespielter Workflow mit den Outlook-Aufgaben kann also somit einfach weitergeführt werden und wird lediglich sinnvoll ergänzt. Und auch Wunderlist-Nutzer können Ihre Aufgabenlisten in die Nachfolgeanwendung To-Do importieren.
  • Ein weiterer großer Vorteil von Microsofts To-Do ist die einfache und übersichtliche Benutzeroberfläche. So können verschiedene Aufgaben-Checklisten schnell, einfach und übersichtlich gepflegt werden, z.B. eine für die beruflichen Aktivitäten des Tages, eine (geteilte) Einkaufsliste fürs Büro und eine für Zuhause, für private Termine, eine Packliste für den nächsten Urlaub oder auch eine Filmliste mit den Blogbuster-Tipps der Kollegen. Wurde dabei eine Frist eingestellt, erfolgt auch jedes Mal rechtzeitig eine Erinnerung.
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Abbildung I: Die Aufgabenliste “Mein Tag” in Office 365 To-Do, Microsoft, Büro Kaizen
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Abbildung II: Die Aufgaben-Checklisten in Office 365 To-Do lassen sich auch teilen und gemeinsam abarbeiten, Microsoft, Büro Kaizen
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Abbildung III: Für jedes Thema kann eine eigene Aufgabenliste in To-Do angelegt werden, das erleichtert die Übersicht und Planung, Microsoft, Büro Kaizen

Extra-Tipp: Outlook mit kostenlosem Wunderlist-AddIn als Alternative zu Office 365 To-Do

Wenn Sie Office 365 noch nicht in Ihrem Unternehmen einsetzen, müssen Sie auf die bisherige Wunderlist-App für Outlook zurückgreifen. Das kostenlose AddIn ermöglicht es, Outlook-Aufgaben in To-Dos für gemeinsame Wunderlist-Teamchecklisten umzuwandeln und umgekehrt Wunderlist-To-Dos in Outlook-Aufgaben. Outlook-Nutzer profitieren dann zudem von der Chatfunktion in Wunderlist, was die Teamzusammenarbeit deutlich erleichtert. Hier finden Sie mehr Informationen zu diesem Thema:

Und Sie?

Die Qualität der digitalen Werkzeuge und Tools entscheidet heutzutage wesentlich über die Effizienz der Büroarbeit mit. Dabei ist es jedoch entscheidend, diese Werkzeuge nicht einfach nur zu besitzen, sondern sie auch richtig anwenden zu können. Daher haben wir Ihnen drei Übersichtsseiten zusammengestellt, die Ihnen die wichtigsten Funktionen von Outlook, OneNote und OneDrive für die Effizienzsteigerung in Unternehmen aufzeigen. Büro-Kaizen bietet zudem auch Workshops, Trainings und Webinare für Ihre Mitarbeiter an!

 

(Dauer 05:23 Minuten)



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