Effizienter Kommunikationsfluss und Mitarbeiterbindung zugleich: Ihre Mitarbeiterzeitung



„Mitarbeiterzeitung?“, sagen Sie. „Viel zu viel Arbeit. Und wofür überhaupt?“ Genau das möchte ich Ihnen hier erklären, denn eine Mitarbeiterzeitung ist ein hervorragendes Mittel für einen effizienten Kommunikationsfluss und Mitarbeiterbindung zugleich – wenn sie sorgfältig und gut und für die Zielgruppe gemacht ist.

Was ist das Problem

In vielen mittelständischen Firmen werden zwar Informationen weitergereicht, z. B. als Memos. Doch beziehen die sich vor allem auf die Leistungen der obersten Etagen, auf die neusten Quartalszahlen und auf neue Arbeitsvorschriften.

Aber seien wir ganz ehrlich: das meiste davon interessiert die Angestellten in der Regel herzlich wenig. Eine Kommunikation der für sie interessanten Dinge findet, wenn man vom Flurfunk einmal absieht, einfach nicht statt. Das ist weder effizient, noch trägt es zur Mitarbeiterbindung bei.

So funktioniert es

Eine Mitarbeiterzeitung kann beides gleichzeitig sein: ein Weg, um die Bindung der Angestellten an das Unternehmen zu verstärken, aber auch ein Weg, um den Kommunikationsfluss zu verbessern und effizienter zu gestalten.

Sie bedarf einiger Vorplanung. Aber steht das Gerüst erst einmal, lässt sich jede Ausgabe der Zeitung danach aufbauen. Das Zuarbeiten wird dann wesentlich einfacher.

Ich möchte Ihnen heute ein paar Tipps geben, die Ihnen den Start Ihrer Mitarbeiterzeitung erleichtern können. Sie werden sehen, dass Sie vieles davon bereits kennen: aus dem Büro-Kaizen®!

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Besprechen Sie, wie oft Ihre Mitarbeiterzeitung erscheinen soll, und betrachten Sie diese Termine wie fixe Geschäftstermine.

1. Tipp:

Legen Sie im ersten Schritt fest, wie oft Ihre Mitarbeiterzeitung erscheinen soll. Ist wöchentlich für Ihre Unternehmensgröße zu viel, wie wäre es mit 14-tägig, monatlich oder einmal im Quartal?
Haben Sie die Erscheinungstermine festgelegt, dann tragen Sie diese Termine in Ihre Jahres-, Wochen- bzw. Tagesplaner ein. Halten Sie sich an diese Termine, komme, was wolle.

Betrachten Sie diese Termine als ganz normale Geschäftstermine, die Sie einhalten müssen. Denn nach der ersten Ausgabe wartet Ihr Team bereits auf die nächste. Kommt die dann Wochen später als zum angekündigten Zeitpunkt oder fällt gleich ganz aus, fragen sich Ihre Angestellten zu recht, warum sie so unbedingt zuverlässig arbeiten sollen, wenn so etwas wie eine regelmäßige Mitarbeiterzeitung schon nicht klappt.

2. Tipp:

Im nächsten Schritt legen Sie fest, wer die redaktionelle, die technische und die Gesamtverantwortung für Ihre Mitarbeiterzeitung tragen soll. Manchmal ist das ein und dieselbe Person, manchmal verteilen sich diese Aufgaben auf mehrere Schultern. Legen Sie aber – wie schon in Ihren Büros – auch jetzt schon fest, wer als Vertretung im Krankheitsfall oder bei Urlauben einspringen kann. Hier finden Sie unser Praxisbeispiel als Download.

Ziehen Sie Externe hinzu, eine Agentur oder einzelne freie Journalistinnen und Journalisten, dann legen Sie fest, wer wann dafür sorgt, dass sie ausreichend gebrieft und mit Informationen versorgt werden. Denn die Inhalte Ihrer Mitarbeiterzeitung sollen ja nicht x-beliebig sein, sondern tatsächlich von Ihrem Unternehmen handeln.
Und dann befragen Sie Ihr Team: Wer hat Lust, regelmäßig oder ab und zu für die neue Mitarbeiterzeitung zu schreiben und zu fotografieren? Binden Sie Ihre Angestellten mit ein, dann bekommen Sie nicht nur die Stimmen direkt aus der Mitarbeiterschaft, sondern auch sehr individuelle Blickwinkel zu den Themen zu lesen.

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Binden Sie Ihre Mitarbeiter mit ein, wollen alle so schnell wie möglich das Ergebnis lesen, auch am Smartphone in der Mittagspause.

Tipp:

Für das Layout der Mitarbeiterzeitung müssen Sie kein aufwändiges Programm kaufen, sondern können sich Vorlagen für Ihr normales Schreibprogramm besorgen. Microsoft bietet z. B. Vorlagen für Zeitungen in Word an, aber auch andere Programme haben solche Vorlagen im Angebot.

Eine #Mitarbeiterzeitung kann den Kommunikationsfluss verbessern und die Mitarbeiterbindung ans Unternehmen stärken. #BüroKaizen Klick um zu Tweeten

Die Vorlage für Ihre Mitarbeiterzeitung sollte nicht nur übersichtlich und leicht bedienbar sein. Sie sollte auch auf unkomplizierte Weise veränderbar sein, um sie an unterschiedliche Textlängen und eine wechselnde Anzahl von Bildern anzupassen. Und nicht zuletzt sollte sie an geeigneter Stelle Platz für Ihr Corporate Design/Ihr Logo bieten.

4. Tipp:

Erstellen Sie nun mit Ihrem Team den Redaktionsplan für Ihre Mitarbeiterzeitung. Legen Sie einzelne Themenblöcke und Rubriken fest, um nicht nach Veröffentlichung plötzlich festzustellen: „Ach, du dickes Ei – wir haben die aktuellen Themen vergessen.“

Planen Sie ruhig mehrere Monate im Voraus – das vereinfacht es dem Team, die Seiten zu füllen. Aber planen Sie nicht allzu strikt, denn Zeitungsalltag ist: Es kommt immer anders als man denkt. Das wird ziemlich sicher auch bei Ihrer Mitarbeiterzeitung passieren. Lassen Sie deshalb immer genug Platz für Aktuelles.

Und sollten dann einmal die aktuellen Themen den vorhandenen Platz nicht füllen können, legen Sie beizeiten einen sogenannten „Stehsatz“ an. Der Stehsatz ist bei Zeitungen eine kleine Sammlung von zeitunabhängigen Artikeln und Bildern, die genau solche Lücken füllen können.

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Wenn das Budget für eine gedruckte Mitarbeiterzeitung nicht reicht, machen Sie eine digitale, die man auch in der Freizeit lesen kann.

Darauf kommt es an

Achten Sie bei Ihrem Redaktionsplan auf möglichst breit gefächerte und ausgewogene Inhalte, die nicht Ihnen gefallen müssen, sondern Ihren Mitarbeitern. Denken Sie daran, dass es die Angestellten nicht unbedingt immer interessiert, wie toll der Chef ist. Sie interessiert auch, wie prima sie selbst sind und welche Neuigkeiten es aus der Mitarbeiterschaft gibt (auch Persönliches wie Hochzeiten oder Geburten, wenn die Betreffenden damit einverstanden sind).

Berichten Sie über neue Vorschriften, aber auch aus jeder Abteilung. Schreiben Sie Reportagen und Porträts aus dem Unternehmen, stellen Sie Ihre Angestellten und Azubis vor, berichten Sie aus der Geschichte des Unternehmens und geben Sie ihnen Tipps fürs Arbeiten (mein Vorschlag wäre, Sie ahnen es: Effizienztipps! Wir helfen Ihnen gerne dabei!.
Veröffentlichen Sie auch Stellenanzeigen grundsätzlich in Ihrer Mitarbeiterzeitung, damit Ihre Angestellten nicht erst aus der Lokalzeitung erfahren, dass bei Ihnen eine Stelle frei wird.
Und dann lockern Sie die Mitarbeiterzeitung weiter auf, denn je mehr Spaß eine solche Zeitung macht, desto eher wird sie von der ersten bis zur letzten Seite gelesen – und das ist ja Ihr Ziel, nicht wahr?

Schreiben Sie über Jubiläen, etwas über die anstehenden Feiertage, über Urlaube (vielleicht hat jemand eine ganz außergewöhnliche Reise gemacht), bringen Sie ruhig auch mal ein Kochrezept, einen DIY-Trick, Rätsel oder auch Gewinnspiele unter. Wie wäre es z. B. mit einer regelmäßigen Foto-Challenge um das beste Foto des Monats? Oder mit einem Foto-Wettbewerb um das Titelblatt? Oder einem Wettbewerb um den besten Kurzkrimi?

Was der Tipp bewirkt

Eine Mitarbeiterzeitung kann viel bewirken. Nicht nur sorgt sie für jede Menge Gesprächsthemen in der Mittagspause („Hast du DAS schon gelesen?!“). Sie sorgt dadurch auch dafür, dass sich Themen auf weniger trockene Weise verbreiten als bspw. durch Aushänge .
Dadurch wird die Kommunikation effizienter, da auch Themen z. B. zur Arbeitssicherheit oder neuen Aufbewahrungsfristen in einer Mitarbeiterzeitung lockerer aufbereitet werden können als in einem Aushang. Drucken Sie deshalb nie einfach nur einen öden, beamtensprachlichen Text ab, sondern formulieren Sie ihn immer so, dass er sich gut liest und verständlich und eingängig ist.

Aber auch die Bindung der Angestellten an das Unternehmen kann durch eine regelmäßige Mitarbeiterzeitung steigen. Denn wenn über sie positiv und interessant berichtet wird, dann hebt das natürlich die Stimmung und vermittelt ein Wir-Gefühl, das Sie durch Aushänge allein und die jährliche Weihnachtsfeier nie vermitteln könnten.

Extra-Tipp

Ganz wichtig bei einer Mitarbeiterzeitung ist, dass Sie das Urheberrecht beachten. Kopieren Sie niemals Texte, Bilder, Witze, Cartoons oder anderes aus dem Internet oder sonstwoher. Erstellen Sie grundsätzlich Ihren eigenen Content oder kaufen Sie brancheninterne Artikel von entsprechenden Agenturen ein.

Sorgen Sie auch dafür, dass alle aus Ihrem Team, die sich an der Zeitung beteiligen, darüber Bescheid wissen. Am Ende haften nämlich Sie, und Verstöße gegen das Urheberrecht können sehr teuer werden.

 





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