Wo war nochmal die PDF mit der Druckvorlage? In welchem Ordner liegt die Datei mit den Lieferantenadressen? Wer sich solche Fragen regelmäßig stellen muss, erkennt: Es fehlt Struktur in der Datei-Ablage. Mind-Mapping bietet hier eine effiziente Möglichkeit, Chaos in der persönlichen Datei-Ablage in den Griff zu bekommen.
Das Problem
Oft sind digitale Ablagesysteme nach dem Zufallsprinzip entstanden. Eine Datei wird irgendwo abgespeichert. Kommt eine weitere dazu, wird ein Ordner angelegt, für mehrere Ordner gibt es einen Überordner, beim nächsten Thema wiederholt sich das Ganze – fertig ist der Ablage-Dschungel. Anfangs mag man sich in diesem noch zurechtfinden, doch eine Datei-Ablage ist ein wachsendes System. Irgendwann ist dieses so groß, dass der Überblick verloren geht. Sie verschwenden wertvolle Zeit auf der Suche nach Dateien. Es braucht eine Struktur.
Die Vorgehensweise
Mind-Map heißt übersetzt „Gedanken-Karte”. Mit Hilfe der Mind-Map sortieren Sie Ihre Dateien und bringen diese in eine übersichtliche Struktur. Die Mind-Map wird so zur Landkarte Ihrer Datei-Ablage und so sieht der Weg dorthin aus:
1. Zentralen Begriff wählen
Nehmen Sie einen zentralen Begriff, z.B. „Meine Ablage” und schreiben Sie ihn in die Mitte eines Blatt Papiers.
2. Hauptpunkte sammeln
Bewährt hat sich, wenn Sie alle Aufgaben und Prozesse sammeln, an denen Sie beteiligt sind und zu denen Materialien anfallen. Die Ablagestruktur entwickelt sich daraus oft von selbst. Ordnen Sie diese Hauptpunkte um den zentralen Begriff an und verbinden diese mit ihm.
3. Hauptpunkte verfeinern
Machen Sie nun eine Feingliederung. Zum Beispiel in dem Sie den Begriff „Abrechnung” unterteilen in „Reisekosten” und „Fortbildungskosten”. Verbinden Sie die Punkte der Feingliederung mit dem Hauptpunkt.
Aus dieser Mind-Map können Sie nun die Ablagestruktur für Ihre Datei-Ablage ableiten.
Darauf kommt es an
Bei der Entwicklung einer passenden Struktur gibt es kein Richtig oder Falsch. Die Ablagestruktur muss zu Ihrem Arbeitsalltag passen. Dass Sie diese von Zeit zu Zeit ergänzen müssen, ist ganz normal.
Print oder Digital?
Meine Erfahrung ist: Was man auf Papier nicht hinbekommt, kann man auch nicht mit der EDV lösen. Grundsätzlich können Sie Mind-Maps mit Stift und Zettel erstellen. Es gibt aber auch viele kostenlose Mind-Map-Programme, mit denen Sie genauso gut arbeiten können. Eine Übersicht finden Sie gratis zum Download hier.
Was der Tipp bewirkt
Mit Mind-Mapping erhalten Sie eine Datei-Ablagestruktur, die übersichtlich ist und zu Ihren Anforderungen passt. Wenn Sie eine Datei suchen, wissen Sie jederzeit, wo diese zu finden ist. So vermeiden Sie Stress und unnötige Suchzeiten.
Einmal Querdenken, bitte. Mind-Mapping macht's möglich. Klick um zu TweetenExtra-Tipp
Jeder Mensch hat seine eigene Struktur. Die Ideal-Lösung ist deshalb eine einheitliche Ablagestruktur für das gesamte Unternehmen. Dann können Dokumente auch problemlos gefunden werden, wenn ein Mitarbeiter krank, abwesend oder ausgeschieden ist, denn alle Kollegen kennen sich im System aus. Für die Entwicklung einer solchen einheitlichen Struktur können Sie die Mind-Mapping-Methode ebenfalls anwenden. Mehr dazu erkläre ich in meinem Blog-Beitrag „Denken im Querformat: Wie Sie mit einer Mind-Map zur optimalen Datei-Ablagestruktur kommen.”
Und Sie?
Für welche Bereiche nutzen Sie Mind-Mapping noch? Erzählen Sie mir von Ihren Erfahrungen – ich freue mich.
