Aller Anfang ist schwer–Entdecken Sie den Nutzen der 5 Kaizen-Stufen




Sie wünschen sich mehr Effizienz im Büro und haben die Nase voll von Unordnung und unstrukturierten Arbeitsabläufen. Aber womit fangen Sie an und wie bleiben Sie dran? Wer sich zu viel auf einmal vornimmt, verliert leicht den Überblick. Und die Begeisterung der Anfangszeit bleibt auch oft auf der Strecke. Der nachhaltige Nutzen von Büro-Kaizen beruht auf seinen fortlaufenden Verbesserungen, die in fünf aufeinander aufbauenden Stufen erreicht werden. Als Motivationshilfe stellen wir Ihnen jede Stufe mit einem Start-Tipp vor.

Strukturen für alle Nutzen
Geordnete Strukturen bringen Nutzen für alle.

Was ist das Problem

Der Geist ist willig aber das Fleisch ist schwach. Wer geordnete Strukturen im Büro wünscht, muss irgendwo anfangen und vor allem auch dranbleiben. Aber das Anfangen ist schwer, das Aufschieben dagegen kinderleicht. Anfangs ist es auch nicht so leicht, sich auf den Weg über die fünf Stufen der Kaizen-Treppe zu fokussieren. Als positives Startsignal stellen wir Ihnen jede Stufe einzeln mit einem effizienten Einstiegs-Tipp vor, mit denen Sie den Nutzen von Kaizen positiv erleben. Schlagen Sie endlich der Prokrastination ein Schippchen!

So funktioniert es

Das Ziel von Büro-Kaisen ist eine schrittweise Verbesserung des Arbeitsplatzes und Arbeitsumfeldes in allen Bereichen. Dafür gilt es fünf Stufen zu erklimmen. Jeder Tipp ist der Startschuss für eine neue Stufe. Ist erst einmal der Anfang gemacht, wird der nachhaltige Nutzen dieser kleinen Veränderungen Sie überzeugen, weiter dranzubleiben.

1. Stufe: Schaffen Sie einen ordentlichen Arbeitsplatz

Beginnen Sie Verbesserungen im Arbeitsalltag grundsätzlich, indem Sie Ihr Arbeitsumfeld aufräumen. Ständiges Suchen, Umräumen oder Umschichten beeinträchtigt Ihre Konzentration und hält Sie von wertschöpfenden Tätigkeiten ab. Als erste Maßnahme auf dieser Stufe greifen Sie zur Kamera und fotografieren den Ist-Zustand von Ihrem Schreibtisch und Büroraum. Die Bilder erzeugen eine Distanz und helfen Ihnen zu einem unvoreingenommenen Blick. Vorsicht, das was Sie sehen, könnte Ihnen nicht gefallen. Aber so werden Sie von außen wahrgenommen. Da hilft nur Arme hochkrempeln und mit dem Aussortieren beginnen.

Mit diesen 6 einfachen Tipps schaffen Sie gleich viel mehr Ordnung.

Ordnung bringt hohen Nutzen
Der Nutzen von Ordnung ist nicht zu übersehen.

2. Stufe: Vereinbaren Sie Spielregeln für die Abteilung

Haben Sie einen aufgeräumten Arbeitsplatz, gilt es nun die Prozesse im Büroalltag zu optimieren. Die genauso einfache wie effektive Lösung sind intelligente Standards. Diese gemeinsam vereinbarten Spielregeln helfen, Verschwendungen einzudämmen und Abläufe zu erleichtern. Sind die Regeln objektiv, eindeutig und für alle nachvollziehbar gestaltet, wird niemand ratlos nach Aktenordner etc. suchen. Absprachen erleichtern ein entspanntes Arbeiten und alle haben mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Mit diesen fairen Spielregeln holen Sie den Büroalltag aus dem Abseits.

Foliensichbuch für mehr Nutzen
Ein Foliensichtbuch ist leicht zu nutzen und erhöht die Übersichtlichkeit.

3. Stufe: Optimieren Sie Arbeitsprozesse

So, jetzt haben Sie schon viel geschafft und können sich zufrieden auf die Schulter klopfen. Aber das Kaizen-Denken geht davon aus, dass immer noch sinnvolle Verbesserungen möglich sind. Denken Sie nur an Prozessabläufe bei der Materialverwaltung, der Postabwicklung oder bei Besprechungen. Läuft da wirklich alles reibungslos? Viele Tätigkeiten wie Briefe oder Rechnungen schreiben, werden nicht vom Kunden bezahlt. Ob Sie Ihren Einzelarbeitsplatz betrachten oder Prozessketten mit Kollegen untersuchen, alles was unnötig Zeit kostet, bedarf einer Optimierung nach dem Motto „Work smarter, not harder (Intelligenter, nicht härter)”.

Mehr Nutzen bei Postbearbeitung
Auch bei der Postbearbeitung lässt sich der Nutzen durch einheitliche Abläufe vergrößern.

Tipp Nr. 4: Stärken Sie das eigenverantwortliche Handeln

Die Mitarbeiter gehören zum wertvollsten Potential eines Unternehmens. Deshalb ist es nur logisch, Voraussetzungen zu schaffen, damit sie Verantwortung übernehmen. Dies gelingt am besten, wenn sie transparent und umfassend informiert werden. Denn nur wer die Ziele kennt, kann sich optimal einsetzen und zum Beispiel zeit- und ressourcensparende Verbesserungsvorschläge einreichen.

Tipps für Verbesserungsvorschläge mit Erfolgsgeschmack finden Sie hier.

Tipp Nr. 5: Ziele und Kennzahlen fördern strategische Prozesse

Haben Sie die bisherigen Stufen umgesetzt, ziehen zwar alle an einem Strang, aber möglicherweise jeder in eine andere Richtung. Deshalb ist es erforderlich, die strategische Ausrichtung des Unternehmens in Kennzahlen und Zielen zu definieren. Und diese zu visualisieren, also am Arbeitsplatz auszuhängen. So bleiben sie stets in Erinnerung.

Unser kleiner Videobeitrag zeigt Ihnen, wie Sie Ziele und Kennzahlen visualisieren.
14 Ziele und Kennzahlen übersichtlich visualisieren

Zahlen visualisieren steigert Nutzen
Der gesteigerte Nutzen ist mit Kennzahlen für jeden klar ersichtlich.

Darauf kommt es an

Nun kennen Sie alle fünf Kaizen-Stufen, betreten Sie diese aber immer schön nacheinander. So verlieren Sie nicht den Überblick und sind auch nicht von der Größe der Aufgabe beeindruckt. Der Nutzen und die Effizienz der Methode stellen sich ganz automatisch ein, indem Sie mit kleinen Schritten ein Teilziel nach dem anderen erreichen.

Mit Büro-Kaizen erzielen Sie nachhaltigen Nutzen und erklimmen die fünf Stufen des Erfolgs. Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

Wenn Sie systematisch Schritt für Schritt vorgehen, steigern Sie nicht nur die Effizient in Ihrem Unternehmen. Der Nutzen von Büro-Kaizen liegt vor allem in den nachhaltigen Erfolgen, die Sie und Ihre Mitarbeiter erzielen.

Und Sie!

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