Lust auf was Neues? So gelingt die Neuorganisation Ihres Büros!



Sie sind es leid, in einem Büro zu arbeiten, das eng, überfüllt und voller Ablenkungen ist?  Sie haben Lust auf etwas Neues? Beginnen Sie mit der Neuorganisation Ihres Büros und erleben Sie die positiven Auswirkungen auf Ihre Motivation und Kreativität. Mit den folgenden fünf Tipps gelingt Ihnen die Neuorganisation Ihres Büros!

Was ist das Problem 

Die Räume, in denen wir arbeiten, haben mehr Auswirkung auf unsere Kreativität und Motivation, als wir manchmal glauben! Eine wohlüberlegte Ausgestaltung und Ausstattung unserer Büros kann ein wichtiger Effizienzmotor und Motivationskatalysator sein. Gestalten Sie Ihr Büro so, dass Sie sich am Wochenende schon auf Montag freuen. Beginnen Sie mit der Neuorganisation Ihres Büros. 

Neuorganisation um Ordnung zu schaffen
Chaos oder Ordnung - der Arbeitsplatz hat Auswirkung auf unsere Motivation

So funktioniert es  

Tipp Nr. 1 für die Neuorganisation Ihres Büros: Form follows Function! 

Ein optimal organisiertes Büro folgt einem recht einfachen Konzept:  

  • Alles, was Sie tagtäglich brauchen, muss mit einem Handgriff erreichbar. 
  • Alles, was Sie regelmäßig, aber nicht täglich brauchen, muss mit wenigen Schritten erreichbar sein. 
  • Alles, was Sie nur unregelmäßig benötigen, kann in einem Nebenraum gelagert werden. 
  • Alles, was Sie vielleicht irgendwann benötigen, wird archiviert. 
  • Alles, was Sie nicht verwenden, wird verschenkt oder weggeworfen! 

Neuorganisation schafft Ordnung und entspannt
Der optimale Arbeitsplatz entspricht exakt Ihren Bedürfnissen!

Bevor Sie mit der Neuorganisation Ihres Büros beginnen und Tische umstellen, Aktenschränke ausräumen und vielleicht sogar neue Möbel bestellen, sollten Sie sich darum die Frage stellen: Welche Tätigkeiten füllen meinen Alltag aus? Beobachten Sie sich eine Zeit lang beim Arbeiten! Was sind Ihre Hauptaufgaben? Womit beschäftigen Sie sich die meiste Zeit?  

Neuorganisation durch Optimierung der Abläufe
Beobachten Sie sich bei Ihrer Arbeit und machen sich Notizen!

Ich weiß, das hört sich sehr global an, doch Sie sollten diesen Schritt auf keinen Fall überspringen! 

Tipp Nr. 2 für die Neuorganisation Ihres Büros: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz! 

Geben Sie den Dingen eine Heimat geben. Lagern Sie die Schere, den Locher und den Tacker immer an einem Ort. Heften Sie Rechnungen an einer Stelle ab! Verwalten Sie Ihre Termine an einem Ort.  

Neuorganisation mit festen Plätzen durchführen
Alles hat einen Platz! Alles hat seinen Platz!

Dafür müssen Sie vermutlich einige Entscheidungen treffen: Ein Angebot kann z.B. in einem separaten Angebotsordner abgelegt werden oder im Ordner des Kunden. Außerdem kann es sinnvoll sein, zwischen offenen Angebote, bei denen Sie noch auf die Antwort des Kunden warten, und Angeboten, die akzeptiert wurden, zu unterscheiden. Schauen Sie, was für Sie das Passendste ist und entscheiden Sie, wie Sie es in Zukunft handhaben wollen! Versuchen Sie aber immer, Doppelablagen zu vermeiden!

Tipp Nr. 3 für die Neuorganisation Ihres Büros: Entscheiden Sie sich für die richtige Art der Ablage! 

Eine weitere Frage ist, welche Form der Ablage, Sie verwenden wollen. Es gibt Hängeregister, bzw. die Systeme von Mappei und Classei, Stehordner von Leitz oder die Möglichkeit der digitalen Ablage. Alles hat Vor- und Nachteile. In meinem Blogbeitrag Leitz, Classei, digital geben Sie Ihren Unterlagen eine Heimat! habe ich meine Überlegungen zusammengefasst. Der Artikel sollte Ihnen bei der Entscheidung für Ihr System helfen! Wichtig ist, dass Sie sich für ein System entscheiden und das konsequent umsetzen.

Neuorganisation mit ordentlichen System
Das richtige System für alle wichtigen Unterlagen!

Ich nutze für sämtliche lebendigen Akten Hängeregister, die ich in einem Rollcontainer am Schreibtisch ablege. Für alle Referenzmaterialien, also die Unterlagen, in denen ich Dinge nachschlage, nutze ich gerne die gängigen Stehordner von Leitz.

Tipp Nr. 4 für die Neuorganisation Ihres Büros: Kennzeichnen und visualisieren Sie Ihr Unterlagen! 

Im ersten Moment wirkt es auf Sie vielleicht etwas verspielt, wenn ich sage, dass Sie Schränke, aber auch Kabel und Schalter und vielleicht sogar den Heimathafen von Locher und Co mit Markierungen versehen sollten.

Neuorganisation mit festen Ablageorten
Markieren Sie den Ablageort Ihrer Büroutensilien!

Aufgrund meiner Erfahrungen kann ich Ihnen aber sagen, dass es gerade in Büros, in denen mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Akten zugreifen, die Zusammenarbeit extrem erleichtert, wenn Sie auf solche Visualisierungen in Form von Fotos und Beschriftungen zurückgreifen. Der Effekt ist, dass sich nachhaltige Ordnung einstellt, weil jede Mitarbeiterin oder jeder Mitarbeiter den SOLL-Zustand mit einem Blick erfasst. 

Neuorganisation mit Soll-Abbildungen durchführen
Ein Foto sagt mehr als tausend Worte!

Im anfangs gezeigten Beispielbild mit dem Locher und dem Tacker verhielt es sich so, dass eine Mitarbeiterin sich immer wieder über Störungen ärgerte. Die Kollegen kamen auf der Suche nach dem Speziallocher (er kann vier statt der üblichen zwei Löcher lochen) in Ihr Büro und fragten, wo denn der Locher sei. Jedes mal aufs Neue wurde sie in ihrer Arbeit unterbrochen. Dann kam sie auf die Idee, die Ablagefläche bunt zu markieren. Nun konnte jeder Mitarbeiter sehen, wo der Locher hingehörte. Entweder war der Locher auf Reise oder aber er stand an seinem Platz und konnte ausgeliehen werden. Die Mitarbeiterin freute sich, dass sie ungestört arbeiten konnte! 

 Nicht kopieren, sondern kapieren! Darauf kommt es an! Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 5 für die Neuorganisation Ihres Büros: Klein anfangen und beständig verbessern! 

Ich bin ein großer Freund davon, mit 80% Lösungen zu starten, als ewig nach dem perfekten System zu suchen. Fangen Sie heute mit Ihrem Schreibtisch an und starten Sie an ihm mit Ihrer Suche nach kontinuierlichen Verbesserungen. Morgen oder nächste Woche ist der Schrank dran, der in Ihrer unmittelbaren Nähe steht und dann arbeiten Sie sich langsam durch das ganze Büro. 

Neuorganisation Schritt für Schritt angehen
Fangen Sie klein an und sortieren Sie - Schritt für Schritt - konsequent aus!

Planen Sie sich immer wieder Zeiten ein, in denen Sie Ihre Prozesse kritisch betrachten und Dinge aussortieren:  

  • Benötigen Sie diesen Ordner wirklich tagtäglich oder gehört er eigentlich in den Schrank mit den Dingen, die Sie nur unregelmäßig verwenden? 
  • Sind diese Büroutensilien relevant oder könnten Sie in einem Nachbarraum gelagert werden? 

 

Sie werden erleben, wie Sie nach und nach immer weniger Materialien und Akten im Büro aufbewahren. Ihr Büro wird leerer und es entstehen Freiräume für neue Ideen, neue Arbeitsflächen und neue Tools, die Ihnen das Arbeiten deutlich erleichtern. In einem unserer Büros gibt es z.B. kaum noch Regale oder Schränke, dafür haben wir jetzt viel Platz für Präsentations- und Arbeitsflächen, an denen sich neue Ideen entwickeln lassen. 

Neuorganisation mit festen Besprechungsecken angehen
Platz für Neues! Unsere Besprechungsecke mit Visualisierungsflächen.

Darauf kommt es an  

Das perfekte Büro ist ein individuell auf Sie zugeschnittenes Büro. Es geht nicht darum, etwas zu kopieren, sondern etwas zu kapieren! Bei der Neuorganisation sollten Sie deshalb darauf achten, wie Sie arbeiten und was Ihnen Ihre Arbeit erleichtert. Zwar sind die oben genannten Prinzipien allgemein gültig, doch bei der Umsetzung der Neuorganisation müssen Sie schauen, was der jeweilige Tipp konkret für Ihre Neuorganisation bedeutet.

Was der Tipp bewirkt 

Die Neuorganisation Ihres Büros kann ein richtiger Effizienzmotor werden! Durch kürzere Wege, eine wohlüberlegte Ablage und die Nutzung von Flächen für das, was Sie wirklich benötigen, verringern sich Suchzeiten, Rückfragen und Unterbrechungen werden enorm reduziert!

Und Sie? 

Sie planen die Neuorganisation Ihres Büros und haben Lust sich auf die Suche nach Ihrer individuellen Lösung zu begeben? Unsere Büro-Kaizen®-Beraterinnen und Berater unterstützen Sie gerne dabei! Aber gerne reagiere ich auch auf einfacherer Fragen über meine Blog. Schreiben Sie mir von Ihren Herausforderungen und wir suchen gemeinsam nach guten und effizienten Lösungen!



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