Notizbuch selber machen: drei Schritte gegen das Chaos



Manche Dinge kann man sich einfach nicht merken – müssen Sie aber auch nicht, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz nach den Büro-Kaizen®-Regeln organisieren. Denn dann bleibt der Kopf frei und das Wesentliche trotzdem in Ihrem Blickfeld. Die wichtigsten Informationen sollten Sie dabei zentral sammeln. Am besten funktioniert dies, wenn Sie Ihr individuelles Notizbuch selber machen, das genau auf Ihr Unternehmen und seine Arbeitsabläufe zugeschnitten ist. Wie das geht, wissen Sie nach nur zwei weiteren Minuten Lesezeit.

Was ist das Problem

Wenn ich die Büros meiner Kunden betrete, fällt mir fast immer ein Problem ganz zu Beginn in den Blick: Überall sind Notizen. Auf Schreibunterlagen auf dem Schreibtisch, als Post-it am Desktop, als To-do-Liste in Papierform und zusätzlich im Outlook-Kalender, am Schwarzen Brett und in allen Schubladen des Rollcontainers. Sie glauben gar nicht, wo überall Notizen angebracht werden. Und wenn ich dann eine einfache Frage zu einem aktuellen Arbeitsvorgang stelle, wird das Fragezeichen im Gesicht meines Gegenübers immer größer. Ich kann fast laut hören, wie er oder sie sich innerlich fragt, wo denn bloß die entsprechende Information zu dieser Frage auf die Schnelle zu finden sein könnte, so sehr rattern die Gedanken. Seien Sie beruhigt – falls es Ihnen auch so geht, wie vielen meiner Kunden, gebe ich Ihnen jetzt ein einfaches Instrument an die Hand, das alle wesentlichen Informationen gebündelt sammelt. Sie müssen einfach nur Ihr Notizbuch selber machen, dann finden Sie sofort, was Sie brauchen und können mir bzw. vor allem Ihren Kunden auf alle nur denkbaren Fragen in Sekundenschnelle eine Antwort geben.

Mit OneNote kann jede Abteilung Ihr perfektes Notizbuch selber machen. Klick um zu Tweeten
Notizbuch selber machen kein Suchen
Kein frustiriertes Suchen mehr wenn Sie Ihr Notizbuch selber machen.

So funktioniert es

Ich empfehle Ihnen, das Notizbuch selber machen nicht in der klassischen Papierform, sondern in digitaler Form. Das Microsoft Office Standardpaket enthält seit 2010 eine hervorragende Software, um sich ein Notizbuch selber machen zu können. Mit OneNote ist dies kinderleicht und in nur drei Schritten möglich.

Schritt 1: Notizbuch anlegen

Legen Sie zunächst fest, in welcher Variante Sie das Notizbuch selber machen möchten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, zum Beispiel eine webbasierte Lösung, die Sie in der Cloud ablegen können, ein Notizbuch, das auf einem File-Server abgelegt wird oder ein klassisch lokal abgelegtes Notizbuch. Ihre Wahl sollte in jedem Fall zu den täglichen Arbeitsabläufen passen. Haben Sie viele Kollegen, die mobil arbeiten und Zugriff auf das Notizbuch benötigen, sollten Sie dieses nicht lediglich lokal ab-speichern, sondern die Cloud nutzen. Haben Sie den Speicherort bestimmt, klicken Sie im Pro-gramm OneNote auf „Datei” und anschließend in der Übersicht links „Neu” an, wählen den zuvor festgelegten Speicherort aus und benennen das Notizbuch sinnvoll, also so, dass jeder Kollege so-fort erkennt, was es beinhaltet. Mit einem Klick auf „Notizbuch erstellen” schließen Sie den Vor-gang ab.

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Schritt 2: Abschnitte anlegen

Ihr Notizbuch selber machen geht in die zweite Runde, nun gilt es, die Datei an Ihre betrieblichen Abläufe anzupassen. Damit das Notizbuch übersichtlich bleibt, sollten Sie zunächst eine sinnvolle Struktur anlegen. Diese können Sie vorab mittels Mind-Map klar definieren. Am Ende sieht die Struktur der einzelnen Abschnitte beispielsweise so aus: Zugangsda-ten, Telefonlisten, Checklisten, Ideenspeicher, Seminar-Mitschriften etc. Mit einem Rechtsklick in den leeren Raum neben den Abschnitten können Sie über &dquo;Neue Abschnittsgruppe” bequem be-stimmen, wie die Struktur am Ende aussehen soll. Variieren Sie ganz nach Ihren persönlichen Be-dürfnissen an Ihr Notizbuch und fügen Sie neue Abschnitte über das Plus-Symbol hinzu oder ent-fernen Sie diese mit einem Rechtsklick auf den Befehl „löschen” wieder.

Vergangenheit mit Notizbuch selber machen
Solche Bilder gehören der Vergangenheit an, wenn Sie anfangen Ihr Notizbuch selber zu machen.

Schritt 3: Seiten anlegen

Nun geht es aber wirklich an die Inhalte. Speichern Sie alle relevanten Notizen direkt im entspre-chenden Abschnitt ab. Dazu wählen Sie den Abschnitt aus und fügen die wichtigen Informationen auf neuen Seiten ein. Eine neue Seite erstellen Sie über den Befehl „Seite hinzufügen” hinter dem Plus-Symbol am rechten Bildschirmrand. Um sich schneller in OneNote bewegen zu können, emp-fehle ich Ihnen, die wichtigsten Tastenkombinationen zu verinnerlichen. Diese können Sie im Download-Center kostenlos herunterladen.

Darauf kommt es an

Wichtig ist, dass Sie wissen, was Sie abspeichern möchten, wenn Sie ein Notizbuch selber machen. Es ist durchaus sinnvoll, für verschiedene Abteilungen verschiedene Dateien anzulegen und jedem Bereich sein eigenes Notizbuch zu erstellen. Aber achten Sie darauf, dass es nicht zum Notizbuch-Chaos kommt und am Ende keiner mehr weiß, welches Notizbuch gerade aktuell ist. Überflüssige Notizbücher können Sie ganz einfach wieder löschen, wie hier beschrieben wird.

Was der Tipp bewirkt:

Jeder Bereich hat sein eigenes Notizbuch und kann von seinem Arbeitsplatz darauf zugreifen. Der Schreibtisch, der Desktop und auch der Kopf bleiben frei. Und Sie erhöhen Ihre Kompetenz im di-rekten Kontakt zu Kollegen und Kunden, weil Sie schnell und präzise antworten können.

Und Sie?

Ein Notizbuch selber machen ist keine Zauberei, sondern wirklich einfach. Die wichtigsten Schritte können Sie direkt im Downloadcenter kostenlos runterladen und ausdrucken. Und damit nicht jeder sein eigenes Notizbuch selber machen muss, sondern Sie eine einheitliche Lö-sung für die ganze Abteilung finden, drucken Sie diese Information doch auch für Ihre Kollegen aus. Über Kommentare zu dieser sinnvollen Funktion und Ihre persönlichen Erfahrungen freue ich mich sehr!

Wissen teilen Notizbuch selber machen
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