Notfallplan – Mit diesen 3 Tipps sind Sie perfekt vorbereitet, auch wenn´s brenzlig wird



Das Flugzeug startete, hebt ab und plötzlich fällt ein Triebwerk aus. Piloten haben für solche und andere Situationen einen Notfallplan. Sogar grundsätzlich handeln sie nach der Devise: Fliege, analysiere und behalte die Kontrolle. Der Erfolg dieses Konzepts kann sich sehen lassen, gilt doch das Flugzeug auch aufgrund solcher Gesetze und bewährter Organisationen als Verkehrsmittel mit bester Sicherheit.

Denn Piloten werden darauf geschult, dass sie schnell wissen, was sie in Notfällen tun müssen und welche Sofort-Maßnahmen sie ergreifen müssen. Weniger dramatisch geht es in unseren Büros zu, doch hilft auch hier ein Notfallplan, sich zu schützen: vor einer Stress-Lawine, teuren Pannen oder Zeitverlusten.

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Ein Notfallplan schützt vor Zeitverlusten und teuren Pannen.

1. Punkt im Notfallplan: Aufgaben richtig delegieren

  • a. Person anfragen, an die Sie die Aufgabe delegieren möchten, ob sie dazu bereit wäre und es zeitlich einrichten kann.
  • b. Formulieren Sie klar, was erwartet und benötigt wird.
  • c. Kommunizieren Sie, wie gut Sie das finden, denn so bleibt die Motivation auch weiterhin erhalten
  • d. Kippen Sie eventuell je nach Projekt nicht nur eine bestimmte Aufgabe ein, sondern fragen Sie nach weiteren Ideen, so ist der Mitarbeiter nicht nur der Ausführende, sondern ein aktiv Beteiligter.
  • e. Vergessen Sie nicht, sich für den Einsatz zu bedanken.

Film-Tipp: In diesem Video sehen Sie, wie Sie mit Outlook ganz leicht Aufgaben delegieren können.

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Bewährte Checklisten zum Download Müssen Sie regelmäßig Aufgaben delegieren, so empfehlen sich Checklisten, die Sie dann bequem und effizient weitergeben können. So kann sich derjenige Mitarbeiter schnell zurechtfinden und kommt auch nicht in die Bredouille, etwas vergessen zu haben. Für viele Zwecke habe ich bereits einige Checklisten angelegt, die Sie sich kostenfrei herunterladen können – aus unserem Downloadcenter.

2. Punkt im Notfallplan: Zuständigkeiten und Vertreter festlegen

Wenn etwas nicht funktioniert, Arbeiten unerledigt bleiben oder der Zuständige nicht da ist, aber Probleme auftreten, wird spätestens klar: zuverlässige Vertretungsregeln machen das Leben leichter.

  • a. Rotierende Zuständigkeit
    In unserem Unternehmen verwenden wir für manche Aufgaben das Prinzip der rotierenden Zuständigkeit: die Zuständigkeit wechselt also in einem bestimmten Turnus, dann kann – als Notfallplan – eine Vertretung von mehreren Personen übernommen werden.
  • b. Zuständigkeiten visualisieren
    Am besten erstellen Sie eine Tabelle, auf der Vertreter von Personen schriftlich festgehalten werden. Diese Tabelle kann dann zentral ausgehängt oder abgelegt werden, so dass alle Mitarbeiter Zugang zu ihr haben. Sie sehen dann auf einen Blick, für wen es noch keine Vertreter gibt bzw. können Sie optimieren, falls mehrere Vertreter sinnvoll werden.
  • c. Sichtbuch mit Aufgaben
    Damit auch Vertreter sich immer bestens zurechtfinden, empfiehlt sich ein Handbuch der Abteilung, in dem Aufgaben beschrieben werden oder Checklisten eingelegt werden können.

Gut zu wissen: Fundament eines durchdachten Vertretungssystems ist ein einheitliches Ablagesystem, so dass Kennwörter, Dokumente, Unterlagen oder Dateien auch zuverlässig auffindbar sind – eben auch von Vertretern, die sich nicht so oft mit dem Projekt beschäftigen wie der Verantwortliche. Wie Sie z. B. ein übersichtliches digitales Ablagesystem aufsetzen , zeige ich Ihnen hier.

3. Punkt im Notfallplan: Einfache Arbeitsanweisungen erstellen

Drucker funktioniert nicht, Gerät muss gereinigt werden, Farbrolle fehlt, wo ist das Papier oder was tun, wenn die Entkalker-Leuchte an der Kaffeemaschine blinkt? Bei solchen Aufgaben, die jeder im Notfall erledigen kann, hat sich eine Arbeitsanweisung direkt am Gerät bewährt. Nach dem klassischen Problem-Lösungs-Prinzip: Bilder und Schritt-für-Schritt-Anleitungen helfen dann, das Problem umgehend in den Griff zu bekommen.

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Teil des Notfallplans: Einfache Arbeitsanweisungen verhindern Probleme.

Tipp: Arbeiten Sie mit One-Minute-Lessons - sie sind nützliche Hilfen, auch ohne Notfall. Lesen Sie in meinem Artikel, wie Sie ganz einfach diese bewährten Anleitungen erstellen.

Und Sie?

Wann hätten Sie mal einen Notfallplan gebraucht - und es gab ihn leider nicht? Ich freue mich auf Ihre Kommentare unter diesem Beitrag.



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