Alles rund um E-Mails in Office 365: Infos, Tipps und Anleitungen, um E-Mails auf Businessniveau zu sichern, sichten, archivieren, signieren, verschlüsseln etc.

18. März 2020

Eine der wichtigsten Grundfunktion von Office 365 ist, dass es eine E-Mail-Kommunikation auf Businessniveau ermöglicht – mit einheitlicher Domain und Mailadressen sowie Hosting in der Cloud. Letzteres ist für einen ortsunabhängigen Zugriff mit mobilen Endgeräten von überall aus wichtig. In diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag finden Sie alle Antworten rund um das Thema E-Mails in Office 365, inklusive Tipps und praxisnahen Anleitungen für den beruflichen Einsatz!

Inhalt: Das lesen Sie hier

1. Die Vorteile: Das bietet Office 365 für eine professionelle E-Mail-Kommunikation
2. In Office 365 anmelden: Mit E-Mail-Adresse und Passwort
3. Viele Möglichkeiten für E-Mails in Office 365: Exchange, Outlook, OWA, Teams, Groups & Planner
4. Anleitung: Weitere E-Mail-Konten in Office 365 hinzufügen
5. Verschlüsselte E-Mails in Office 365 für mehr Sicherheit
6. Wie man die E-Mails in Office 365 archiviert
7. Extra-Tipps für Outlook (in Office 365): Von Signatur und Abwesenheitsnotiz bis Besprechungsanfragen und das Meistern der E-Mail-Flut
8. Video-Tutorial „Die Top 7 Outlook Tipps und Tricks!“

1. Die Top-5 Vorteile: Das bietet Office 365 für eine professionelle E-Mail-Kommunikation

  • Zugriff von überall aus: Das Cloud gestützte Office 365 synchronisiert Ihre beruflichen E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte und Termine über alle Betriebssysteme und Geräteklassen hinweg. Dadurch haben Sie von jedem Gerät und überall aus Zugriff darauf, egal ob Windows-PC, Mac, iOS (iPhone und iPad) oder Android-Tablets und Smartphones.
  • Professioneller E-Mail-Auftritt: Mit Office 365 können Sie Ihren Business-Emails auch die notwendige professionelle Erscheinung geben. Von dem eigenen Domänennamen des Unternehmens in den Mailadressen, über eine einheitliche Formatierung für alle Mitarbeiter, bis zu Signaturen mit Bildern und Links (sie unsere „Extra-Tipps“ unten).
  • Sehr große Speicherkapazität: Dabei brauchen Sie sich über den Speicherplatz keine Sorgen machen – die Microsoft Cloud ist groß genug, selbst für extensivste E-Mail-Verkehre. Jedes kostenlose Outlook.com-Konto erhält 15 GB Speicherplatz, Office 365 Home- und Personal-Nutzer stehen 50 GB pro Person und Postfach und Office 365 Business- und Enterprise-Kunden 100 GB für jedes E-Mail-Konto zur Verfügung.
  • IT-Sicherheit: Microsoft wirbt zudem mit einem „branchenführenden Malware-Schutz“ inklusive Antispamfilter, der eingehende E-Mails wirkungsvoll auf Bedrohungen untersucht. Phishing-E-Mails sind ein Haupteinfallstor für Schadsoftware, was viele KMU und Behörden nach wie vor überfordert.
  • Automatische Archivierung der E-Mails: Einige Office 365-Pläne umfassen zudem auch eine automatische Archivierungsfunktionen für Ihre beruflichen E-Mails (siehe Punkt 6 unten).
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Mit Outlook ist eine zeiteffiziente E-Mail-Verarbeitung in Office 365 ganz einfach möglich. Die wichtigsten Tipps für eine effiziente Nutzung haben wir Ihnen in unserer kostenlosen Artikelserie “Microsoft Outlook: Das müssen Sie wissen!” zusammengefasst. Bilder: Microsoft, Büro-Kaizen.

2. In Office 365 anmelden: Mit E-Mail-Adresse („Microsoft-Account“) und Passwort

Damit Sie die Programme und Dienste des Cloud gestützten Office 365 richtig nutzen können, benötigen Sie zunächst ein Microsoft-Konto. Dieses besteht aus der individuellen Firmen-E-Mail-Adresse, die unternehmensweit vom Administrator zur Verfügung gestellt wird, und einem Passwort.

  • Ein individuelles Nutzerkonto ist die technologische Grundlage dafür, dass Sie auf die in der Cloud gespeicherten Daten zugreifen können, z.B. in OneDrive, SharePoint Online oder via Teams, Planner, Yammer und Co.
  • Microsoft wiederum kann über die Nutzerkonten die Gültigkeit der Lizenzen überprüfen. Schließlich gibt es Office 365 in unterschiedlichen Programmpaketen im Jahresabonnement – und die laufen irgendwann aus.
  • Mehr Details zum Anmelden in Office 365, den Anmeldebeschränkungen und alle Login-Links zu den einzelnen Tools finden Sie in → „Office 365 Anmeldung: Infos und Tipps, wer sich wo wann und bei welcher Version anmelden muss“ .

3. Viele Möglichkeiten für E-Mails in Office 365: Exchange vs. Outlook vs. OWA vs. Teams, Groups & Planner

Die technologische Basis für eine eigene Firmen-Domain und damit gemeinsame E-Mail-Adressen in einem Unternehmen (→ Vornamen.Musterperson@Unternehmensnamen.de) ist Microsoft Exchange. Exchange ist eine „Groupware- und E-Mail-Transport-Server-Software“. Diese gibt es als Exchange Server für die lokale Installation auf den eigenen Firmenservern sowie als Exchange Online, einem Mailserver in der Microsoft-Cloud. Exchange Online ist zugleich auch, im Verbund mit weiteren Office-Anwendungen, ein wichtiger Bestandteil der meisten Office 365 Business- und Enterprise-Pläne.

  • OWA (Outlook Web-App): Um die Exchange-Funktion nutzen zu können, wird eine Client-Software benötigt. Microsoft bietet hierfür Outlook an. In Exchange ist standardmäßig die Outlook Web-App (OWA) für den Zugriff via Webbrowser enthalten.
  • Outlook: Die Vollversion des E-Mail-Clients und „Personal Information Messanger“ Outlook ist allerdings die Desktop-Version. Diese kann deutlich mehr als die im Funktionsumfang etwas reduzierte OWA-App. Das Desktop-Outlook ist zusammen mit Excel, PowerPoint und Word in dem Paket „Office Home & Business 2019“ sowie in den meisten Office 365 Abonnements enthalten.
  • Teams, Groups und Planner: Diese Collaboration-Tools sind Teil der meisten Office 365 Business- und Enterprise-Pläne. Die Besonderheit ist, dass damit automatisch auch ein gemeinsamer Posteingang und ein gemeinsamer Gruppenkalender verbunden ist, um den Außenauftritt und die interne Koordination der Arbeits- und Projektteams zu vereinfachen (mehr Details zu Planner, Teams & Co finden Sie unter → „Microsoft Office 365: Kostenlose Anleitungen von A bis Z“ ).

4. Anleitung: Weitere E-Mail-Konten in Office 365 hinzufügen

Die meisten Anwender haben mindestens eine berufliche E-Mail-Adresse und meistens mehrere private. Besonders wenn man mehrere berufliche Adressen parallel nutzt, ist es wichtig, dass man mit einem einzigen E-Mail-Client die komplette Übersicht behält, damit man keine E-Mail übersieht.

  • In Outlook können Sie neben Ihrem Office-365-Konto auch ganz leicht weitere E-Mail-Konten hinzufügen (z.B. GMX, Freenet, Gmail, Yahoo etc.).
  • Egal ob Sie ein Office 365 Konto, ein E-Mail-Konto von einem Drittanbieter oder ein Exchange-Konto zu Outlook hinzufügen wollen, die Schritte sind im Grunde immer dieselben. Wie Sie dafür vorgehen müssen, zeigen wir Ihnen in unserer Büro-Kaizen-Anleitung → „Outlook in Office 365: Office- und E-Mail-Konten hinzufügen und weitere Outlook-Tipps“ .

5. Verschlüsselte E-Mails in Office 365 für mehr Sicherheit

„Achtung, der Feind hört mit!“, so hieß es noch vor und während des Kalten Krieges. „Achtung, der Freund hört mit!“ heißt es seit dem Bekanntwerden der umfangreichen Industriespionage der USA und Großbritanniens in Deutschland (durch den Whistleblower Edward Snowden Mitte 2013). Wie man es dreht und wendet, das einzige was hilft, ist eine höhere Sensibilität für IT-Sicherheit – im Management und bei den Angestellten. Denn dieser Bereich wird von vielen KMU in Deutschland, auch mangels IT-Security-Fachkräften, sträflich vernachlässigt.

6. Wie man die E-Mails in Office 365 archiviert und sichert

Gegen den schmerzlichen Verlust von Daten hilft nur eine regelmäßige Datensicherung, sogenannte Backups. Der Datenverlust kann durch Hardwareschäden, zum Beispiel am Server oder an Endgeräten erfolgen (vom Wasserschaden bis zum Bürobrand), durch Hacker-Angriffe (beliebt sind die Ransomware-Verschlüsselungstrojaner, um Lösegeld von Unternehmen zu erpressen) oder auch schlicht durch unbeabsichtigte Nutzerfehler (versehentliches Löschen). Das Archivieren geht aber über diese Backup-Funktion der Datensicherung hinaus. Denn für relevante Unternehmensdaten, die Geschäftsabschlüsse betreffen, gibt es eine gesetzliche Archivierungspflicht von mehreren Jahren.

  • Die automatische E-Mail-Archivierung in Outlook einrichten: Outlook verfügt über eine Auto-Archivierungs-Funktion für die E-Mails. Wie das genau funktioniert, zeigen wir Ihnen in der Büro-Kaizen-Anleitung → „Outlook archivieren: So schaffen Sie Platz UND sichern Ihre Daten zugleich!“ .
  • Die Archivierung an Exchange Online outsourcen: Microsoft bietet für 2,50 Euro pro Nutzer und Monat auch ein Outsourcing der Archivierungspflicht an. Mit der Exchange Online Archivierung in Office 365 werden die „Herausforderungen der Archivierung, Compliance, eDiscovery und gesetzlichen Vorschriften an eine cloudbasierte Archivierungslösung der Businessklasse“ ausgelagert, so Microsoft im O-Ton.


7. Extra-Tipps für Outlook (in Office 365): Von Signatur und Abwesenheitsnotiz bis Besprechungsanfragen und das Meistern der E-Mail-Flut!
Microsoft Outlook ist nicht umsonst einer der weltweit am häufigsten beruflich genutzten E-Mail-Clients. Seit seinem ersten Erscheinen 1997 wurde das Tool fortlaufend weiterentwickelt und um neue Funktionen und Features ergänzt. Innerhalb von Office 365 ist es das zentrale Programm, um die gemeinsame Exchange-Ablage von E-Mails, Terminen, Aufgaben und Kontakten nutzen zu können. Wie Sie mit Outlook im Handumdrehen eine effiziente und professionelle Verwaltung Ihrer E-Mails schaffen, erfahren Sie hier in folgenden, kostenlosen Büro-Kaizen-Anleitungen.

  • E-Mail-Signatur mit Logo und Bild einrichten: Eine einheitlich gestaltete Signatur am Ende jeder Nachricht, am besten mit Bild und Logo, ist das A und O für einen professionellen E-Mail-Auftritt. Gleichzeitig können Sie die E-Mail-Signatur auch noch für ein hocheffizientes Emailmarketing nutzen! Wie das geht, lesen Sie hier → „Outlook Signatur mit Logo erstellen: So funktioniert es“ .
  • Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten: Neben der klassischen Abwesenheitsnotiz in Urlaubs- oder Krankenfällen können Sie mit Outlook in Office 365 auch automatische Antwort-E-Mails nach individuellen Regeln einrichten. Das ist zum Beispiel für automatisch versendete Empfangsbestätigungen wichtig. Alle Details rund um die automatischen E-Mail-Antworten in Outlook/Office 365 erfahren Sie hier → „Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen – Schritt für Schritt erklärt“ .
  • Den Google-Kalender und Gmail in Outlook einbinden: Googles kostenloser Kalender und E-Mail-Client Gmail werden besonders von Privatanwendern vielfach genutzt. Damit Sie nun in Outlook (Office 365) den vollständigen Überblick über alle Ihre geschäftlichen und privaten Verpflichtungen behalten, können Sie auch diese Drittmedien einbinden → „Gmail und Google-Kalender in Outlook einrichten – einfach erklärt“ .
  • Die Aufgaben in Outlook und Planner synchronisieren: Der Planner ist ein vergleichsweise neues Projektmanagement-Tool in der Office 365 Suite. Über eine Schnittstelle lassen sich die Aufgaben im Planner und in Outlook schnell und einfach synchronisieren. So behalten Sie in Outlook jederzeit den vollständigen Überblick → „Outlook mit dem Planner verbinden und Aufgabenkalender synchronisieren“ .
  • E-Mail-Flut, Besprechungsanfragen, Aufgabenplanung, Kalenderansichten & Wochenplanung: Alle Grundlagen, die Sie für ein effizientes Arbeiten mit Outlook benötigen, haben wir Ihnen in unserer kostenlosen, 9-teiligen Anleitungsserie zusammengefasst → „Microsoft Outlook: Das müssen Sie wissen!“ .

8. Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)



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