Notizmanagement: 4 Tipps gegen die Inflation von Zetteln



Haben Sie Lust auf eine kleine Geschichte? Hier ist sie: Es war einmal ein kleines gelbes Post-it, das war mit einem wichtigen Passwort beschriftet. Stolz klebte es zwischen vielen anderen Post-its am Computermonitor seines Besitzers. Doch eines Tages landeten sie alle im Papierkorb. Der findige Büroarbeiter hatte eine andere Möglichkeit gefunden, seine Notizen zu verwalten. Ab jetzt pflegte er ein Notizmanagement, das übersichtlich war und ohne Zettelwirtschaft auskam.

Kluges Notizmanagement schafft Ordnung
Ein kluges Notizmanagement schafft Ordnung auf dem Schreibtisch. So geht die Arbeit zügiger voran und die Stimmung steigt.

Haben auch Sie sich schon öfter gefragt, wie Sie der Zettelwirtschaft Herr werden können? Passwörter, Adressen, Erinnerungen an Geburtstage und Ideen für Ihr aktuelles Projekt – es gibt einen besseren Weg als Post-it-Flut und Zettelwirtschaft. Meine Kunden - wie der Büroarbeiter in der Geschichte - haben mit den folgenden Strategien zum Notizmanagement gute Erfahrungen gemacht.

Mit einem durchdachten Notizmanagement erhalten alle Informationen Ihren Platz. Klick um zu Tweeten

Tipp 1 zum Notizmanagement: Das Sichtbuch ist immer bereit

Telefonlisten und Kundennummern, Steuernummer und Bankverbindungen – diese und andere Daten benötigen Sie immer wieder. Anstatt sie auf Zetteln rund um den Monitor zu verteilen oder unter die Schreibtischunterlage zu klemmen, legen Sie ein Foliensichtbuch an: Ein Ordner mit fest verschweißten Folien nimmt alle Informationen auf, die Sie oft benötigen. Nützliche Tipps zur Gestaltung Ihres Foliensichtbuchs finden Sie in meinem Artikel „Für Jäger und Sammler”.

Sichtbuch als Grundlage fuer Notizmanagement
Das Sichtbuch als Grundlage für effizientes Notizmanagement.

Tipp: Vergeben Sie Seitenzahlen und legen Sie ganz vorn ein Inhaltsverzeichnis an. So finden Sie Ihre wichtigen Informationen in Rekordzeit.

Tipp 2 zum Notizmanagement: Das digitale Adressbuch weiß mehr

Wissen Sie, wer die richtigen Ansprechpartner bei Ihren Kunden sind? Haben Sie die Geburtstage Ihrer Geschäftspartner parat? Und wie ist die Durchwahl zum zuständigen Bearbeiter bei Ihrer Krankenkasse? Diese Informationen und sogar Ideen für Geburtstage und Links zu interessanten Webseiten können Sie in ihrem digitalen Notizbuch festhalten. Mit der Suchfunktion finden Sie alles mit wenigen Klicks wieder. Ein guter Helfer für das Notizmanagement ist das kleine, aber kraftvolle Programm One Note. Hier lesen Sie, wie Sie es nutzen können: One Note – Muss man haben, wird man lieben.

Tipp: Synchronisieren Sie Ihr Tablet und Smartphone mit dem Computer, so können Sie auch von unterwegs auf alle Informationen zugreifen.

Extra-Tipp: Prägen Sie sich diese Tastenkombinationen für Outlook ein, damit wird Ihr Notizmanagement noch effizienter.

In Ihrem digitalen Adressbuch können Sie sogar Passwörter sicher speichern.

Tipp 3 zum Notizmanagement: Clevere Verwaltung von Passwörtern

Wissen Sie auf Anhieb, wie viele Passwörter Sie benötigen? Fast jeder von uns ist auf mehreren Seiten angemeldet, nutzt verschiedene E-Mail-Accounts und passwortgeschützte Programme. Es gehört schon ein einfallsreiches Notizmanagement dazu, um hier die Übersicht zu behalten. Die folgende Methode hat sich bewährt:

1. Denken Sie sich einen Merksatz aus, zum Beispiel: Meine Nachbarin hat zwei Katzen und einen Hund! Prägen Sie sich diesen Satz ein.
2. Aus den Anfangsbuchstaben bilden Sie das Grundpasswort: MNh2Ku1H!
3. Ans Ende des Passworts setzen Sie dann die ersten zwei Buchstaben der jeweiligen Seite. Zum Einloggen auf „Meine Lieblingsseite.de” würde Ihr Passwort dann heißen:
MNh2Ku1H!Me
4. In Ihrem digitalen Adressbuch unter „Meine Lieblingsseite.de“ speichern Sie nur die letzten beiden Zeichen: Me

Tipp: Arbeiten Sie mit Sonderzeichen und Ziffern, so wird Ihr Passwort sicherer.

Extra-Tipp: Auch ein digitaler Passwortmanager ist eine gute Möglichkeit für sichere Passwörter. Lesen Sie dazu meinen Artikel „Passwörter verwalten”.

Tipp 4 zum Notizmanagement: Gute Ideen gleich einfangen

Kennen Sie das: Die besten Ideen kommen spontan, werden spontan auf lose Blätter geschrieben – und gehen bald danach verloren. Hier hilft ein Ideen-Ordner. Sie können ihn in Outlook als Unterverzeichnis anlegen. Der Ideen-Ordner nimmt alles auf, was Ihnen zu einer Aufgabe einfällt: Dokumente, Weblinks, Notizen.

Keine verlorenen Ideen dank Notizmanagement
Mit cleverem Notizmanagement geht keine Idee mehr verloren.

Notizmanagement für Ideen könne Sie aber auch ganz konventionell in einem Papierordner organisieren: Legen Sie hierfür einen Ordner mit alphabetischem Register an und sammeln Sie handschriftliche Notizen, ausgedruckte Dokumente und Artikel aus Zeitschriften, die zu Ihrem aktuellen Projekt passen oder schon für ein nächstes Thema gedacht sind.

Sie sehen, mit cleverem Notizmanagement können Sie sich der Zettelwirtschaft ein Ende bereiten und obendrein Ihre Ideen sicher bewahren.

Ihre Empfehlungen zum Notizmanagement

Welche Methode bevorzugen Sie für das Notizmanagement? Arbeiten Sie lieber digital oder legen Sie Mappen und Ordner an? Und falls Sie noch nicht soweit sind: Welche Fragen müssen Sie vorher noch klären? Schreiben Sie mir, ich freue mich darauf, von Ihnen zu lesen.
Übrigens: Zur Optimierung von Homeoffice und privater Ablage habe ich Ihnen ein kostenloses E-Book mit 20 Büro-Kaizen-Tools zum Download hinterlegt. Lassen Sie sich inspirieren!



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