Neue Funktionen in OneNote für Windows 10: Individuelle Tags und Cloud Attachments


In der OneNote für Windows 10 App kann man seit dem neuesten Featureupdate zum Jahreswechsel 2018/2019 auch individuelle Kategorien („Tags“) anlegen, speziell nach diesen Tags suchen und auch die entsprechenden Tags anderer Nutzer eines geteilten Notizbuchs einsehen. Die neue Funktion macht die Orientierung und Suche in OneNote für Windows 10 noch einmal einfacher, übersichtlicher und zeiteffizienter. Eine weitere neue Funktion in der OneNote-App sind Cloud Attachments – durch diese Synchronisationsfunktion bleiben angehängte Dateien künftig automatisch immer auf dem neuesten Stand. Was Ihnen die beiden Neuerungen konkret bringen, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blog-Beitrag.

Was ist das Problem?

Microsoft hat bekanntlich im Frühjahr 2018 angekündigt, künftig nur noch die OneNote für Windows 10 App als neue Standardversion des digitalen Notizbuchprogramms weiterzuentwickeln (diese wird offiziell auch als „OneNote UWP-App“ bezeichnet). Die klassische Desktop-App OneNote 2016 muss damit Ihre Vorrangstellung abgeben und wird mittelfristig in einigen Jahren eingestellt. Um den OneNote-Nutzern den Umstieg schmackhafter zu machen, bringt die Redmonder IT-Schmiede nach und nach neue Funktionen heraus, die es nur noch für die OneNote für Windows 10 App gibt und nicht mehr für die ältere Desktop-Anwendung. Zum Jahreswechsel 2018/2019 sind dies die beiden neuen Features „Dateianlagenoptionen“ (Cloud Attachments) und „individuelle Kategorien“ (Tags).

So funktioniert es:

Neue Funktionen in der OneNote für Windows 10 App: Cloud Attachments

Die neue OneNote-Funktion „Cloud Attachments“ heißt auf Deutsch „Dateianlagenoptionen“. Hinter dieser Dateianlage in der Cloud verbringt sich eine sehr praktische Neuerung.

  • Sobald Sie die neuen → Dateianlagenoptionen aktivieren und dann eine Datei an eine Notizbuchseite anhängen, wird dieser Dateianhang automatisch auf OneDrive gespeichert und immer aktuell gehalten, also kontinuierlich mit der Quelldatei synchronisiert.
  • Das heißt, Sie haben auf diese Weise immer die jeweils aktuellste Version der Datei in Ihrem Notizbuch verfügbar, auch wenn die ursprüngliche Quelldatei zu einem späteren Zeitpunkt und an einem anderen Speicherort geändert wird.
  • Um die neue Cloud-Attachment-Funktion zu aktivieren, müssen Sie Ihre OneNote-UWP-App öffnen, ganz oben am rechten Bildschirmrand auf → Optionen (die drei Punkte → …) klicken und in dem sich öffnenden Dropdownmenü → Einstellungen wählen. Schalten Sie dann durch einen Klick auf die Schaltfläche → Anlagen in der Cloud speichern die Dateianlagenoptionen auf → Ein (siehe Abbildung I)

 

Neue Funktionen in OneNote für Windows 10
Abbildung I: Eine neue Funktion in OneNote für Windows 10 sind Cloud Attachments, Microsoft, Büro Kaizen

Neue Funktionen in der OneNote für Windows 10 App: Individuelle Tag-Suche

Die OneNote UWP-App verfügt über eine sogenannte „Tag“-Funktion, auf Deutsch „Kategorien“ bzw. „Markieren“. Damit lassen sich bestimmte Textstellen markieren, kategorisieren und hervorheben. Bislang waren diese Tags jedoch auf ein halbes Dutzend voreingestellter Kategorien beschränkt (und zwar auf → Wichtig, Frage, Kritisch, Kontakt, Adresse und Telefonnummer).

  • Das neue Featureupdate ermöglicht den Nutzern der OneNote-UWP-App nun auch, individuelle eigene Kategorien anzulegen („Custom Tag“). Nach diesen Tags kann dann gleichzeitig auch gezielt gesucht werden.
  • Das bedeutet, dass Sie mit der neuen Funktion künftig thematisch zusammengehörende Inhalte in OneNote, die auf verschiedene Notizbuchseiten, Abschnitte oder Notizbücher verteilt sind, mit einem individuell betitelten „Tag“ kategorisieren können. Wenn Sie dann nach diesem Tag suchen, werden Ihnen alle entsprechenden Inhalte übersichtlich in einer Liste auf einmal angezeigt. Das macht das Zurechtfinden und die Organisation über Ihre gesammelten Notizbuch-Notizen hinweg erheblich einfacher und zeitsparender.
  • Markieren Sie dafür einfach die entsprechende Textstelle, klicken Sie auf die Kachel/Registerkarte → Start und anschließend in dem Menüband auf die Schaltfläche → Markierung. In dem sich nun öffnenden Dropdownmenü-Fenster mit den sechs bereits bekannten Kategoriefunktionen ist nach dem Featureupdate der OneNote-UWP-App nun auch die neue Funktion „Neues Tag erstellen“ (Custom Tag) verfügbar (siehe Abbildung II).

 

Neue Funktionen in OneNote für Windows 10 Tags
Abbildung II: Die zweite Neuerung in der OneNote-UWP-App sind individuelle Tags und die gezielte Tag-Suche, Microsoft, Büro

 

Extra-Tipp: WebClipper und Office Lens bieten weitere neue Funktionen für OneNote

Es gibt aber auch einige sehr praktische OneNote-Funktionen, die nicht direkt aus OneNote heraus aktivierbar sind, sondern als Erweiterungen bzw. Zusatzprogramme heruntergeladen werden müssen. Zwei dieser besonders praktischen OneNote-AddIns und Apps sind die beiden kostenlos downloadbaren Microsoft-Anwendungen „WebClipper“ und „Office Lens“.

  • Der „WebClipper“ erzeugt einen neuen Schnellzugriffs-Button für OneNote in Ihrem Webbrowser (z.B. Firefox, Chrome, Safari oder Edge). Damit können Sie bei einer Internetrecherche beliebige Webseiteninhalte mit nur einem Klick in eine OneNote-Seite oder einen Abschnitt Ihrer Wahl abspeichern, ohne dafür den Browser verlassen oder die OneNote-App extra öffnen zu müssen. Das funktioniert sehr schnell, einfach und spart viel Zeit!
  • Die ebenfalls kostenlose Microsoft-App „Office Lens“ ist im Grunde genommen ein Upgrade für Ihre Tablet- oder Smartphonekamera. Mit der Software wird die in Ihrem mobilen Endgerät integrierte Kamera zu einem echten Dokumentenscanner. So können Sie zum Beispiel schriftliche Dokumente direkt in ein PDF einscannen, statt nur abzufotografieren (inklusive optischer Zeichenerkennung OCR). Spezielle Algorithmen bereiten auch Ihre Scans von Whiteboards und Flipcharts optisch auf, oder wandeln in Papierform vorliegende Visitenkarten mit allen darauf enthaltenen Kontaktinformationen automatisch in eine digitale vCard um, die Sie direkt Ihren Outlook-Kontakten hinzufügen können.
  • Die beiden nützlichen OneNote-Erweiterungen und ihre Funktionen haben wir Ihnen hier zusammengefasst → „OneNote (5/5): Kostenlose Erweiterungen für ein produktiveres OneNote“.

Und Sie?

In unserem Büro-Kaizen-Blog halten wir Sie über alle aktuelle Neuerungen, Funktionen und Testberichte rund um OneNote, Outlook und Office 365 auf dem Laufenden. Mit dem Insider-Wissen und den praxisorientierten Anleitungen können Sie die Verbesserungen dann gleich in Ihrem Berufsalltag nutzen! Einige besonders interessante Anwendungen haben wir hier für Sie zusammengefasst:

(Dauer 01:50 Minuten)

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