Hin und hergerissen: Warum Multitasking erlernbar, aber auch gefährlich ist



Multitasking bedeutet, dass man mehrere Aufgaben oder Tätigkeiten gleichzeitig ausführen kann, ohne dass dies zu größeren Einschränkungen oder Einbußen beim Ergebnis führt. Also z.B. eine E-Mail schreiben und gleichzeitig mit einem Kunden telefonieren. Was sich allerdings so vielversprechend anhört, ist für Menschen gar nicht so leicht. Computer haben es da schon einfacher. Wie Multitasking konkret funktioniert, wie man es erlernen kann, wo die natürlichen Grenzen liegen und wann es sogar gefährlich wird, lesen Sie hier.

Ist Multitasking überhaupt grundsätzlich möglich?

Die Psychologie definiert Multitasking beim Menschen etwas kryptisch als „Mehrfachaufgabenperformanz“. Das bedeutet, dass die Anforderungen verschiedener Aufgaben gleichzeitig erledigt werden können. Aufgrund der Wahrnehmungs- und Verarbeitungsprozesse in unserem Gehirn besitzen wir jedoch nur eine begrenzte Aufmerksamkeitsspanne. Ist Multitasking daher also überhaupt möglich?

  • Ja, bei einfacheren Tätigkeiten: Dann läuft eine Aufgabe, die dem Einzelnen subjektiv wenig Aufmerksamkeit abverlangt, mehr oder weniger unbewusst ab, während wir uns auf die Wichtigere konzentrieren können. Deswegen können wir auch problemlos gleichzeitig kopieren und telefonieren, schreiben und Musik hören oder lesen und kaffeetrinken.
  • Nein, bei komplizierteren Aufgaben: Denn die Aufmerksamkeit kann man zwar trainieren, aber nicht teilen. Benötigen zwei komplexere Aufgaben gleichzeitig unsere Aufmerksamkeit, dann springt unser Gehirn fortlaufend blitzschnell zwischen beiden Aufgaben hin- und her. Das verursacht Stress und führt bei anspruchsvolleren Multitaskingtätigkeiten zudem schneller und häufiger zu Fehlern.

Sind Frauen die besseren Multitasker als Männer?

Nein. Die meisten wissenschaftlichen Studien deuten darauf hin, dass es bei der Multitaskingfähigkeit keinen grundsätzlichen Unterschied zwischen Männern und Frauen oder zwischen Jung und Alt gibt. Dass Frauen von Natur aus und per se die besseren Multitasker seien, ist ein Märchen bzw. Mythos. Denn das Arbeits- und Kurzzeitgedächtnis beider Geschlechter arbeitet auf dieselbe Weise – individuelle und anerzogene Stärken und Schwächen fallen deshalb deutlich stärker ins Gewicht.

Ist Multitasking erlernbar und trainierbar?

Ja. Wir können mittels Übung so viel Routine gewinnen, dass bestimmte Aufgaben mehr oder weniger unbewusst („automatisiert“) ablaufen. Da wir uns dann nicht mehr auf die Handlung konzentrieren müssen, wird Aufmerksamkeitskapazität frei und wir gewinnen neuen Spielraum für weitere Aufgaben. Das Multitasking wird dadurch einfacher und auch schneller – das funktioniert aber nur bei den Aufgaben, die uns aufgrund des Trainingseffekts tatsächlich subjektiv leichter fallen.

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Wo liegen die physiologischen Grenzen des Multitaskings?

Die beiden Dreh- und Angelpunkte beim Multitasking sind (1.) die aktuell in der Situation und der persönlichen Verfassung zur Verfügung stehenden Aufmerksamkeitsressourcen sowie (2.) die subjektive Schwierigkeit der zu bewältigenden Aufgaben. Dies hat folgende Ursachen:

  • Bei komplexen Aufgaben, die unsere Aufmerksamkeit gleichzeitig beanspruchen, pausieren wir mit der einen Aufgabe, während wir blitzschnell im Millisekundenbereich zur anderen wechseln. Dabei wird so schnell zwischen den verschiedenen Aufgaben hin- und hergewechselt, dass der Eindruck der Gleichzeitigkeit entsteht.
  • Dies erfordert allerdings mehr Konzentration und damit mehr Rechenaufwand für unser Gehirn. Diese Reibungsverluste summieren sich auf rund 20-40% der gesamten Leistungsfähigkeit. Dadurch erhöht Multitasking den empfundenen Stress und kostet unterm Strich mehr Zeit. Um das zu verstehen, hilft ein kleiner Blick in die Verarbeitungsprozesse unseres Gehirns.

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Die physiologischen Grundlagen des Multitaskings!

Wann wird Multitasking gefährlich?

Multitasking erhöht das Risiko für Flüchtigkeitsfehler und Unachtsamkeiten. Diese können in vielen Lebens- und Arbeitsbereichen zu folgenschweren Unfällen für Sie und/oder dritte führen. Darüber hinaus bedeutet Multitasking bei schwierigen Aufgaben auch mehr Stress für unser Gehirn. Und Stress ist einer der Hauptursachen für Burnout, Depression und viele Herz- und Kreislauferkrankungen.

Fazit: Multitasking ist trainierbar, aber nicht immer alltagstauglich

Multitasking ist für unser Gehirn tagtägliche Routine. Und wir können durch Übung besser darin werden. Aber wir können uns nur auf einen komplexeren Sachverhalt auf einmal konzentrieren. Das ist nun mal Fakt und lässt sich auch nicht ändern. Das bedeutet konkret:

  • Multitasking bei einfachen Aufgaben üben: Wenn wir Tätigkeiten so lange üben, bis sie als Routineprogramm abgespult werden, dann benötigen sie auch weniger Aufmerksamkeit. Und je leichter eine Aufgabe subjektiv ist, desto mehr Ressourcen stehen für andere Aufgaben zur Verfügung. Das erleichtert das Multitasking, wir werden schneller und weniger fehleranfällig.
  • Multitasking bei schwierigen Aufgaben vermeiden: Je komplizierter eine Tätigkeit, desto größer ist der Aufwand für das andauernde hin- und herwechseln. Gleichzeit steigt auch das Risiko für Flüchtigkeitsfehler und Details werden häufiger übersehen bzw. überhört. Anspruchsvolle Tätigkeiten sollten also auf jeden Fall nacheinander erledigt werden. Das spart im Endeffekt nicht nur Zeit, sondern reduziert auch den Stress und vermeidet Fehler.

Extra-Tipp: Lassen Sie Ihren Computer das Multitasking für Sie erledigen!

Computer (mit modernen Mehrfachkernprozessoren) können Multitasking dagegen nicht nur simulieren, sondern tatsächlich in Echtzeit ausführen. Außerdem lassen sich am Computer selbst komplexe Prozessketten ganz einfach automatisieren. Beides spart in der Anwendung viel Zeit. Ein gutes Praxisbeispiel aus der Bürowelt ist z.B., eine eingehende E-Mail in Outlook per Mausklick automatisch im Posteingang aufzuräumen, darauf zu antworten, den anderen Teamkollegen weiterzuleiten, als Aufgabe festzulegen, als Termin in den Kalender einzutragen und gleich auch noch für eine bessere Nachverfolgbarkeit zu kategorisieren. (→ weiterlesen in „Die QuickSteps in Outlook: Anleitung mit Praxisbeispiel als Video-Tutorial“)

Und Sie?

Multitasking ist die eine Möglichkeit, mit der Arbeit schneller fertig zu werden. Die nachhaltigere Lösung ist jedoch, die Arbeitsprozesse im Büro so zu optimieren, dass das Aufgabenvolumen insgesamt für den einzelnen sinkt. Ein gutes Beispiel hierzu finden Sie in unserem kostenlosen eBook „Das Kanban-Prinzip: So steuert sich der Nachschub für alle Materialien von alleine “. Einige weitere nützliche und zeitsparende Tipps & Tricks haben wir Ihnen hier zusammengestellt.

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