Notizen synchronisieren – mehr Überblick für Ihren Büroalltag

Warum scheitert oft eine gute Selbstorganisation, wo doch alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zu Anfang mit den besten Vorsätzen angetreten sind? Es ist nicht die Flut an Aufgaben allein, die uns in die Knie zwingt. Sondern es ist das Gefühl der Kontrolle, das verloren gehen kann. Dagegen kann man aber etwas tun.

Optimaler Workflow für eine Flut an Aufgaben

Um den Überblick zu behalten, gibt es verschiedene Hilfsmittel im Büroalltag. Eine Maßnahme dabei betrifft Ihre Anlage von Notizen – für neue Aufgaben, Termine, Meetings & Co. Die Strategie dafür ist – Ihre Notizen möglichst zentral in einem Medium zusammenzuführen. Mit einem Workflow, der aus Notizen Aufgaben und Termine macht – oder zu Terminen die richtigen Notizen leicht zusammenführen lässt. Nennen wir es: Notizen synchronisieren.

Ich zeige Ihnen heute eine probate Methode für „Notizen synchronisieren” – mit den gängigen MS Office-Programmen.

Nutzen Sie das Arbeits-Kraftpaket MS OneNote & MS Outlook

Sie nutzen MS Outlook – für E-Mails, Aufgaben, Kalender? Prima. Auch MS OneNote ist vermutlich sogar bereits auf Ihrem PC und schlummert dort schon seit langem. Mitsamt seinem Potenzial für Ihre Notizen.

Wenn Sie beides kombinieren, schalten Sie in Ihrem Büroalltag den Effizienz-Turbo ein. E-Mails, Aufgaben, Notizen synchronisieren: das geht wie folgt ganz leicht.

Mit OneNote und MS Office arbeiten – von der E-Mail zum Notizbuch, vom Notizbuch-Inhalt zum E-Mailversand

Nutzen Sie nicht einfach Copy & Paste – denn dann können Sie nicht so einfach Anhänge übernehmen oder aus Inhalten Aufgaben generieren. Nutzen Sie z. B. diese tollen Funktionen:

1. E-Mails als Notizen ablegen: Öffnen oder wählen Sie eine E-Mail aus, die Sie in Ihr Notizbuch übernehmen möchten. Wählen Sie im Menüband Start bzw. Nachricht den Menüpunkt OneNote und bestimmen Sie einfach im erscheinenden Dialogfenster Speicherort in OneNote auswählen Ihr Notizbuch.

2. Notizen aus OneNote per E-Mail versenden: Öffnen Sie die gewünschte Seite und wählen Sie Seite per E-Mail senden im Menüband Start. Erfassen und versenden Sie Ihre Notizseite an den oder die gewünschten Empfänger im anschließenden Dialogfenster.

3. Aufgaben für Outlook erstellen – direkt aus OneNote: Öffnen Sie die gewünschte Seite und wählen Sie Outlook-Aufgaben im Menüband Start. Wählen Sie anschließend einen Termin für die neu zu vergebene Outlook-Aufgabe. Die neu erstellte Aufgabe erscheint automatisch in Ihrem Aufgabenfenster von MS Outlook.

Mit OneNote von unterwegs auf Ihre Notizen zugreifen

Sie möchten von unterwegs mit dem Handy auf Ihre OneNote-Notizen zugreifen, um sich aktuelle Informationen anzusehen? Kein Problem. Dazu speichern Sie Ihre Notizbücher in der Cloud unter OneDrive.

So greifen Sie per Handy mobil auf OneNote-Dokumente zu:

1. Registrieren Sie sich beim kostenfreien Freemail-Dienst outlook.com mit Ihrem Microsoft-Konto. Wenn Sie kein Microsoft-Konto haben, müssen Sie zunächst ein neues anlegen.
2. Legen Sie ein neues Notizbuch an – und wählen Sie als Ort „OneDrive“. Nutzen Sie die Anmeldedaten Ihres Microsoft-Kontos, vergeben Sie einen Namen und klicken Sie „Notizbuch erstellen”
3. Laden Sie – über die Suche nach „onenote” – die kostenfreie Microsoft-App OneNote für Ihr Betriebssystem Android oder iOS im entsprechenden App-Store herunter.
4. Installieren Sie die App.
5. Öffnen Sie die OneNote-App und melden Sie sich mit Ihren OneDrive-Account-Daten an. Jetzt verfügen Sie über Zugriff auf alle Ihre auf OneDrive gespeicherten Notizbücher. Per Handy.

Gemeinsam mit anderen mit MS OneNote arbeiten

In der Cloud unter OneDrive abgelegte Notizbücher können Sie mit anderen teilen, d. h. jeder von Ihnen freigegebenen Teilnehmer darf auf Ihre dazu freigegebenen Notizbücher zugreifen. So hat jeder synchron immer einen aktuellen Stand, wenn Sie z. B. gemeinsam im Team an einem Projekt arbeiten:

Gehen Sie für die Notizbuch-Freigabe wie folgt vor:

1. Markieren Sie ein zuvor unter OneDrive erstelltes Notizbuch in Ihrer Notizbuch-Liste, rechtsklicken Sie und wählen Sie „Dieses Notizbuch freigeben”.

2. Erfassen Sie die E-Mail-Adressen aller Empfänger, die Zugriff haben sollen. Verfassen Sie einen Einladungstext und vergeben Sie die Lese- und Schreib-Berechtigungen.

Haben Sie einen weiteren Tipp in Sachen Notizen synchronisieren? Ich bin neugierig. Hinterlassen Sie doch einen Kommentar.