Microsoft Yammer: Die Funktionen des sozialen Mitarbeiter-Firmennetzwerks


Microsofts Yammer-Netzwerk ist das „Mitarbeiter-Facebook” für Unternehmen, mit dem sich die Mitarbeiter spielerisch einfach untereinander vernetzen können. Dafür bietet die firmeninterne Kommunikationsplattform zahlreiche nützliche Funktionen, wie z.B. Chats, Newsfeed, Gruppenunterhaltungen, fachliche und thematische Foren und vieles mehr. So schaffen Sie ein modernes, asynchrones und standortunabhängiges Kommunikationsnetzwerk für einen effizienteren Erfahrungs- und Wissensaustausch in Ihrem Unternehmen. Welche Gruppenfunktionen Microsofts Yammer alles bietet, was es kann und wie es funktioniert, erfahren Sie hier in dieser einführenden Anleitung.

Was ist das Problem?

In die Unternehmenssoftware Office 365 (mietbare SaaS-Dienste) hat Microsoft ein gutes Dutzend verschiedene Kollaboration-Tools integriert, die auf jeweils eigene Art und Weise für eine effizientere Unternehmenskommunikation, Projektplanung oder Wissensarbeit sorgen. Dabei überlappen sich jedoch einige Funktionen dieser Anwendungen, während andere wiederum erst gemeinsam in einer „Tool-Gruppe“ ihre volle Wirkung entfalten.

  • Die technologische Basis der meisten dieser vergleichsweise neuen Office 365 Anwendungen ist die Microsoft Cloud (v.a. SharePoint, Exchange und SQL Azure). Erst diese Cloud-Infrastruktur ermöglicht einige der grundsätzlich neuen und extrem praktischen Kollaboration-Funktionen.
  • Allerdings fehlt den meisten Nutzern noch ein Überblick über das in den letzten Jahren stark erweiterte Produktsortiment an Office 365 Lösungen – und das Unbekannte schafft bekanntlich die größten Hürden und Barrieren bei den Endanwendern.
  • Ein großer Vorteil des Yammer-Firmenkommunikations-Netzwerks ist nun jedoch, dass der Sinn, Zweck und die Bedienung dieses Tools den meisten Nutzern von den großen privaten Social Media Plattformen her bestens bekannt ist (wie z.B. Facebook, LinkedIn und Xing). Das senkt die Eintrittshürden erheblich, so dass die Yammer-Plattform von den allermeisten Mitarbeitern schnell eingesetzt und produktiv genutzt werden kann.

So funktioniert es:

I. Was ist das Yammer-Firmennetzwerk überhaupt? Ein kurzer Überblick

Yammer übernimmt in Microsofts Unternehmenssoftwarepaket Office 365 die Funktion einer zentralen Kommunikationsplattform für und innerhalb eines Unternehmens. Yammer ist ein unternehmensweites Firmennetzwerk im Stil der bekannten privaten Social Media Plattformen, wie z.B. Facebook, LinkedIn und Xing, allerdings nur für die eigenen Mitarbeiter. Diese „moderne“ Form des Kommunikationsnetzwerks kann die Komplexität und die Anforderungen einer Unternehmenskommunikation zu den unterschiedlichsten Themen und innerhalb der verschiedensten Gruppen, Abteilungen und Projekten am übersichtlichsten und effizientesten abbilden. Der Kernfokus und die größten Vorteile sind dabei:

  • Die Mitarbeiter können sich schnell, einfach und übersichtlich austauschen, vernetzen, informieren, diskutieren, planen, absprechen und standortunabhängig asynchron miteinander interagieren.
  • Probleme und neue Ideen lassen sich so besser diskutieren und gemeinsam verbessern. Bei Bedarf können ergänzend die jeweils notwendigen Spezialisten im Unternehmen einfach und unkompliziert hinzugezogen werden (durch @erwähnen des Namens).
  • Damit wird die Grundlage gelegt, einfacher von dem Wissen anderer profitieren zu können und auf der Arbeit anderer aufzubauen – das steigert die Effizienz der Zusammenarbeit.
  • Und auch Informationen, Neuigkeiten und Updates, die für das Unternehmen oder einzelne Projekte, Abteilungen oder Unternehmensbereiche relevant sind, können über das Yammer-Firmennetzwerk einfacher geteilt werden und erreichen dadurch schneller und effektiver alle Mitarbeiter.

II. Wie funktioniert Microsofts Yammer-Netzwerk?

Yammer funktioniert fast genauso wie die sozialen Netzwerke, die man aus dem privaten Bereich kennt (Facebook, LinkedIn, Xing).

  • Jeder Nutzer legt ein eigenes Profil an, kann anderen Personen schreiben (Nachrichten, Chats und Gruppenchats) sowie Beiträge in den thematischen Gruppen/Foren veröffentlichen (posten).
  • Jeder Beitrag kann geliked (gefällt mir), kommentiert und mit anderen Nutzern für deren Ansicht geteilt werden. Personen können auch @erwähnt werden, um sie in eine Unterhaltung miteinzubeziehen.
  • An die geposteten Beiträge können Dateien, Dokumente, Fotos und Videos angehängt werden (dafür erhält jede Gruppe automatisch eine angehängte SharePoint-Teamwebsite als Datenplattform).
  • Jeder Nutzer hat einen eigenen Nachrichteneingang (Postfach) für eingehende Nachrichten, kann anderen Nutzern folgen (wie auf Twitter) und individuell interessante Newsfeeds abonnieren.
  • Die Nutzer können auch thematischen Gruppen beitreten, um sich mit einer Community zu verbinden, informiert zu bleiben, Ideen zu sammeln, sich auszutauschen und Erfahrungen zu teilen.
  • Eine Suchfunktion hilft bei der Suche nach bestimmten Experten, Unterhaltungen, Gruppen oder Dateien innerhalb Ihres Yammer-Netzwerks.
  • Yammer bietet auch eine schnelle und einfache Funktion, um Umfragen innerhalb einer Gruppe/Community/Forum durchzuführen, z.B. für Abstimmungen oder um ein schnelles Feedback einzuholen.
  • In dem Yammer-Firmenkommunikations-Netzwerk können auch Notizen und die gängigen Office-Dokumente direkt erstellt werden, ohne die Anwendung verlassen zu müssen.

III. So funktioniert es: Das Yammer-Firmennetzwerk von Beginn an richtig starten!

Wichtig ist, dass Sie zuerst die wichtigsten Themenfelder in Ihrem Unternehmen identifizieren und dann die entsprechenden Communities/Gruppen dafür in Yammer anlegen. Das können einzelne Gruppen für Unternehmensfelder, Projekte, Abteilungen, das gesamte Unternehmen oder auch gemeinsame Interessen sein. Wenn Sie von Beginn an mit der richtigen Trennschärfe vorgehen, ergeben sich daraus folgende Vorteile:

  • 1. Nur wenn die wichtigsten Themenfelder in Ihrem Unternehmen auch in den jeweiligen Yammer-Gruppen abgebildet sind, können sich Ihre Mitarbeiter bestmöglich verbinden, zu ihren Fachgebieten austauschen und ihr Fachwissen und ihre Erfahrungen teilen.
  • 2. In diesen thematischen Gruppen können neue Ideen dann in dem jeweils optimal passenden fachlichen Umfeld geteilt und diskutiert werden. Bei Fragen können unternehmensinterne Experten und Spezialisten einfach durch @Erwähnung zu Rate gezogen werden. Auf diese Weise können die ursprünglichen Ideen schnell und einfach weiter verbessert werden, was im Ergebnis die Innovationen noch schneller vorantreibt.
  • 3. Führungskräfte können ihre Tätigkeit durch aktives Kommentieren, Diskutieren, Loben und Informieren in den Yammer-Firmennetzwerkgruppen für alle ihre Mitarbeiter sichtbarer und präsenter gestalten. Das fördert nicht nur die Effizienz und die Kultur Ihrer Unternehmenskommunikation, sondern stärkt zugleich auch die wichtige Verbundenheit zwischen Mitarbeitern und Führungsteam.
  • 4. Yammer gibt es als Desktopanwendung und als Smartphone-App (Windows, iOS, Android) für den mobilen Zugriff von überall aus. Das bedeutet, dass Sie damit auch Ihren Außendienst besser in Ihre interne Unternehmenskommunikation einbinden können. Das ist wichtig, denn Ihre Front Line kann enorm wichtiges Praxiswissen und Erfahrungen in das Unternehmenswissen einbringen und z.B. notwendiges Feedback von den Endverbrauchern geben, bei Ideen, Änderungen und Innovationen im Bereich der Produktentwicklung mitdiskutieren oder auf bestehende Probleme aufmerksam machen und diese eskalieren.
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Abbildung I: Das Startfeld für das Yammer-Firmennetzwerk in Office 365, Microsoft, Büro Kaizen

 

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Abbildung II: Yammer funktioniert fast genauso wie die privaten sozialen Netzwerke, Microsoft, Büro Kaizen

 

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Abbildung III: Eine Yammer-Funktion erlaubt auch das schnelle und einfache Durchführen von Umfragen, Microsoft, Büro Kaizen

 

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Abbildung IV: Der Aufbau des Yammer-Netzwerks ermöglicht auf einfache Weise eine zielgerichtete und effiziente Kommunikation – das Wissen der Mitarbeiter wird so besser genutzt, Microsoft, Büro Kaizen

Extra Tipp: Video-Konferenzen und Online-Meetings in das Yammer-Netzwerk integrieren

Das Office 365 Universum hält ein weiteres Kollaboration-Tool für die Teamkommunikation bereit: Teams. Im Unterschied zu dem großen, unternehmensweiten sozialen Firmennetzwerk Yammer enthält Teams einige spezielle Kommunikationsfunktionen für die direkte Zusammenarbeit in kleineren Gruppen, wie z.B. Audio-Gruppengespräche, Skype for Business und Live-Video-Konferenzen. So lassen sich Onlinebesprechungen und virtuelle Meetings realisieren und sogar Onlineseminare mit bis zu 10.000 Teilnehmern abhalten! Ein Vorteil von Office 365 ist nun die einfache Kombination verschiedener Tools zu einem Tool-Set oder Tool-Bündel. Die Klammer um die verschiedenen Programme bildet dann Microsofts Groups. So kann einer aus Yammer heraus gebildeten Group auch Teams hinzugefügt werden (umgekehrt ist das allerdings nicht möglich). Jeder Nutzer, der dieser Yammer-Group beitritt, erhält dann automatisch auch Zugriff auf die Team-Funktionen.

  • Hier erfahren Sie mehr zu der Funktionsweise von Office 365 Groups.
  • Hier erhalten Sie einen Überblick über die Vorteile von Office 365 Teams.
  • Nutzen Sie gleich auch noch den praktischen Microsoft Planner für ein effizienteres Projektmanagement!

Und Sie?

Microsofts Welt der Office-Produkte ist sehr vielseitig und bietet einen extrem hohen Nutzwert. Allerdings braucht es auch seine Zeit, bis alle Mitarbeiter entsprechend in die Programme eingearbeitet sind. So kann zwar theoretisch viel Zeit mit den Office-Anwendungen eingespart werden. Genauso häufig kommt es aber auch vor, dass Mitarbeiter an einer neuen Funktion verzweifeln und sich hilfesuchend an Kollegen wenden. Ein Mittel, um weniger Arbeitszeit in Ihrem Unternehmen zu verlieren und gleichzeitig die zeiteinsparenden Funktionen richtig zu nutzen – und damit Freiraum für Neues, Wichtigeres und Kreatives zu erhalten – sind professionelle Mitarbeiterschulungen in der in Ihrem Unternehmen am häufigsten verwendeten Bürosoftware.

Büro Kaizen digital: Video-Tutorial Besprechungen und Meetings mit OneNote organisieren

(Dauer 03:58 Minuten)

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4 Kommentare
  • […] Microsoft Yammer: Yammer ist ein unternehmensweites soziales Mitarbeiter-Netzwerk in Office 365. Es funktioniert ähnlich wie Facebook, nur eben als internes Social-Media-Firmennetzwerk innerhalb eines Unternehmens. So können sich die Mitarbeiter leichter untereinander und abteilungsübergreifend vernetzen und unternehmensweit kommunizieren. Das Wissen der einzelnen (Spezialisten) lässt sich so produktiver teilen und Synergien besser heben → „Microsoft Yammer: Die Funktionen des sozialen Mitarbeiter-Firmennetzwerks“ . […]

  • Das Problem das ich sehe, ist das sich die Mitarbeiter und Kollegen bei den ganzen Tools von Office 365 mittlerweile leicht “verzetteln” und man selbst Informationen eher an einem anderen Ort erwarten würde an die ein Kollege diese aber tatsächlich abgelegt hat. Das passiert in meinen Augen zwangsläufig, da jeder Mensch eben anders “tickt”.

    Aber wo sollte man zum Beispiel in einem kleinen bzw. mittelständischen Unternehmen Dateien am besten ablegen? Das geht bei Office 365 in OneDrive, Sharepoint, OneNote, Teams und via Mail in Outlook.
    Und wenn man anfängt alles zu nutzen, findet man früher oder später in allen Bereichen wichtige Dateien. Das muss dann auch alles gepflegt werden und zum Teil auch von Hand zusammengetragen werden. Ein Teil wird sicherlich dadurch erleichtert, dass vieles mit OneDrive verknüpft ist, aber eben nicht alles.

    Office hat den Fokus in meinen Augen mittlerweile eher auf große Firmen gerichtet. Kleine Unternehmen sollten sich eher auf Outlook (wegen E-Mail unverzichtbar), Teams (Kommunikation), OneNote (Notizen und Arbeitsabläufe) und OneDrive (eventuell größere Dateien mit Kunden teilen) fokussieren. Meistens haben diese Firmen durch gewachsene Strukturen auch noch viel in Papierform oder auf dem firmeneigenen Fileserver.
    Gerade in KMU braucht man oft kein internes soziales Netzwerk.

    Ich glaube das ein bisschen mehr Minimalismus die Effektivität und Effizienz deutlich mehr erhöht als ein weiteres Tool in das Mitarbeiter eingearbeitet werden müssen und das auch wieder aktiv gepflegt werden muss.

    Vielleicht wäre das ja mal ein Blogpost wert, zu beleuchten, dass mehr Tools nicht unbedingt mehr Effizienz bringen ;-)

    • Hallo Jörg,

      danke für deinen ausführlichen Kommentar. Auch wir sind überzeugt davon, dass ein digitaler Minimalismus zum Ziel von effizientem Arbeiten führt. Der Vollständigkeitshalber möchten wir dennoch die einzelnen Module von Office365 und deren Vorteile in einzelnen Beiträgen aufzeigen :-)

      Dein Tipp mit einem Beitrag zu “weniger ist mehr” ist klasse – das nehm ich direkt auf unsere Ideenliste. Vielen Dank!

      Herzliche Grüße aus Giengen
      Marcel


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