Ich weiß, was du denkst! Erfolgsfaktor Mitarbeiterbefragung



„Wer viel fragt, bekommt viele Antworten”, sagt ein Sprichwort. Allerdings kommt es auf die richtigen Fragen an, dann sind die Antworten eine wahre Goldgrube. Diese zu erschließen, ist die Aufgabe der Mitarbeiterbefragung. Machen Sie es deshalb wie meine Kunden, die mit Hilfe meiner Tipps die Mitarbeiterbefragung zu ihrem Erfolgsfaktor gemacht haben.

Mitarbeiterbefragung bringt hohen Nutzen
Damit die Mitarbeiterbefragung hohen Nutzen bringt, ist sorgfältige Vorbereitung nötig.

Mitarbeiterbefragung ist keine Zauberei

Da Sie nicht, wie der berühmte Zauberkünstler und Mentalist Thorsten Havener, ein Meister des Gedankenlesens sind, arbeiten Sie mit einer exakt ausgearbeiteten Mitarbeiterbefragung. Dafür legen Sie zunächst fest, was Sie wissen wollen. Möglich sind zum Beispiel Fragen nach

  • Mitarbeiterzufriedenheit
  • Einsatzbereitschaft
  • Identifikation mit der Unternehmensphilosophie
  • Akzeptanz von Veränderungen
  • Ideen zur Verbesserung von Abläufen
  • Bedarf an Weiterbildungsangeboten

Tipp: Worauf Sie bei der Mitarbeiterbefragung den Fokus legen, hängt von der Situation in Ihrem Unternehmen ab. Deshalb ist die Analyse des Unternehmensbedürfnisses der erste Schritt.

Wozu soll das gut sein: Zweck der Mitarbeiterbefragung

Mit den Ergebnissen einer Mitarbeiterbefragung können Sie Verschiedenes anfangen. Überlegen Sie vorher, worum es geht, zum Beispiel:

  • Wie schätzen die Mitarbeiter die Stärken und Schwächen des Unternehmens ein?
  • Wie zufrieden sind die Mitarbeiter mit konkreten Abläufen und Situationen?
  • Wie denken die Mitarbeiter über geplante Veränderungen?
  • Wie wird mit bestimmten Methoden gearbeitet?

Eine gut durchdachte Mitarbeiterbefragung kann sich positiv auf die interne Kommunikation auswirken, das Betriebsklima verbessern oder Veränderungen messen, die ansonsten nicht mit Kennzahlen zu erfassen sind.

Tipp: Holen Sie von Anfang an die Interessenvertretungen ins Boot, wie Betriebsrat, Gleichstellungsbeauftragte oder Datenschützer. Beziehen Sie diese Gruppen in die Gestaltung der Mitarbeiterbefragung ein, dann wirken sie als Multiplikatoren, die zur Teilnahme an der Befragung motivieren.

Extra-Tipp: Damit die Teamsitzungen erfolgreich verlaufen, laden Sie sich meine 16 Tipps für effiziente Besprechungen herunter.

Mitarbeiterbefragung mit Besprechung vorbereiten
Zeit ist Geld: Mit effizienten Besprechungen die Mitarbeiterbefragung vorbereiten.

Die Qual der Wahl: Von Analyse-Profis lernen

Für den Aufbau Ihrer Mitarbeiterbefragung können Sie sich von bewährten Verfahren inspirieren lassen. Beispiele hierfür sind:

  • Das Instrument zur stressbezogenen Tätigkeitsanalyse (ISTA): Das Verfahren stammt aus den 1980-Jahren. Es dient der Messung des Stresspegels an gewerblichen Arbeitsplätzen. Für die Mitarbeiterbefragung lassen Sie sich von Fragen inspirieren, die sich auf Stressfaktoren beziehen.
  • Der Fragebogen zur Arbeitsanalyse (FAA): Diese Form der Analyse wurde 1978 von dem Psychologen Ekkehart Frieling entwickelt. Sie eignet sich für gewerbliche und geistige Arbeitsplätze. Hier steht die Analyse der Tätigkeiten und der Anforderungen im Mittelpunkt.
  • Der Kurz-Fragebogen zur Arbeitsanalyse (KFZA): Der Fragebogen wurde 1995 von Jochen Prümper, Klaus Hartmannsgruber und Michael Frese entwickelt. Er dient der Ermittlung psychischer Belastungen. Dabei beleuchtet er das subjektive Erleben der Beschäftigten.

Tipp: Sie können auch ein auf Mitarbeiterbefragungen spezialisiertes Unternehmen beauftragen. Dennoch sollten Sie sich im Vorfeld Gedanken darüber machen, worum es Ihnen geht.

Mitarbeiterbefragung zeigt Arbeitsüberlastung
Eine gezielte Mitarbeiterbefragung fördert Arbeitsüberlastungen zutage.

Gute Frage – Nächste Frage

Damit die Mitarbeiterbefragung verwertbare Ergebnisse ergibt, sind die richtigen Fragetechniken wichtig:

  • Für jeden Fragekomplex stehen allgemeine vor spezifischen Fragen.
    - Beispiel für allgemeine Frage: Wie zufrieden sind Sie in Ihrem Unternehmen? (1 = gar nicht zufrieden… 5 = sehr zufrieden)
    - Beispiel für spezifische Frage: Wie zufrieden sind Sie mit der Ausstattung Ihres Arbeitsplatzes (1 gar nicht zufrieden… 5 sehr zufrieden).
  • Suggestive Formulierungen vermeiden.
    - Beispiel: Hat sich die neue Arbeitszeitregelung auch bei Ihnen bewährt? (suggestiv)
    - Besser: Wie zufrieden sind Sie mit der neuen Arbeitszeitregelung? (1 = gar nicht zufrieden… 5 = sehr zufrieden)
  • Fragen Sie jeweils nur nach einem einzigen Sachverhalt.
  • Achten Sie darauf, dass die Fragen leicht verständlich sind:
  • Verzichten Sie auf Abkürzungen, da diese nicht jedem geläufig sind.
  • Auf Fachbegriffe und Fremdwörter verzichten, soweit sie nicht allgemein gängig sind.
  • Verzichten Sie auf doppelte Verneinungen, sie führen leicht zu Missverständnissen.
    - Beispiel: Ich finde nicht, dass die neue Arbeitszeitregelung ungünstig ist.
    - Besser: Ich finde, dass die neue Arbeitszeitregelung günstig ist.

Offen oder geschlossen – Wer richtig fragt, erfährt mehr

Offene Fragen geben keine Antwortmöglichkeiten vor. Sie eignen sich, wenn die Anzahl der befragten Personen eher klein ist und wenn Sie Ideen und Verbesserungsvorschläge sammeln wollen.

Geschlossene Fragen geben Antwortmöglichkeiten vor. Am bekanntesten sind die Ja–Nein–Fragen. Je nachdem, wie differenziert Sie die Mitarbeiterbefragung auswerten wollen, können Sie bis zu sieben Antwortmöglichkeiten vorschlagen, zum Beispiel:

1 = trifft gar nicht zu
2 = trifft meistens zu
3 = trifft manchmal zu
4 = weiß nicht
5 = trifft öfter zu
6 = trifft häufig zu
7 = trifft immer zu

Tipp: Empfehlenswert ist eine ungerade Zahl von Antworten, denn damit kann sich der Befragte auch „neutral” positionieren.

Eine gezielte Mitarbeiterbefragung fördert Arbeitsüberlastungen zutage.
Die Mitarbeiterbefragung kann auch online durchgeführt werden.

Papier ist geduldig. Der Computer auch.

Für die Durchführung der Mitarbeiterbefragung können sie auf zwei Methoden zugreifen:

    1. Der Fragebogen mit Papier und Stift: Diese Methode ist auch für Mitarbeiter geeignet, die keinen Zugang zum Computer haben. Sie können den Fragebogen zu Hause ausfüllen und dem Unternehmen per Post zusenden.Nachteil: Die Auswertung der Daten ist aufwendig.
    2. Der Online-Fragebogen: Er spart Kosten für Papier und Porto. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter die Fragen unabhängig von Zeit und Ort beantworten können. Auch die Auswertung der Daten ist einfacher. Das klappt natürlich nur dann, wenn alle Mitarbeiter einen Zugang zum Computer haben. Der Online-Fragebogen gilt auch als sicherer für die Anonymität. Diese ist bei einer Mitarbeiterbefragung oberstes Gebot.

Das Kind beim Namen nennen? Lieber nicht!

Die Mitarbeiter werden bei der Befragung nur dann mitwirken, wenn sie keine negativen Konsequenzen befürchten müssen. Deshalb ist die Anonymität unabdingbar.
Tipp: Beziehen Sie von Anfang an den Datenschutzbeauftragten in die Mitarbeiterbefragung mit ein. So ist gewährleistet, dass die Anonymität der Mitarbeiter eingehalten wird.
Hier einige Punkte, die Sie beachten sollten:

    1. Demographische Daten, wie zum Beispiel Betriebszugehörigkeit und Abteilung sollten nur erhoben werden, wenn unbedingt nötig. Je weniger, umso sicherer erscheint den Teilnehmern der Mitarbeiterumfrage ihre Anonymität.
    2. Beim Online-Fragebogen wird sichergestellt, dass der Computer, von dem aus der Fragebogen abgeschickt wurde, nicht zuzuordnen ist.

Tipp: Je besser die Mitarbeiter erklärt bekommen, warum ihre Daten erhoben werden, umso eher sind sie bereit, diese Angaben zu machen.

Alles zu seiner Zeit: Die Mitarbeiter rechtzeitig informieren

Die Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung ist freiwillig. Sie müssen nun nicht, wie in einem bekannten Versandunternehmen, einen Song schreiben, um die Mitarbeiter zu motivieren. Vielmehr ist eine umfassende Information entscheidend dafür, dass möglichst viele Fragebögen ausgefüllt werden.

Ein Rundschreiben, das jedem Mitarbeiter per Mail oder mit der Hauspost zugestellt wird, sollte – außer dem Hinweis auf Freiwilligkeit - folgende Angaben zur Mitarbeiterbefragung enthalten:

    1. Sinn und Zweck der Aktion
    2. Nutzen für Mitarbeiter (Zum Beispiel: Planung oder Einleitung von Veränderungen.)
    3. Hinweis auf strikte Einhaltung des Datenschutzes und Wahrung der Anonymität.
    4. Anleitung für das Ausfüllen des Fragebogens.
    5. Einsendeschluss mit genauer Angabe, an wen der Fragebogen zu senden ist.
    6. Ansprechpartner für Fragen zur Mitarbeiterbefragung.
    7. Kurze Erläuterung, was mit den Angaben passiert.

Tipp: Günstig ist es, wenn Sie die obigen Informationen auf zwei Schreiben aufteilen. Das erste kündigt die Mitarbeiterbefragung an, das zweite enthält die konkreten Ausfüllhinweise.

Ist die Mitarbeiterbefragung beendet, ist ein Dankschreiben an die Mitarbeiter eine passende Geste.

Alle Jahre wieder: Vergleiche, die nicht hinken

Was ich Ihnen jetzt beschrieben habe, klingt nach viel Arbeit. Doch diese lohnt sich, denn wenn Sie die Sichtweise Ihrer Mitarbeiter kennen, können Sie die Gestaltung des Unternehmens entsprechend beeinflussen.

Beispiel 1: Wird in der Mitarbeiterbefragung zum Thema Zufriedenheit die Art und Weise des Feedbacks nicht positiv empfunden, können Sie Ihren Führungskräften zu diesem Thema eine Weiterbildung ermöglichen.

Tipp: Fordern Sie kostenlos unsere Checkliste Weiterbildung im Downloadcenter an.

Beispiel 2: Falls der Umgang mit Verbesserungsvorschlägen als mangelhaft eingeschätzt wird, überdenken Sie das betriebliche Vorschlagswesen.

Wenn Sie ein und dieselbe Mitarbeiterbefragung jährlich wiederholen, können Sie die Ergebnisse vergleichen. Nun können Sie zum Beispiel messen, wie sich bestimmte Maßnahmen auf die Mitarbeiterzufriedenheit oder die Identifikation der Mitarbeiter mit ihrem Unternehmen ausgewirkt haben.

Mitarbeiterbefragung ist keine Zauberei. Legen Sie Wert auf einen sorgfältige Vorbereitung. Klick um zu Tweeten

Ihre Erfahrungen sind gefragt

Wie führen Sie Mitarbeiterbefragungen durch und welchen Nutzen haben Sie bisher daraus gezogen? Ich bin gespannt auf Ihre Erfahrungen zu diesem komplexen Thema und freue mich auf Ihre Zuschriften!





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