Notfallplan – so heben Sie sicher ab, auch wenn‘s mal wieder eng wird



Das Flugzeug startete, hebt ab und plötzlich fällt ein Triebwerk aus. Piloten haben für solche und andere Situationen einen Notfallplan. Sogar grundsätzlich handeln sie nach der Devise: Fliege, analysiere und behalte die Kontrolle. Der Erfolg dieses Konzepts kann sich sehen lassen, gilt doch das Flugzeug auch aufgrund solcher Gesetze und Organisationen als Verkehrsmittel mit bester Sicherheit.

Denn Piloten werden darauf geschult, dass sie schnell wissen, was sie in Notfällen tun müssen und welche Sofort-Maßnahmen sie ergreifen müssen. Weniger dramatisch geht es in unseren Büros zu, doch hilft auch hier ein Notfallplan, sich zu schützen: vor einer Stress-Lawine, teuren Pannen oder Zeitverlusten.

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Schützen Sie sich vor einer Stress-Lawine, teuren Pannen oder Zeitverlusten und erstellen Sie einen Notfallplan.

1. Aufgaben richtig delegieren, wenn die Zeit wieder einmal extrem knapp wird

  • a. Person anfragen, an die Sie die Aufgabe delegieren möchten, ob sie dazu bereit wäre und es zeitlich einrichten kann.
  • b. Formulieren Sie klar, was erwartet und benötigt wird.
  • c. Kommunizieren Sie, wie gut Sie das finden, denn so bleibt die Motivation auch weiterhin erhalten
  • d. Kippen Sie eventuell je nach Projekt nicht nur eine bestimmte Aufgabe ein, sondern fragen Sie nach weiteren Ideen, so ist der Mitarbeiter nicht nur der Ausführende, sondern ein aktiv Beteiligter.
  • e. Vergessen Sie nicht, sich für den Einsatz zu bedanken.

Wie Sie Aufgaben zeiteffektiv via Outlook delegieren, erkläre ich Ihnen in meinem Blogbeitrag „Kleine Outlook-Serie – Aufgaben delegieren mit Outlook“.

EXTRA-Tipp Nr. 1: Müssen Sie regelmäßig Aufgaben delegieren, so empfehlen sich Checklisten, die Sie dann bequem und effizient weitergeben können. So kann sich derjenige Mitarbeiter schnell zurechtfinden und kommt auch nicht in die Bredouille, etwas vergessen zu haben. Für viele Zwecke habe ich bereits einige Checklisten angelegt, die Sie sich kostenfrei herunterladen können – aus unserem Downloadcenter.

Mitarbeiter krank, Arbeit zu viel? Wer kennt das nicht, wenn er der Lage im Büroalltag gerade mal nicht Herr wird – hier lesen Sie drei Überlebensstrategien… Klick um zu Tweeten

2. Zuständigkeiten und Vertreter generieren – als Notfallplan

Wenn etwas nicht funktioniert, Arbeiten unerledigt bleiben oder der Zuständige nicht da ist, aber Probleme auftreten, wird spätestens klar: zuverlässige Vertretungsregeln machen das Leben leichter.

  • a. Rotierende Zuständigkeit
    In unserem Unternehmen verwenden wir für manche Aufgaben das Prinzip der rotierenden Zuständigkeit: die Zuständigkeit wechselt also in einem bestimmten Turnus, dann kann – als Notfallplan – eine Vertretung von mehreren Personen übernommen werden.
  • b. Zuständigkeiten visualisieren
    Am besten erstellen Sie eine Tabelle, auf der Vertreter von Personen schriftlich festgehalten werden. Diese Tabelle kann dann zentral ausgehängt oder abgelegt werden, so dass alle Mitarbeiter Zugang zu ihr haben. Sie sehen dann auf einen Blick, für wen es noch keine Vertreter gibt bzw. können Sie optimieren, falls mehrere Vertreter sinnvoll werden.
  • c. Sichtbuch mit Aufgaben
    Damit auch Vertreter sich immer bestens zurechtfinden, empfiehlt sich ein Handbuch der Abteilung, in dem Aufgaben beschrieben werden oder Checklisten eingelegt werden können.

EXTRA-Tipp Nr. 2: Fundament eines durchdachten Vertretungssystems ist ein einheitliches Ablagesystem, so dass Kennwörter, Dokumente, Unterlagen oder Dateien auch zuverlässig auffindbar sind – eben auch von Vertretern, die sich nicht so oft mit dem Projekt beschäftigen wie der Verantwortliche. Wie Sie z. B. ein übersichtliches digitales Ablagesystem aufsetzen , zeige ich Ihnen hier.

3. Arbeitsanweisungen und Problemlösung so einfach wie möglich gestalten

Drucker funktioniert nicht, Gerät muss gereinigt werden, Farbrolle fehlt, wo ist das Papier oder was tun, wenn die Entkalker-Leuchte an der Kaffeemaschine blinkt? Bei solchen Aufgaben, die jeder im Notfall erledigen kann, hat sich eine Arbeitsanweisung direkt am Gerät bewährt. Nach dem klassischen Problem-Lösungs-Prinzip: Bilder und Schritt-für-Schritt-Anleitungen helfen dann, das Problem umgehend in den Griff zu bekommen.

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Einfache Arbeitsanweisungen verhindern Probleme.

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Arbeitsanweisungen direkt beim Gerät oder in der Nähe anbringen.

Erzählen Sie mal … wann hätten Sie mal einen Notfallplan gebraucht – und es gab ihn leider nicht? Ich freue mich auf Ihre Storys!



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