Sie haben eine Idee, die Sie bei Gelegenheit umsetzen möchten. Ihr Kollege hat Ihnen eine Broschüre mit einer interessanten Methode gezeigt und im letzten Newsletter war ein Thema, das Sie baldmöglichst aufgreifen möchten. Doch wohin mit den Ideen? Sie kleben einen Post-it-Zettel an den Bildschirm, der Newsletter bleibt als Gedankenstütze in der Inbox stehen und die Broschüre kommt auf den Stapel auf den Schreibtisch. Dabei geht es viel effizienter: Mit einem „Nice to have”-Ordner.
Das Problem: Die Aufgabenliste ist keine Ideen-Sammlung
Ideen müssen festgehalten werden, bevor man sie vergisst. Aber wer seine Inspirationen an drei verschiedenen Stellen sammelt, verliert bald die Orientierung. Eine übersichtliche Alternative ist es, Ideen in der Aufgabenliste in Outlook zu speichern. Aber die wenigsten Ideen ziehen gleich eine konkrete Aufgabe nach sich. Oft dauert es einige Zeit, bis eine Idee überhaupt aufgegriffen werden kann. Bis dahin besteht die Gefahr, dass die Aufgabenliste immer länger und unübersichtlicher wird.
Tipp Nr. 1: Der „Nice to have”-Ordner
Legen Sie in Ihrem Aufgabenordner einen Unterordner „Nice to have” an. Alternativ können Sie den Ordner auch schlicht „Ideen” nennen. In diesen schieben Sie alle Ideen und Aufgaben, die Sie irgendwann angehen wollen.
Tipp Nr. 2: Platz für analoge Materialien
Vielleicht gibt es zu den Ideen im „Nice to have” Ordner analoge Materialien wie Flyer, Broschüren etc. Stecken Sie diese in einen Karton, eine Hängemappe oder eine Heftbox. Schreiben Sie „Nice to have” darauf und setzen Sie in Ihrem digitalen Ordner einen Vermerk auf die analogen Unterlagen.
Tipp Nr. 3: Fälligkeitsdatum festlegen
Geben Sie Ihren Ideen ein fiktives Fälligkeitsdatum, das weit in der Zukunft liegt, zum Beispiel „100. Geburtstag“. Dann erscheinen Ihre Ideen in der Vorgangsliste ganz unten.
Tipp Nr. 4: Ordner regelmäßig ausmisten
Misten Sie Ihren „Nice to have”-Ordner regelmäßig aus, damit er nicht zum Ideengrab wird. Sie können das zum Beispiel im Rahmen der Wochen- oder Monatsplanung machen. Ideen, die Sie umsetzen möchten, können Sie einfach in Ihren nächsten Planungsabschnitt übernehmen. Ich persönlich nutze hierfür gerne Wartezeiten und Bahnfahrten. Ideen, die älter als sechs bis zwölf Monaten sind und auch noch nicht umgesetzt wurden, können Sie vermutlich getrost aussortieren.
Was der Tipp bewirkt
Ihre Ideen gehen nicht verloren. Gleichzeitig bleibt Ihre eigentliche Aufgabenliste bleibt frei von Ideen, um die Sie sich erst in Zukunft kümmern können. Sie haben eine klare Trennung von „Must have” und „Nice to have”.
Extra-Tipp für Analog-Denker: Das „Nice to have”-Heftchen
Vielleicht gehören Sie zu den analogen Denkern, die Geistesblitze gerne handschriftlich festhalten. Hierfür eignen sich einfache Notizheftchen. Im DIN A6 Format passen diese in jede Jackentasche. Auch Post-it-Zettel lassen sich hier sammeln. Gehen Sie auch dieses Heft regelmäßig durch. Ideen, die Sie tatsächlich umsetzen wollen, übertragen Sie anschließend in den digitalen „Nice to have”-Ordner, wo alles kompakt gesammelt wird.
Sie können auch OneNote als „Nice to have”-Ordner nutzen. Wie das funktioniert, erfahren Sie in meinem Blog-Beitrag Höchste Zeit für frische Ideen – wie Sie mit dem Ideen-Ordner Ihre Einfälle sichern.
Wie sieht Ihre „Nice to have”-Struktur aus? Lassen Sie es mich gerne wissen – ich bin gespannt.
Übrigens:
Wenn Sie Ihren Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer finden möchten, lesen Sie mein kostenloses eBook „eKaizen“. Dieses eBook zeigt auf, wie die Grundprinzipien des Kaizen einfach auf die Arbeit am Computer übertragen werden können. Sie finden es im Downloadbereich.
