Crewmeister: Warum Sie Ihre Zeiterfassung modernisieren sollten

7. September 2018

Sollte man seine Zeiterfassung digitalisieren oder lieber beim alt Bewährten bleiben? Diese Frage stellen sich zurzeit viele Unternehmen in Deutschland. Fast alle Arbeitgeber haben Angst vor der Einführung und fürchten sich speziell vor den hohen Kosten und der langen Einführungszeit. Jedoch ist diese Angst in fast allen Fällen unbegründet. Wenn man ein paar Dinge beachtet, ist die Digitalisierung der Zeiterfassung, sowie die Digitalisierung des Urlaubsplaners im Nu geschehen und Sie können beruhigt in die Zukunft schauen. Auf was Sie genau achtgeben müssen, erläutern wir im Folgenden.

Den Stundenzettel ersetzen

Nach wie vor ist die Erfassung mit Stundenzettel und einem Stift die beliebteste Art Arbeitszeiten zu erfassen. Dabei schreibt beispielsweise der Vorarbeiter die Arbeitszeit zu Arbeitsbeginn auf, gegebenenfalls die Pausen und am zum Feierabend dann die Endzeit. All das geschieht manuell und der Chef hat im Endeffekt keine richtige Einsicht und Klarheit, da der Vorarbeiter prinzipiell ja auch andere Zeiten aufschreiben könnte.
Diesen Zettel gibt der Vorarbeiter dann im Personalbüro ab, welche diesen dann in Excel überträgt. Übertragungsfehler aufgrund einer krakeligen Handschrift sind hier vorprogrammiert. Zusätzlich könnte der Mitarbeiter auch mal vergessen den Zettel abzugeben, was die Übertragung in Excel zusätzlich in die Länge zieht und erschwert.

Ganz im Gegensatz dazu steht eine Cloudbasierte mobile Zeiterfassung. Am Handy, Tablet oder PC kann man sich mit einem einzigen Klick anmelden, die Pausenzeiten erfassen und am Ende des Tages abmelden. Den Gang zur Personalabteilung spart man sich ebenfalls, da die Zeiten direkt vom Handy ins System laufen. Eine Excel-Datei wird zudem automatisch generiert, was jegliche Übertragungsfehler eliminiert.

mobile-zeiterfassung
Zeiterfassung online in der Cloud, zuverlässig und flexibel.

Die Hürde überwinden

Wie schon in der Einleitung erwähnt ist die Einstiegshürde bei einer digitalen Zeiterfassung recht hoch. Ehrlich gesagt, macht das Thema auch nicht viel Spaß. Wenn man sich jedoch einmal einen Ruck gibt und sich ordentlich um das Thema kümmert profitiert man langfristig davon und spart bares Geld.

Viele Arbeitgeber haben zudem Angst, dass die Mitarbeiter, die über Jahre hinweg nur den bereits erwähnten Stundenzettel benutzt haben rebellieren. Wenn man diesen Mitarbeitern jedoch klarmacht, dass es für beide Seiten von Vorteil ist, verfliegt die anfängliche Skepsis bald darauf wieder. Durch eine gut strukturierte digitalisierte online Zeiterfassung haben sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer einen viel transparenteren Einblick in die erfassten Zeiten. Beide können die Zeiten im System überprüfen und sehen genau, wie viel Überstunden gemacht wurden und ob die Pausenzeit eingehalten wurde.

Der Arbeitgeber kann so zum Beispiel nicht zu viel Pausenzeit berechnen. Genau auf die gleiche Weise kann der Arbeitnehmer nicht mehr behaupten nur 30 Minuten Pause gemacht zu haben, da im System 45 Minuten registriert sind. So herrscht zusammenfassend kein Misstrauen mehr zwischen Chef und Mitarbeiter. Das Betriebsklima verbessert sich somit zusätzlich.

Grundsätzlich sagt man zudem immer, dass es genau 21 Tage dauert, bis man sich etwas Neues angewöhnt und zur Routine gemacht hat. Dies ist zum Beispiel beim Sport der Fall, aber auch beim Erfassen von Arbeitszeiten am Computer oder Handy. Hier kann ein kleiner Anreiz in Form von einer Flasche Wein oder eines Präsentkorbs natürlich nie schaden. Der Mitarbeiter, der in den 21 Arbeitstagen seine Arbeitszeit am besten, bzw. am lückenlosesten erfasst hat, bekommt dann dieses Geschenk. Probieren Sie es einfach mal aus.

 

Urlaubsplaner und Zeiterfassung in einem System

Wer kennt es nicht: Man steht minutenlang vor dem riesigen Wandkalender im Büro und versucht herauszufinden, wie viel Resturlaub man tatsächlich noch übrig hat und wo man seinen Urlaub noch beantragen kann, um sich nicht mit den Kollegen zu überschneiden. In vielen Fällen gibt man letztendlich einfach auf und versucht es zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal.

Mit einem modernen online Urlaubsplaner spart man sich Nerven und Zeit. Der Arbeitgeber gibt zu Jahresbeginn einfach den Jahresurlaub ein und man kann als Mitarbeiter in der Software ganz normal einen Urlaubsantrag stellen. Somit spart man sich sogar den Gang ins Personalbüro. Für den Fall, dass der Chef den Urlaub genehmigt zieht das System die Tage des beantragten Urlaubs automatisch vom Jahresurlaub ab und man sieht direkt, wie viel man noch übrig hat – effizient und einfach!

Ein weiterer großer Vorteil ist hierbei, dass sowohl die Urlaubsplanung als auch die Zeiterfassung digitalisiert sind und gemeinsam in einer Anwendung genutzt werden können. So muss man nicht von Programm zu Programm hüpfen oder etwa die Zeiterfassung digitalisieren und nebenbei immer noch einen Wandkalender mit der Urlaubsplanung führen.

Der digitalisierte Wandkalender

Wie sieht es bei Ihnen im Unternehmen eigentlich aus? Wie werden bei Ihnen Krankheiten oder dergleichen erfasst? Wie dokumentieren Sie einen Freizeitausgleich, wenn er genommen wird?

All diese Fragen kann man sich bei der Umstellung auf eine digitale Lösung getrost sparen. Ist ein Mitarbeiter im Urlaub, speichert das Programm dies ab und man kann für immer klar nachvollziehen. Gleiches gilt übrigens auch für sämtliche Abwesenheiten wie zum Beispiel Krankheiten und einen Freizeitausgleich. So kann man jederzeit und auch noch Monate danach klar nachvollziehen, warum an einem bestimmten Tag nur 14 Mitarbeiter anstatt von 17 Mitarbeitern anwesend waren.

Zusätzlich kann man den Urlaubskalender zu jeder Zeit einsehen. Den riesigen Wandkalender aus dem Büro werden Sie ganz schnell vergessen. Digital sieht das ganze wesentlich strukturierter und Übersichtlicher aus. Die Mitarbeiter sehen genau, wer wann seinen Urlaub geplant hat und wann noch Platz für den eigenen Urlaub ist. So kann man automatisch seinen Urlaub beantragen und der Arbeitgeber wird davon direkt per Email informiert. Nun kann er innerhalb von Sekunden entscheiden, ob den Antrag genehmigt oder ablehnt. Einfacher geht es nicht.

Rechtlich abgesichert

Zusätzlich zu der enormen Kosten- und Zeiteinsparung ist man ganz nebenbei auch noch rechtlich abgesichert. Das mag für den einen oder anderen erst einmal unwichtig klingen, hat jedoch langfristig große Auswirkungen. Momentan müssen bei normalen Arbeitnehmern sämtliche Überstunden minutengenau erfasst werde. Bei Geringfügig Beschäftigten und Arbeitnehmern mit Mindestlohnverdienst muss man sogar die komplette Arbeitszeit dokumentieren. In Zukunft möchte die Regierung dies noch verschärfen und eine generelle Dokumentationspflicht einführen.

Mit einer digitalisierten Zeiterfassung ist man hier sowohl für die Gegenwart, als auch für die Zukunft bestens aufgestellt. Bei einem unangekündigten Besuch vom Zoll muss man also nicht panisch nach irgendwelchen Stundenzetteln oder Excel-Dateien suchen. Man kann einfach die erfassten Zeiten der Mitarbeiter ausdrucken und hat somit nichts zu befürchten.

Mobile Zeiterfassung – das Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Thema mobile Zeiterfassung nicht das Beliebteste für deutsche Unternehmer ist. Zunächst einmal lässt sich kurzfristig kein Geld mit der Einführung verdienen. Wer allerdings diese Einstellungen zu seinem Betrieb und dessen Erfolgsausrichtung hat wird auf lange Sicht leer ausgehen.

Bei der Zeiterfassung kann man mit wenigen einfachen Handgriffen den gesamten Prozess vereinfachen und spart sich eine Menge Arbeitszeit und sehr viel Geld. Durch die Transparenz zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer verbessert sich das Betriebsklima und man kann so die Mitarbeiter einfacher für den Umstieg gewinnen.

Am Ende gilt bei jedem Unternehmen nur ein Satz: „Zeit ist Geld“. Dieser Spruch trifft speziell auf die Dokumentation der Arbeitszeit wie kein zweiter zu. Packen Sie es jetzt an!

Dieser Beitrag entstand in Zusammenarbeit mit der Crewmeister.

Patrick Grom (Contentmanager Crewmeister-Magazin)

Patrick Grom leitet die Content Kreation des Münchner Startups Crewmeister. Dessen Magazin ist eine Online-Quelle für Arbeitgeber und Betriebsräte kleiner und mittelständischer Unternehmen. In dieser Rolle schreibt er besonders viel über die aktuell stattfindende Digitalisierung deutscher Unternehmen sowie über Möglichkeiten, den Verwaltungsaufwand in Betrieben auf ein Minimum zu reduzieren.



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