Die Guten ins Töpfchen, die Schlechten …? – Wie Sie die mit Angst besetzte Mitarbeiterbeurteilung in etwas für beide Seiten Positives verwandeln



Die Mitarbeiterbeurteilung ist etwas, das viele Angestellte fürchten. Gerade in der heutigen Zeit, in der niemand mehr davon ausgehen kann, dass ein Job dauerhaft sicher ist, gehen viele davon aus, dass die Mitarbeiterbeurteilung immer auch ihr Ende im Betrieb bedeuten kann.

Was ist das Problem

In manchen Firmen wird umstandslos „zum Gespräch“ gebeten, in manchen gibt es die Mitarbeiterbeurteilung schriftlich. Doch was sie alle gemeinsam haben, ist, dass die Mitarbeiterbeurteilung bei vielen Angst auslöst. Angst, versagt zu haben, Angst, den Vorgaben nicht genügend entsprochen zu haben, und Angst, den Job zu verlieren.

Doch wer Angst hat, arbeitet schlecht. Niemand wird besser bei der Arbeit, konzentrierter, effizienter oder verlässlicher, wenn Angst der Motor ist. Kreativität kann unter der Angst sogar ersticken. Das weiß man heute aus zahlreichen wissenschaftlichen Studien sowie aus jahrzehntelanger Erfahrung mit solchen Methoden.

Das heißt, die Mitarbeiterbeurteilung kann aufgrund dessen, was sie auslöst, einer der Gründe dafür sein, dass die Leistung Ihrer Angestellten stagniert oder sogar sinkt.

So funktioniert es

Wenn Sie merken, dass die Mitarbeiterbeurteilung in Ihrer Firma Unruhe stiftet, den Angestellten Sorgen oder gar Angst macht, dann ist es höchste Zeit, umzudenken. Denken Sie nur an sich selbst oder Ihre Mitschüler in der Schule: was hat Sie eher angespornt, das Zeugnis mit den Fünfen oder das mit den Zweien?

Nun sollen Sie natürlich nicht allen schlechten Mitarbeitern eine Zwei in Ihrer Beurteilung geben, nur damit sie angespornt werden. Das wäre sicher der falsche Weg. Wie wäre es stattdessen mit Maßnahmen, die Ihnen allen zugutekommen können?

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Angestellte brauchen Vorgesetzte mit einem offenen Ohr für ihre Anliegen, um gut und effizient arbeiten zu können.

1. Tipp: Haben Sie immer ein offenes Ohr für Ihre Angestellten

Beginnen Sie damit, dass Sie die bisherige Mitarbeiterbeurteilung komplett streichen. Setzen Sie sich dann mit Ihren Angestellten einzeln zusammen, um über deren Arbeit zu sprechen. Aber nicht so wie Sie beide es bislang vielleicht gewohnt sind, sondern einmal ganz anders.

Lassen Sie sich schildern, welche Probleme es am Arbeitsplatz gibt. Dafür ist nicht nur wichtig, dass Sie immer ein offenes Ohr für diese Probleme haben, sondern auch, dass Sie sie richtig einordnen. Denn früher wurden solche Probleme als Probleme der Angestellten eingeordnet, nicht als Probleme der Firma. Doch das hat in der Regel den Bock zum Gärtner gemacht. Denn Probleme sind gar nicht so häufig tatsächlich auf Fehler der Angestellten zurückzuführen, sondern viel häufiger auf Fehler im System.

Das können nicht gut genug durchdachte Kommunikationswege sein oder Projektabläufe, die nicht sinnvoll koordiniert und auf ihre Effizienz und Effektivität überprüft wurden.

Eine Mitarbeiterbeurteilung, die keine Angst auslöst? Ich zeige Ihnen wie das geht und wie Sie das effektiv für Ihr Unternehmen nutzen können. #BüroKaizen Klick um zu Tweeten

Es kann auch Überlastung, Überforderung oder auch Unterforderung dahinterstecken, die u. a. damit zu tun haben können, dass Personal falsch eingesetzt oder nicht ausreichend ausgebildet wurde oder Arbeiten an den Fähigkeiten des Personals vorbei geplant wurden.

Etablieren Sie deshalb eine positive Fehlerkultur. Positiv heißt hier: Wenn Ihnen jemand ein Problem meldet, betrachten Sie es nicht als eine neue Bürde für Ihr Unternehmen. Betrachten Sie es stattdessen als Chance, die Arbeitsvorgaben und -bedingungen zu verbessern, um einen optimalen Arbeitsablauf zu garantieren. Machen Sie eine Evaluation der Gesamtsituation, aber auch der einzelnen Probleme. Dafür können unsere Checklisten sehr nützlich sein, die Sie sich hier herunterladen können: „Büro-Kaizen® Gesamtunternehmen“, „Büro-Kaizen®-Abteilung“ und „Büro-Kaizen®-Arbeitsplatz“.

Um Ihrem Team das Melden von Problemen zu erleichtern, können Sie zusätzlich zum offenen Ohr auch ein Formular für Verbesserungsvorschläge verteilen. Eine Vorlage können Sie sich hier herunterladen.

Lesen Sie mehr dazu in meinen Artikeln „Damit der Choleriker nichts mehr zum Ausflippen hat: 3 Tipps inklusive Bonustipp für eine angstfreie Fehlerkultur“ und „Angst hemmt Ideen! Stärken Sie die Motivation Ihrer Mitarbeiter mit einer positiven Fehlerkultur“.

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Gemeinsam Ziele setzen und Methoden finden, die positiv dazu anspornen, diese Ziele auch zu erreichen

2. Tipp: Setzen Sie sich gemeinsam Ziele

Haben Sie schon die Quellen für die Probleme gefunden und Strategien entwickelt, um die Abläufe zu verbessern und Fehler zu minimieren, schlage ich einen weiteren Schritt vor: eine gemeinsame Zielsetzung.

Setzen Sie sich dafür wieder einzeln mit Ihren Teammitgliedern zusammen und evaluieren Sie den Ist-Zustand ihrer Arbeit. Was läuft gut oder besonders gut? Welche Abläufe müssten besser und verlässlicher laufen? Wie effizient ist die Arbeit derzeit? Und das Zeitmanagement? Wie gut kommen sie mit den Arbeitsregeln klar? Wie sieht es mit der effizienten Bearbeitung des E-Mail- und Posteingangs aus? Wo haben sie Wissenslücken und mit was kennen sie sich nicht gut genug aus (dazu im nächsten Punkt mehr)? Wo sehen sie selbst Lücken in ihrem Arbeitstag? Und an welchen Stellen könnte die Arbeit besser koordiniert und sinnvoller im Team aufgeteilt werden?

Fragen Sie Ihre Angestellten ruhig auch nach Lösungen. Denn niemand kennt ihren Arbeitsplatz besser als sie selbst. Wenn Sie sich gemeinsam auf Lösungen einigen können, auf neue Wege, auf verbesserte Arbeitsabläufe und reibungslosere Kommunikationswege, dann setzen Sie gemeinsam diese Lösungen als Ziele.

Gemeinsam erarbeitete Ziele sind sehr viel motivierender als Noten oder ein paar lapidare Sätze wie es meist in der Mitarbeiterbeurteilung üblich ist. Denn diese Zielsetzung bedeutet nicht nur, dass Sie etwas von den Angestellten fordern, sondern dass Sie auch bereit sind, Ihre Mitarbeiter zu sehen, ihre Fähigkeiten zu erkennen und wertzuschätzen, und dass Sie daran interessiert sind, genau diese Fähigkeiten nicht nur einzusetzen, sondern auch zu fördern. Womit ich beim nächsten Tipp bin.

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Initiieren Sie nützliche Fortbildungen für Ihr Team, z. B. zu mehr Effizienz am Arbeitsplatz.

3. Tipp: Initiieren Sie Fortbildungen fürs Team

Kein Team ist perfekt ausgebildet. Nicht nur gibt es rasante Fortschritte z. B. bei der Büro-Software. Auch Hard- und Softskills müssen immer wieder erweitert werden. Und die Kommunikation – in Büros einer der wichtigsten Faktoren für effiziente und verlässliche Arbeit – bedarf in vielen Firmen einer Weiterentwicklung und Optimierung.

Wenn Sie nun gemeinsam Ziele gesetzt haben, dann unterstützen Sie Ihre Angestellten unbedingt auch durch eine positive Einstellung Fortbildungen gegenüber. Bildungsurlaub ist ja kein „Urlaub“, sondern eine Freistellung zum Zweck einer Fortbildung, die dem Unternehmen zugutekommt.

Wenn Sie noch einen Schritt weitergehen möchten und können, dann initiieren Sie Fortbildungen für Ihr Team. Schauen Sie zunächst, wo es Fortbildungsbedarf gibt, z. B. mit Hilfe eines „Wissensprofils“, für das Sie hier eine Vorlage finden. Oder Sie geben Ihren Angestellten diese Checkliste zur Selbstbeobachtung oder nutzen diese Checkliste für die gemeinsame Planung.

Darauf kommt es an

Seien Sie bei all dem positiv und proaktiv. Warten Sie nicht, bis die Fehler irreversibel geworden sind oder bis ein Mensch in Ihrem Unternehmen unglücklich ist, um etwas zu ändern. Spornen Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig an, motivieren Sie sie, geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln. Wichtig dabei ist, immer daran zu denken, dass eine einzelne Person zwar Fehler macht und manchmal auch beratungsresistent ist, dass der Grund dafür aber auch sehr häufig im Unternehmen liegt und nicht in dieser Person selbst.

Was der Tipp bewirkt

Je positiver Sie an diese Form der Mitarbeiterbeurteilung herangehen, desto besser fürs Betriebsklima und – am Ende – für das Unternehmen. Denn schlechte Noten und Schuldzuweisungen spornen nicht an, sondern hemmen und vergiften das Klima. Ein Arbeiten im Unternehmen sollte kein Wettbewerb um die beste Note sein, um das Privileg, in der ersten Reihe sitzen zu dürfen und nicht mehr mit den Fingern schnipsen zu müssen, um gesehen zu werden. Die Arbeit sollte Teamarbeit sein und auch als solche begriffen werden, wie ein Uhrwerk, bei dem alle Rädchen gleich wertvoll sind und gemeinsam ineinander greifen. Erst dann kann das Unternehmen sein Potenzial voll ausschöpfen.

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Wie gut kennen Sie die tatsächliche Arbeit Ihrer Angestellten? Machen Sie dort mal mit!

Extra-Tipp: Machen Sie mal mit

Wie gut kennen Sie eigentlich Ihre einzelnen Abteilungen? Haben Sie überall schon einmal selbst mitgearbeitet? Sie müssten sich dafür gar nicht als „Undercover-Boss“ unter die Belegschaft mischen, aber es kann sehr hilfreich sein, wenn Sie Ihre Abteilungen und deren Arbeit gut kennen.

Und zwar nicht nur aus der grauen Theorie, sondern aus der lebendigen Praxis heraus. Die können Sie bekommen, indem Sie selbst z. B. einen Tag pro Jahr in jeder Abteilung mitarbeiten und sich zeigen lassen, wie deren tagtägliche Arbeit abläuft. Das mag für beide Seiten, das Team und Sie selbst, sehr gewöhnungsbedürftig sein, doch Sie könnten daraus wichtige Erkenntnisse ziehen, die Ihnen bei der Mitarbeiterbeurteilung helfen werden, und dabei, deren Arbeit, Fähigkeiten und Fortbildungsbedarfe besser einzuschätzen.

Und Sie?

Wenn Sie diese Tipps hilfreich finden und das Gefühl haben, Sie könnten viel mehr solche Tipps in Ihrem Unternehmen gebrauchen, dann kommen wir gerne zu Ihnen, um Sie zu beraten oder Intensivseminare mit Ihrem Team durchzuführen.

Wenn Sie lieber erst einmal alleine an Ihrer Effizienz arbeiten möchten, können Sie auch gerne unser Trainingsprogramm „Kaizen-Büro“ bekomme.



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