Mobiles Arbeiten: Warum hier viele Chancen liegen



Der Klassiker: ein Schreibtisch, ein PC, ein Stuhl und um Sie herum sitzen die lieben Kollegen. Das ist heute jedoch nur noch eine der Wahrheiten, denn neben dem klassischen Arbeitsplatz im Büro gibt es zahlreiche weitere Varianten zu arbeiten. Mobiles Arbeiten fasst diese zusammen und ist längst keine Ausnahmeerscheinung mehr. Ob im Home Office oder im Zug auf dem Weg zum Meeting: Arbeitsrelevante Dokumente müssen zunehmend auch mobil verfügbar sein. Wie Sie Ihr Büro strukturieren können und fit für das mobile Arbeiten machen, weiß ich dank meiner langjährige Erfahrung. Eins steht fest: Das Kaizen-Prinzip gilt auch oder gerade in mobilen Zeiten. Ich zeige Ihnen, worauf es heute ankommt und welche Voraussetzungen Sie schaffen müssen, um von überall effizient arbeiten zu können.

Effizientes und mobiles Arbeiten
Das ist das Ziel: Mobiles Arbeiten effizient gestalten.

Was ist das Problem

In vielen Betrieben fehlt es an einer einheitlichen Struktur für mobiles Arbeiten. Das Ergebnis sieht so oder ähnlich aus: Zig verschiedene kleine Zettel kleben am heimischen Monitor und geben Hinweise über Zugangsdaten, Kontakte und, und, und. Und wie war noch gleich der Name des zuständigen Sachbearbeiters für das laufende Projekt? Es ist ein Suchen und Nicht-Finden und am Ende zum Haare ausraufen. Überall und jederzeit auf alle relevanten Daten zugreifen können – das ist es, woran es nach wie vor mangelt. Am Ende steht der Zeitverlust, weil benötigte Daten umständlich eingeholt werden müssen oder sogar die Frustration, weil das Arbeiten von unterwegs gar nicht funktioniert. Vor allem an die Organisation der Arbeitsabläufe stellt mobiles Arbeiten große Ansprüche und Büroarbeiter vor große Herausforderungen. Herausforderungen, die gänzlich andere sind, als es das Arbeiten am stationären PC im Büro mitbringt.

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So funktioniert es

Schritt 1: Finden Sie einheitliche Lösungen

Das größte Problem, wenn ein Mitarbeiter im Büro und ein anderer im Home Office arbeiten, ist die Differenz der Arbeitsgrundlagen. Sie haben schlichtweg andere Voraussetzungen. Während der Büromitarbeiter problemlos auf das Adressbuch im internen System zugreifen kann, gelingt dies beim mobilen Arbeiten nicht immer so einfach. Schritt 1 lautet daher: Vereinheitlichen Sie die Grundlagen! Zum Beispiel im Fall des Adressbuchs legen Sie wichtige Zusatzinformationen der darin gespeicherten Kontakte zentral ab, sodass sie sowohl für stationäres als auch für mobiles Arbeiten nutzbar sind. Und damit jeder überall an die benötigten Daten rankommt, lohnen sich VPN-Zugänge für alle Mitarbeiter, die einen ortsunabhängigen Zugriff ermöglichen.

Mobiles Arbeiten birgt Risiken und eröffnet Chancen. Klick um zu Tweeten

Schritt 2: Nutzen Sie Software für mobiles Arbeiten

Wenn Sie Ihre Daten, zum Beispiel das eben erwähnte Adressbuch, für Mitarbeiter innerhalb und außerhalb des Office zur Verfügung stellen möchten, nutzen Sie hierfür geeignete Software. Nicht jedes Programm eignet sich für mobiles Arbeiten. Notizen beispielsweise können Sie mittels OneNote oder Evernote organisieren und zentral ablegen. Das erleichtert das Suchen und vor allem Auffinden – auch beim mobilen Arbeiten von auswärts. Wichtig ist, dass jeder Mitarbeiter verwendete Dokumente nicht nur lesen, sondern auch bearbeiten kann. Speziell für mobiles Arbeiten ausgeleg-te Software unterstützt dies in jedem Fall.

Gleiche Grundlagen für mobiles Arbeiten
Vorraussetzung für mobiles Arbeiten ist der Zugriff auf die gleichen Dokumente wie es die Kollegen im Büro haben.

Schritt 3: Nutzen Sie die Cloud

Sobald Sie alle wichtigen Dateien zentral organisiert haben, müssen Sie sich nur noch darum kümmern, dass auch jeder Mitarbeiter an die Daten herankommt. Ein externer Zugriff auf interne Dateien – das funktioniert am besten mittels einer Cloud. So kommen der Geschäftsführer mit seinem Notebook im Urlaub und der Kollege im Zug mit seinem Smartphone gleichermaßen an die benötigten Dokumente. OneNote und Evernote beispielsweise ermöglichen das Speichern in der Cloud. Auch mit Dropbox können Sie Dateien für Ihr mobiles Arbeiten nutzen. Die entsprechenden Daten werden zentral auf den Servern des jeweiligen Anbieters gespeichert und können von allen Endgeräten abgerufen werden. Nötig sind lediglich die Zugangsdaten, die Sie Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen müssen.

Darauf kommt es an

Einheitlichkeit – das ist es, worauf es ankommt. Nur wenn sichergestellt werden kann, dass jeder Mitarbeiter, ob stationär oder mobil, auf ein und dieselbe Grundlage zugreift, werden Missverständnisse und Fehlinformationen vermieden. Und natürlich benötigen Sie die richtigen technischen Voraussetzungen, um mobiles Arbeiten zu ermöglichen.

Das bewirkt der Tipp

Alle Mitarbeiter haben identische Bedingungen. Das wirkt sich zum einen auf die Arbeitsmittel aus, denn diese sind aktuell, strukturiert und frei von Dubletten. Und auch für die Mitarbeiter persönlich hat mobiles Arbeiten einen klaren Vorteil, sind sie doch in der Lage flexibel auf die wichtigsten Dokumente zuzugreifen. Am Ende stehen ein zeitgemäßes Arbeiten mit einem Zugewinn an Freiheit und keinerlei Einbußen in Sachen Effizienz. Vielmehr eine Steigerung, weil alles seinen Platz hat und jederzeit von überall auf der Welt gefunden werden kann. Dass hier der eine oder andere Umweg entfällt und Arbeiten zeitnah, weil flexibel, erledigt werden können, ist ein enorm wichtiger Gewinn.

Und Sie?

Arbeiten Sie bereits mobil? Oder möchten Sie das bald tun? Teilen Sie mir Ihre Erfahrungen oder Anliegen gerne mit!



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