Er kann! Sie kann! Kanban! – Mit Kanban-Karten Bestände organisieren



Setzen Sie alles auf eine Karte und automatisieren Sie die Nachbestellung von Ordnern, Schnellheftern, Büroklammern mit Kanban-Karten. Sie vermeiden Wartezeiten und müssen sich nie wieder über fehlende Materialien ärgern. Lesen Sie, wie Sie mit Kanban-Karten Bestände regulieren und Nachschub organisieren.

Was ist das Problem

Wieder einmal fehlt das Papier im Kopierer. Der Kaffee ist alle und bis der Haustechniker endlich die bestellte Glühbirne wechseln kann, vergeht eine ganze Arbeitswoche. Egal ob beim Nachdruck von Broschüren, Visitenkarten und den beliebten Aufklebern für die Seminarveranstaltungen oder bei der Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien wie Toner, Heftklammern, Stifte und Co.: Wartezeiten sind nicht nur für alle Beteiligten nervig, sie kosten Geld und Vertrauen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Professionalität der Verwaltung.

Kanban-Karten lösen Probleme
Kanban-Karten lösen das Problem der Nachbestellung.

So funktioniert es

Kanban ist ein japanischer Begriff, der frei übersetzt „Signal” bedeutet. Als Signal dient eine Karte, die sogenannte Kanban-Karte. Sie enthält in einfacher und leicht zu erfassender Form alle wichtigen Informationen, um das markierte Produkt nachzubestellen.

Tipp Nr. 1: Notieren Sie alle wichtigen Infos auf den Kanban-Karten!

Die Kanban-Karten müssen die folgenden 3 W-fragen beantworten können: Was? Wer? Wo? Wer kann wo, was tun, um den Bestand wieder aufzufüllen? Wie das aussehen kann, sehen Sie in diesem Beispiel:

Kanban-Karten mit wichtigen Infos
Die Kanban-Karten muss alle wichtigen Infos: was, wer, wo enthalten.

Was ist zu tun?

Ein Karton muss geholt werden.
Nach dem Auffüllen muss die Kanban-Karte neu platziert werden.
Leere Kartons müssen entsorgt werden.

Wer ist zuständig?

Die Person, die über die Kanban-Karte informiert wird, sowie der Versand im Fall der Nachbestellung.

Wo finde ich die Sachen?

Ein Bild und ein Lageplan erklären, den Standort des Nachschubs.

Ein Beispiel für eine Kanban-Karte erhalten Sie in unserem Download-Center.

Tipp Nr. 2: Halten Sie Ihre Kanban-Karte einfach!

Das Ziel muss sein, dass jeder neue Mitarbeiter an seinem ersten Tag anhand der Kanban-Karte theoretisch wissen kann, was er tun muss, um Kopierpapier aufzufüllen oder Toner zu bestellen. Also arbeiten Sie mit kurzen Sätzen und mit Bildern und Grafiken.

Kanban-Karte leicht verständlich formulieren
Die Kanban-Karte soll auch für neue Mitarbeiter gleich verständlich sein.

Am besten testen Sie die Aussagekraft der Kanban-Karte, in dem Sie neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bitten, die Aufgabe zu lösen und Ihnen Feedback zu geben, ob die Karte verständlich war.

Setzen Sie alles auf eine Karte - die Kanban-Karte! Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 3: Definieren Sie für den Einsatz der Kanban-Karte einen sinnvollen Mindestbestand!

Brauchen Sie eher zwei Druckerpatronen in Reserve oder zehn? Kann es passieren, dass auf einen Schlag 20 Prospekte versandt werden müssen? Wie hoch Ihr Bestand sein sollte, lässt sich nur durch Erfahrungen ermitteln. Es ist genauso frustrierend, trotz Kanban-Karten auf dem Trockenen zu sitzen wie Bestände entsorgen zu müssen, weil sie wie im Fall von Patronen oder Kleber eingetrocknet oder im Fall von Papier vergilbt sind.

Kanban-Kate mit sinnvollem Mindestbestand
Wichtig ist ein sinnvoller Mindestbestand auf der Kanban-Karte.

Wenn Sie den Bestand definiert haben, platzieren Sie an dieser Stelle die Kanban-Karte! Also nehmen wir an, Sie haben entschieden: wenn noch zwei Pakete á 500 Blatt Kopierpapier vorhanden sind, soll neues aus dem Keller besorgt werden. Dann legen sie auf die beiden Pakete Kopierpapier die Kanban-Karte.

Berücksichtigen Sie beim Festlegen des Mindestbestands Nachfrageschwankungen. Bis zum Eintreffen des Nachschubs muss genug Material im Bestand sein – auch wenn der Artikel in dieser Zeit stärker nachgefragt wird. Der Mindestbestand kann daher vor allem bei billigen Artikeln etwas höher sein. Ein Stift wird dann teuer, wenn er nicht vorhanden ist.

Bei Kanban-Karte Nachfrageschwankungen berücksichtigen
Beim Festlegen des Mindestbestandes auf der Kanban-Karte auch Nachfrageschwankungen berücksichtigen.

Bei Material, das altert, gilt das First-in-first-out-Prinzip. Das heißt beispielsweise für neue Tonerkartons, dass diese im Materialschrank hinter die dort vorhandenen Kartons gestellt werden, denn das vorhandene Material muss zuerst verbraucht werden.

Was der Tipp bewirkt

Hohe Bestände mögen im Einkauf billiger sein. Jedoch wird nicht nur unnötig Kapital gebunden, auch die Lagerung verursacht Kosten. Durch das selbststeuernde Kanban-System orientiert sich die Höhe der Bestände am tatsächlichen Bedarf und somit an der Verbrauchsgeschwindigkeit. Trotzdem ist immer das nötige Material vorhanden. Das Ergebnis sind flüssigere Prozesse.

Extra-Tipp

Um sicherzustellen, dass die Patrone richtig eingesetzt oder der Briefbogen richtig herum eingelegt werden, eignen sich sogenannte „One-Minute-Lessons”. Lesen Sie wie diese funktionieren: 1, 2 oder 3 … Du musst Dich entscheiden, 3 Tasten sind frei – Wie Sie mit der One-Minute-Lesson technischen Problemen vorbeugen!

Und Sie?

Welche Erfahrungen machen Sie mit dem Einsatz von Kanban-Karten? Schreiben Sie mir, ich bin interessiert an Ihren Berichten!





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