Mobiles Büro für Außendienst & Co.: So geht das!



Kennen Sie das? Kaum setzen Sie sich kurz an Ihren Laptop und wollen dem Kunden neben Ihnen, der Sie bereits erwartungsvoll ansieht, eine Kontaktadresse eines Kollegen geben, kommen aber einfach nicht ins Adressbuch. Das ist nicht nur für Sie unangenehm, sondern auch für Ihren Kunden. Damit Sie sich in Zukunft nicht jedes Mal wegen der Technik tausendfach entschuldigen müssen, brauchen Sie ein mobiles Büro, egal ob Sie Außendienstler sind, oder im Home-Office arbeiten. Es ist schlichtweg Ihre Visitenkarte im direkten Kontakt zum Kunden.

Mobiles Büro für Außendienstler
Ein mobiles Büro benötigen nicht nur Außendienstler ...

Was ist das Problem

Wir arbeiten heute nicht mehr nur stationär, sondern benötigen an verschiedenen Orten und zu verschiedenen Zeiten Zugriff auf unsere wichtigsten Daten. Ein mobiles Büro bedeutet genau das, ist aber, wie meine Erfahrung zeigt, leider längst nicht überall optimal ausgestattet. Das Resultat sind frustrierte Mitarbeiter, die lange Umwege in Kauf nehmen, um an die benötigten Daten zu kommen, ein insgesamt schleppender Arbeitsprozess und vor allem genervte Kunden. Dabei ist ein einmal ordentlich installiertes mobiles Büro nun wirklich kein Buch mit sieben Siegeln, umfasst jedoch mehr als die reine technische Ausrüstung. Worauf es in erster Linie ankommt, sage ich Ihnen in diesem Artikel.

Tipp 1: Ordnung im mobilen Büro

Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz – das ist das Prinzip meiner Büro-Kaizen®-Regeln. Und das gilt nicht nur im Büro innerhalb des Unternehmens, sondern natürlich auch für Ihr mobiles Büro. Für Außendienstler befindet sich ihr mobiles Büro direkt im Firmenwagen – der Platz ist also begrenzt und trotzdem ist ein gutes System möglich. Ein System, bei dem Sie immer finden, wonach Sie suchen. Definieren Sie feste Plätze für alle Utensilien, sei es das Schuhputzset, das Diktiergerät oder schlicht Ihr Schreibzeug und halten Sie diese Ordnung konsequent ein. So finden Sie innerhalb von Sekunden, was Sie beim Kunden benötigen.

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Tipp 2: mobiles Büro = mobiler Datenzugriff

Das eigene Auto oder Home-Office in Ordnung zu halten ist eine Säule für ein geordnetes mobiles Büro. Um Situationen wie die aus meinem einleitenden Beispiel zu vermeiden, braucht es aber mehr, denn in diesem Fall wurden Daten benötigt, die nicht direkt im Wagen, sondern im zentralen Adressverzeichnis abgelegt sind. Wer ein mobiles Büro nutzt, braucht auch mobilen Datenzugriff, kommt also an die Adresse ran, egal ob er nun an der Tankstelle, beim Kunden oder im Bürogebäude steht. Nutzen Sie die Möglichkeit einer cloudbasierten Lösung, bei der die Daten zentral auf einem Server gespeichert und mittels persönlicher Zugangsdaten des einzelnen Mitarbeiters von überall abgerufen werden können. Mögliche Anbieter sind z. B. Dropbox oder Microsoft OneDrive. Alternativ bietet sich ein eigener Server an, für den der einzelne Mitarbeiter einen VPN-Zugang bekommt und so mobilen Zugriff erhält.

Auch unterwegs hat alles seinen Platz. Ohne kluges System funktioniert kein mobiles Büro. Klick um zu Tweeten

Tipp 3: Externe und interne Abläufe synchronisieren

Gerade im Außendienst kommt es auf einen reibungslosen Ablauf zwischen externen und internen Abläufen an. Nehmen wir einmal an, Sie nehmen eine Bestellung beim Kunden auf und möchten zusätzlich einen Termin mit einem Techniker im Büro vergeben. Wenn Ihr mobiles Büro mit dem E-Mail-Server der Firma synchronisiert ist, geht das ganz schnell und Sie sparen sich mehrere Mails und Anrufe. Ich empfehle Ihnen, all Ihre Endgeräte zu synchronisieren, sei es das Smartphone oder Ihr Laptop.

Mobiles büro erfordert viel Abstimmung
Um ein funktionierendes mobiles Büro zu haben, erfordert es viel Abstimmung.

Das bewirkt der Tipp

Im Home-Office, aber insbesondere im Außendienst bleibt Ihnen mehr Zeit für den Kunden, wenn Ihr mobiles Büro richtig eingerichtet ist. Sie ersparen sich zusätzliche Nachfragen, haben immer aktuelle Daten zur Verfügung und sofort zur Hand, was Sie gerade benötigen. Am Ende verbessert ein strukturiertes mobiles Büro auch den Gesamteindruck des Unternehmens, weil jeder Kunde sofort sieht, dass Sie die Arbeit im Griff haben und überall organisiert vorgehen. Weitere wichtige Tipps für Außendienstler können Sie hier kostenlos downloaden.

Und Sie?

Haben oder brauchen Sie ebenfalls ein mobiles Büro? Dann verwenden Sie meine praxiserprobten Tipps, um von Anfang an effizient arbeiten zu können. Egal wann, egal wo.



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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