Nur einmal noch – und dann nie wieder: 5 bewährte Tipps für eine funktionierende Ordnerablage



Ordnung ist das halbe Leben? Nicht wirklich. Das halbe Leben vieler Büroarbeiter besteht aus der Suche nach Akten, Materialien, Listen und Dokumenten. Ganz oben steht dabei die Suche nach Ordnern. Wenn jeder Zeit zum Suchen hat – immerhin 13 Prozent der täglichen Arbeitszeit – wieso hat dann niemand Zeit zum Anlegen einer sinnvollen Ordnerablage?

Vielleicht fehlt nur die Idee, wie sich das am besten anpacken lässt – und zwar so, dass die geschaffene Ordnung dauerhaft bestehen bleibt? Falls es auch Ihnen so geht, dann ist mein heutiger Artikel genau richtig für Sie. Mit den folgenden fünf Tipps können Sie sofort loslegen mit Ihren Überlegungen und Aktivitäten.

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Ratlos zwischen Ordnerchaos: Höchste Zeit für eine funktionierende Ordnerablage

Tipp 1: Ordnerablage mit System

Passen Sie Ihre Ordnerstruktur der Struktur Ihres Unternehmens an. Eine Grundstruktur könnte so aussehen:

  • Finanzen
  • Personal
  • Strategie und Planung
  • Kommunikation

Wenn Sie die Unterteilung weiter differenzieren wollen, können Sie mit einer Mindmap arbeiten:

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Mit einer Mindmap lässt sich die Ordnerablage planen.

Mindmap-Tipps: Mehr darüber, wie Mindmaps zu Ihrem Erfolg beitragen, erfahren Sie in meinem Artikel Landkarte statt Navi.

Tipp 2: Ordnerablage farbig gestalten

Ein Teil der Suchzeiten innerhalb der Ordnerablage entsteht durch unklare oder unleserliche Beschriftungen. Das lässt sich leicht ändern. Mit den folgenden Tipps lässt sich jeder Ordner innerhalb von Sekunden finden:
Nutzen Sie Farben: Für eine grobe Unterteilung reichen schon die Grundfarben aus:

  • Finanzen: Rote Ordner
  • Personal: Gelbe Ordner
  • Planung: Grüne Ordner
  • Kommunikation: Weiße Ordner

Sie möchten mehr Farben verwenden? Kein Problem – jeder gut sortiere Anbieter von Büroartikeln hält auch ausgefallene Farben wie Lindgrün, Petrol, Hellblau, Orange und Pink vor.
Empfehlung: Um die Lagerhaltung zu vereinfachen, können Sie sich auf Ordner in einer gängigen Farbe beschränken und die Ordnerrücken in der zum Bereich passenden Farbe beschriften.

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Farben machen die Ordnerablage übersichtlicher.

Tipp 3: Ordnerablage gut benannt

Ordner haben Ordnerrücken – und diese sind allzu oft ganz nach persönlicher Vorliebe beschriftet. Doch um Suchzeiten zu reduzieren, sollten die Ordnerrücken einheitlich beschriftet sein. Dazu gehören:

  • Die Schriftart und Schriftgröße sind einheitlich.
  • Die Schriftfarbe ist entweder einheitlich oder variiert entsprechend dem zugeordneten Bereich.
  • Namen, das Jahr und weitere Bezeichnungen stehen auf derselben Höhe
  • Logos haben eine einheitliche Größe

Empfehlung: Bei Kundenordnern erleichtern Logos das Auffinden des jeweiligen Ordners.
Download: Mehr Tipps für die Ordnerrückenvorlage finden Sie in meinem Artikel Ein schöner Ordnerrücken kann auch entzücken.

Tipp 4: Ordnerablage griffbereit

Es ist eigentlich logisch: Je öfter wir einen Gegenstand benötigen, umso näher an unserer Arbeitsfläche platzieren wir ihn. In Küchen und Werkstätten klappt das schon prima – in vielen Büros besteht dort noch Potential.
Empfehlung: Analysieren Sie, welche Ordner Sie täglich, wöchentlich oder nur gelegentlich benötigen. Richten Sie Ihre Ordnerablage so ein, dass täglich benötigte Ordner Ihrem Arbeitsplatz am nächsten stehen.

Tipp 5: Ordnerablage aufbewahren

Irgendwann benötigen Sie die Unterlagen nicht mehr – doch aufbewahrt werden müssen sie doch. Dafür gibt es das Archiv. Doch in vielen Büros ist das Archiv ein Stiefkind, dem man sich nur ungern und so selten wie möglich zuwendet. Der Grund dafür ist schlicht ein Mangel an Zeit und einem passenden Konzept. Mit meinen folgenden Tipps archivieren sie Unterlagen systematisch und effizient:

  • Verstauen Sie alle Unterlagen, die Sie nicht mehr brauchen, in Kartons.
  • Beschriften Sie jeden Karton mit einer fortlaufenden Nummer und dem Jahr, aus dem die Unterlagen stammen.
  • Sprechen Sie dabei in ein Diktaphon (oder nutzen Sie die Diktierfunktion Ihres Smartphones), was Sie gerade in den Karton verpacken.
  • Übertragen Sie die diktierten Angaben in ein Archivierungsprotokoll. Jeder Karton bekommt eine eigene Seite.
  • Drucken Sie das Protokoll doppelt aus: Auf den jeweiligen Karton kommt die Seite mit den entsprechenden Angaben. Eine Gesamtübersicht fügen sie Ihrer Ablage zu.

Empfehlung: In den Ordner mit dem Archivierungsprotokoll können Sie auch eine Liste der Aufbewahrungsfristen legen. Laden Sie die Liste einfach aus unserem Downloadcenter herunter.

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Laden Sie sich hier die Aufbewahrungsfristen herunter

Und Sie?

Was sind Ihre Strategien für eine funktionierende Ordnerablage? Was bewährt sich in Ihrem Büro? Schreiben Sie mir, ich freue mich auf Ihre Erfahrungen.
Und hier noch ein Extra-Tipp:
In unserem Downloadcenter finden Sie mehr Anregungen zur Organisation eines Ablagesystems:

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