Die optimale Foliengröße in PowerPoint: Das richtige Seitenverhältnis wählen, um Handouts in DIN A3 oder A4 auszudrucken

2. August 2020

Zu einem gelungenen PowerPoint-Vortrag gehört üblicherweise auch, die Präsentation als Handout auszudrucken, meist in DIN A4, bei großen Mindmaps oder detaillierten Grafiken auch in DIN A3. So können die Zuhörer das vermittelte Wissen im Anschluss nach Bedarf immer wieder nachschlagen.

Da die unterschiedlichen Seitenverhältnisse und Foliengrößen jedoch immer wieder Probleme bereiten, finden Sie hier eine ausführliche Anleitung, wie Sie eine PowerPoint Präsentation für die Bildschirmausgabe am besten auch in den Formaten DIN A3 oder DIN A4 ausdrucken können und dabei die Probleme mit einem zu großen Rand oder abgeschnittenen Inhalten umgehen – oder auch, wie Sie eine A3-Folie auf zwei A4-Papierseiten ausdrucken können.

Inhalt: Das lesen Sie hier

  1. Die richtige Foliengröße in PowerPoint: Seitenverhältnis oder exakte Papiergröße (DIN A4, A3 etc.)?
  2. Welches Seitenverhältnis ist in PowerPoint für DIN A4 oder A3 das richtige? 16:9, 16:10 oder 4:3?
  3. Wie kann man das Folien-Format in PowerPoint in DIN A4, A3 oder 16:10 ändern und einrichten?
  4. Was bedeutet in PowerPoint „passend skalieren“ beim Umstellen der Foliengröße auf A3 oder A4?
  5. Eine PowerPoint DIN A3-Folie auf zwei DIN A4-Papiere ausdrucken
  6. Extra-Tipp: Das richtige Layout und Design für Ihre PowerPoint-Präsentation in DIN A4 oder A3

1. Die richtige Foliengröße in PowerPoint: Seitenverhältnis oder exakte Papiergröße (DIN A4, A3 etc.)?

Für das Einstellen des richtigen Formats Ihrer PowerPoint-Folien gibt es zwei verschiedene Kennzahlen. Entweder mittels dem Seitenverhältnis (z.B. 16:9) oder mittels der exakten Seitengröße (z.B. DIN A3 mit 297 x 420 mm oder DIN A4 mit 210 x 297 mm).

  • Das Seitenverhältnis: Bei der elektronischen Präsentation via Bildschirm oder anderen digitalen Ausgabegeräten (z.B. Video-Beamer) kommt es hauptsächlich auf das Seitenverhältnis Ihrer PowerPoint-Folien an und nicht auf die genaue Seitengröße. Denn am Computer können Sie das Bild ja ganz einfach per Mausklick maximieren, damit es den gesamten Bildschirm ausfüllt. Die Voraussetzung hierfür ist also lediglich das gleiche Seitenverhältnis von PowerPoint-Folien und Ausgabebildschirm.
  • Die exakte Foliengröße: Wenn die Priorität Ihrer PowerPoint-Präsentation jedoch nicht auf dem Live-Vortrag selbst liegt, sondern vor allem auf dem Ausdruck (z.B. als Handout, Broschüre, Anleitung, Projekt- oder Produktvorstellung o.ä.), dann sollten Sie auf jeden Fall die genaue Foliengröße einstellen, die exakt zu dem Papier-Format passt, dass Sie später zum Ausdrucken verwenden wollen (z.B. in den gängigen Papierformaten DIN A4 oder DIN A3). So können Sie unschöne Ränder oder abgeschnittene Inhalte auf dem Ausdruck am einfachsten vermeiden.

2. Welches Seitenverhältnis ist in PowerPoint für DIN A4 oder A3 das richtige? 16:9, 16:10 oder 4:3?

Früher war das gängige Format für Computermonitore und Fernseher 4:3. Die neueren TV-Geräte und Computerbildschirme nutzen hingegen das Breitbildformat 16:9. Dies ist auch das Format moderner Kinofilme. Wenn Sie nun einen Kinofilm auf einem alten 4:3 Gerät ansehen – oder umgekehrt einen alten 4:3 Film auf einem neuen Breitbildbildschirm – erhalten Sie naturbedingt sehr unschöne breite Ränder, entweder an den beiden Seiten oder oben und unten.

Genauso unpassend wirkt es daher auch, wenn Sie eine 16:9 PowerPoint-Präsentation auf einem 4:3 Medium vorführen oder 4:3 Folien auf einem Breit- oder Großbildmonitor präsentieren. Die wahlweise zu breiten Ränder oder abgeschnittenen Inhalte wirken höchst unprofessionell. Der Grund ist folgender:

  • Gemäß der DIN-Normenreihe für Papierformate (von 1922; mit Vorläufern aus der Zeit der Französischen Revolution) beträgt das Seitenverhältnis bei allen Papiergrößen der DIN A-, B-, C- und D-Reihen immer 1:√2 und damit 1:1,4142135623731 oder 7:10.
  • Auf diese Weise lassen sich alle Papierformate voneinander ableiten. Zwei DIN A5 Seiten passen somit exakt auf eine DIN A4 Seite und zwei PowerPoint-Folien in DIN A4 lassen sich genau auf einer DIN A3 Seite ausdrucken und umgekehrt.
  • Das Problem ist nun, dass diese historisch gewachsene DIN-Normierung der Papierformate nicht zu dem klassischen 4:3 Format (= 1,3333) passt und sogar noch schlechter zu den heutigen Bildschirmen im Standard-Breitbildformat 16:9 (= 1,7778).
  • Das Problem zeigt sich dann, wenn Sie die PowerPoint-Folien für die „digitale“ Präsentation im Breitbildseitenverhältnis erstellt haben und dann anschließend für das Handout auf DIN A4 oder DIN A3 umstellen wollen – und natürlich umgekehrt. Dies führt aufgrund des anderen Seitenverhältnisses zwangsläufig zu einem Skalierungsproblem. Der Inhalt wird auf der Zielseite also entweder zu klein oder zu groß dargestellt, was aufwendige Nachbearbeitungen nach sich ziehen kann.
  • Die Folge ist, dass Sie sich von Anfang an entscheiden müssen, in welchem Medium Sie besser mit den Rändern leben können, im Digitalen oder im Ausdruck? Denn ganz ohne Rand können Sie dieses mathematische Problem nicht lösen. Häufig hilft dann folgender Kompromiss.
  • Tipp: Wenn Sie für die digitale Präsentation das Format „Bildschirmpräsentation 16:10“ auswählen statt der Standardauswahl 16:9, wird der Bildschirm fast vollständig ausgefüllt. Das Seitenverhältnis bei 16:10 beträgt 1,6 und kann daher mit deutlich geringeren Rändern auf DIN A4 oder A3 Papier ausgedruckt werden als dies bei 16:9 der Fall ist (um rund 50% schmäler).

3. Wie kann man das Folien-Format in PowerPoint in DIN A4, A3 oder 16:10 ändern und einrichten?

Öffnen Sie Ihre Microsoft PowerPoint-Anwendung und klicken Sie in der Registerkarte → Entwurf auf die Schaltfläche → Foliengröße. Hier stehen das klassische 4:3 und das moderne 16:9 als Schnellauswahl zur Verfügung (siehe Abb. 1). Mit einem Klick auf die Option → Benutzerdefinierte Foliengröße direkt darunter können Sie zwischen weiteren verschiedenen Papierformaten wählen (z.B. DIN A3, A4 oder 16:10). Hier können Sie auch eigene Werte für die Breite und Höhe eingeben oder auch die Ausrichtung zwischen Querformat und Hochformat ändern (siehe Abb. 2).

  • Dem genauen Beobachter wird auffallen, dass bei den in PowerPoint voreingestellten Papierformaten die darunter angezeigten tatsächlichen Breiten und Höhen abweichen. Bei A3 (420 x 297 mm) zeigt PowerPoint beispielsweise 35,56 x 26,67 cm an und bei A4 (297 x 210 mm) 27,517 x 19,05 cm.
  • Dies liegt daran, dass PowerPoint die von den meisten Druckern nicht bedruckbaren Ränder automatisch herausrechnet! So können Sie bis zum Folienrand Inhalte einfügen und alle Inhalte werden dennoch garantiert vollständig ausgedruckt.
  • Falls Sie jedoch für eine bessere Orientierung bereits während der Präsentationserstellung die „tatsächliche“ A3 oder A4 Größe auf Ihren Folien dargestellt haben wollen, dann müssen Sie die jeweiligen Werte von Hand in die Felder → Breite und → Höhe direkt darunter eingeben (siehe Abb. 2).
  • Hinweis: Die Größe der Folienformate in PowerPoint ist dabei sowohl nach oben wie auch nach unten begrenzt. Die Breite bzw. Höhe muss mindestens 1 Inch (2,54 cm oder 120 Pixel) und darf maximal 56 Inch betragen (142,24 cm oder 720 px).

Kann man die Seitengröße einer einzelnen Folie in einer mehrseitigen PowerPoint-Präsentation ändern?
Dies ist in PowerPoint nicht möglich. Das Seitenformat sowie auch die Ausrichtung (Hochformat oder Querformat) gilt immer automatisch für die gesamte Präsentation. Einzelne Folien können von diesem Format nicht abweichen.

4. Was bedeutet in PowerPoint „passend skalieren“ beim Umstellen der Foliengröße auf A3 oder A4?

Sobald sich nicht nur die Seitengröße, sondern auch das Seitenverhältnis ändert, kann PowerPoint die Inhalte der Folien nicht mehr automatisch skalieren. Sie müssen sich dann entscheiden, wie skaliert werden soll (siehe Abb. 3). Maximal vergrößert (dann gibt es keinen Rand, aber Inhalte können verloren gehen), oder passend verkleinert (alle Inhalte passen drauf, aber dafür mit einem Rand).

  • Maximieren: Wenn Sie auf ein größeres Folienformat umstellen, können Sie die Inhalte → Maximieren. Dann wird die Originalfolie so vergrößert, dass deren Inhalte die neue Seitengröße komplett und damit ohne Rand ausfüllen. Bei diesem Hochskalieren können jedoch Inhalte abgeschnitten werden, die dann nicht mehr auf die neue Seite passen.
  • Passend skalieren: Wenn Sie eine bestehende PowerPoint-Folie auf ein kleineres Format herunterskalieren möchten, bietet sich die Option → passend skalieren an. Dann werden die Inhalte so stark verkleinert, dass alles auf die neue Seitengröße passt. Es werden also keine Inhalte abgeschnitten, aber Sie erhalten dafür naturgemäß mehr oder weniger große Ränder.

5. Eine PowerPoint DIN A3-Folie auf zwei DIN A4-Papiere ausdrucken

Für dieses Problem existiert ein einfacher Workflow. Sie müssen lediglich Ihre PowerPoint-Präsentation im A3-Format als PDF abspeichern und dann als Poster ausdrucken und dabei DIN A4-Papier einstellen.

  • Öffnen Sie Ihre gewünschte PowerPoint-Präsentation im DIN A3 Format.
  • Klicken Sie auf → Datei und → Speichern unter und wählen Sie als Dateiformat → PDF (*.pdf) aus.
  • Öffnen Sie die PDF-Datei anschließend mit einem PDF-Reader, z.B. dem kostenlosen Adobe Acrobat Reader DC, dann auf → Drucken klicken und die Druckoption → Poster auswählen. Stellen Sie sicher, dass in den Druckereinstellungen die Papiergröße A4 eingestellt ist und bestätigen Sie mit → Drucken. Fertig.

6. Extra-Tipp: Das richtige Layout und Design für Ihre PowerPoint-Präsentation in DIN A4 oder A3

Wenn Ihre PowerPoint-Präsentation für den Ausdruck im DIN A4 oder A3 Format bestimmt ist, sollte sie auch optisch entsprechend hochwertig aussehen, um die Leser vom ersten Blick an zu überzeugen. Dazu gehören ein ansprechendes Titelblatt, Kopf- und Fußzeile, das Firmenlogo, Seitenzahlen, Hintergründe und Designs. Wer das alles nicht für jede Folie neu kreieren will, kann auf Design- und Layoutvorlagen zurückgreifen, die sich schnell und einfach an die eigenen Bedürfnisse und die CI des eigenen Unternehmens anpassen lassen. Wie einfach das geht, erfahren Sie in den folgenden Büro-Kaizen Blogbeiträgen:

 

Büro-Kaizen digital: Microsoft Office Video-Tutorial
Microsoft Sway Tutorial: Zur genialen Präsentation in Höchstgeschwindigkeit!






Microsoft Sway Tutorial: Zur genialen Präsentation in Höchstgeschwindigkeit!



(Dauer 20:17 Minuten)

 

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Bild 1: Um das Format der Folien und Seiten in PowerPoint zu ändern (z.B. auf DIN A3 oder A4), müssen Sie zuerst auf „Entwurf“ klicken und dann auf „Foliengröße“. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

 

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Bild 2: PowerPoint rechnet bei der Foliengröße automatisch den nicht bedruckbaren Rand heraus, deswegen sind die DIN A3 und A4 Folien in PowerPoint auch etwas kleiner als das ausgedruckte A3- oder A4-Format. Dies kann aber bei Bedarf schnell manuell korrigiert werden. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.
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Bild 3: Sobald Sie das Seitenverhältnis der Foliengröße ändern, muss PowerPoint die existierenden Inhalte so anpassen, dass es entweder keinen Rand gibt (und Inhalte verloren gehen = Maximieren) oder so verkleinern, dass alles auf die neue Zielseite passt, aber dafür mit Rand (= passend skalieren). Zwischen DIN A3 und A4 können Sie jedoch ohne Probleme wechseln, da diese dasselbe Seitenverhältnis besitzen. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

 



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