Nehmen Sie sich Zeit – Schritt für Schritt zu mehr Büroordnung



Es kann sein, dass Sie beim Ordnen, Ausmisten und Sortieren auf Fächer, Schränke und Ecken stoßen, bei denen Ihre Zeit im Moment nicht ausreicht, um sie gut aufzuräumen. Macht nichts! Machen Sie lieber viele kleine Schritte auf dem Weg zu Ihrer Büroordnung, als bis zu dem einen großen Tag zu warten, an dem Sie alles auf einmal erledigen werden! Auch wenn es langsam vorangeht, die Hauptsache ist, es passiert etwas!

Was ist das Problem

Wenn man nicht alles gleich schafft oder manche Entscheidungen Aufschub brauchen, ist man geneigt, das ganze Projekt „Büroordnung” abzublasen. Doch anstatt auf die eine großartige Idee zu warten oder alles auf den einen großen Tag im Frühjahr zu verschieben, an dem man ja Frühjahrsputz macht, sollten Sie die Aufgabe in kleine Schritte unterteilen und nach und nach angehen.

Einstein sagte: „Das Genie beherrscht das Chaos!” Ich sage: „Das Genie beherrscht sein Chaos!” Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für Ihre Büroordnung: Markieren Sie die einzelnen Schränke, Ordner oder Schubläden mit einem Post-It

Haben Sie schon den Überblick, was alles aufgeräumt und gesichtet werden muss? Welcher Schrank wurde noch nicht angegangen? Bei welchen Ordnern herrscht noch Chaos? Wo sind Sie sich noch unschlüssig: Wegwerfen oder nicht? Schreiben Sie auf Post-It's fortlaufende Nummern. Markieren Sie damit die einzelne Schränke, Schubläden, Regalböden, die noch aufgeräumt werden bzw. wo noch Rücksprachen getätigt und Entscheidungen gefällt werden müssen. Schreiben Sie auf das Post-It den zuständigen Mitarbeiter bzw. die zuständige Mitarbeiterin.

Makierungen für schnellere Büroordnung
Makieren Sie Schränke und Ordner, die noch aufzuräumen sind. So wird nichts vergessen, und Sie sehen auf einem Blick, was noch zu tun ist.

Evtl. müssen die Post-It's mit einem extra Klebestreifen fixiert werden, so dass sie nicht nach einigen Tagen herunterfallen.

Tipp Nr. 2 für Ihre Büroordnung: Fertigen Sie nun eine ToDo-Liste an!

Notieren Sie die Punkte auf einer ToDo-Liste mit der Überschrift „Büroordnung”. Nutzen Sie eine ToDo-Liste, auf die alle beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugreifen bzw. die alle gut sehen können. Dies kann auf einer Flipchart sein, die gut sichtbar aufgestellt wird oder in einem OneNote-Notizbuch mit dem Titel „Büroordnung”.

ToDo-Liste für bessere Büroordnung
Fertigen Sie für Sie und Ihre Mitarbeiter eine ToDo-Liste an, so wissen alle, wer was und wann zu tun hat.

Wenn es in einem zeitlichen Rahmen bleibt, können Sie gerne auch Fotos von den einzelnen Situationen schießen und diese der ToDo-Liste zufügen. Häufig schaffen Fotos eine positive Distanz und man sieht den bestehenden Zustand mit anderen Augen. Das „Nachher-Foto” ist dann eine zusätzliche Motivation für die nächsten Schritte des Projektes „Büroordnung”.

Zusätzliche Motivation zur Büroordnung
Durch Fotos an der To-Do-Liste schaffen Sie zusätzliche Motivation für die Büroordnung!

Tipp Nr. 4 für Ihre Büroordnung: Praktizieren Sie Wegwerfen auf Probe

Bei Dingen, die noch einen Wert haben oder bei denen Sie sich unschlüssig sind, ob Sie sie vielleicht noch einmal brauchen, können Sie das in meinem Blogbeitrag „Wie Sie Dinge entsorgen und dennoch behalten können” besprochene „Wegwerfen auf Probe” anwenden.

Wegwerfen auf Probe für bessere Büroordnung
Mit "Wegwerfen auf Probe" schaffen Sie eine bessere Büroordnung.

Tipp Nr. 5 für Ihre Büroordnung: Finden Sie heraus, was Sie wirklich in Reichweite benötigen

Entscheidend für die Büroordnung ist, dass Alles, was Sie regelmäßig benötigen, in Reichweite ist. Nun kann es vorkommen, dass Sie sich nicht sicher sind, ob Sie bestimmte Akten in Ihrem nahen Umfeld benötigen. Sie greifen hin und wieder auf einzelne Ordner zu, natürlich ohne sich zu merken, auf welchen. Um herauszufinden, welche Ordner Sie regelmäßig nutzen, kleben Sie jedes Mal, wenn Sie einen Ordner benötigen, einen kleinen Klebepunkt auf den Ordnerrücken.

Bei guter Büroordnung wichtiges am Arbeitsplatz
Finden Sie heraus, welche Dinge Sie wirklich in der nähe ihres Arbeitsplatzes benötigen. Das verhilft Ihnen zu guter Büroorganisation!

Damit Sie den Tipp im Alltag auch umsetzen, dürfen Sie keine Zeit mit der Suche nach Aufklebern verschwenden. Befestigen Sie daher einen Aufkleber-Bogen in der Nähe der Ordner, die Sie überprüfen möchten.

Bei Büroorganisation überprüfen Sie Ihre Ordner
Bei guter Büroorganisation, überprüfen Sie Ihre Ordner mit Hilfe von kleinen Klebern.

Darauf kommt es an

Wenn Sie in Ihrem Büro Ordnung und Sauberkeit gewonnen haben, kommt es nun darauf an, diese auch zu halten. Machen Sie es sich darum zur Angewohnheit, die Büroordnung immer wieder herzustellen, bevor Sie in den Feierabend gehen. Stellen Sie Ordner direkt in das Regal zurück und ordnen Sie die Dinge in der Schublade, wenn Sie etwas entnommen haben. Es ist leichter, die eingeführte Büroordnung beizubehalten, als alljährlich eine Großaktion zum Wiederherstellen von Ordnung und Sauberkeit in die Wege zu leiten.

Was der Tipp bewirkt

Für Ihre Mühen bei der Aussortier-Aktion werden Sie mit einem beachtlichen Flächen- und Raumgewinn sowie einer Reduzierung der Suchzeiten belohnt. Eine ausgefeilte Büroordnung steigert die Arbeitseffizienz.

Extra-Tipp

Sie können die beschriebenen Ratschläge allesamt alleine umsetzen. Sie können aber auch einen Moderator, Coach oder Berater hinzuholen. Dies verleiht dem Vorgehen einen „Event-Charakter”. Wenn ich in Unternehmen zu Umsetzungsberatungen unterwegs bin, wird mir dies immer wieder bestätigt: „Aufräumen können wir zwar auch selbst!”, heißt es dann, „Aber wir haben Sie bewusst zu einem Workshop eingeladen, denn dann können wir eine ganze Abteilung einbeziehen, die Aktion bekommt mehr Gewicht – und wir erhalten viele praxistaugliche Tipps und weiterführende Unterstützung.” Starten Sie das Projekt „Büroordnung”!

Und Sie?

Einstein glaubte bekanntlich: „Das Genie beherrscht das Chaos!”. Ich glaube: „Das Genie beherrscht sein Chaos!” Was glauben Sie? Schreiben Sie mir!



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