Microsoft PowerPoint: Vergleich PowerPoint 2019 vs. Office 365 vs. PPT Online vs. Viewer vs. Sway

16. Juni 2020

Microsoft PowerPoint ist die weltweit erfolgreichste Bürosoftware zum Erstellen und Vortragen von Präsentationen. Laut den gängigen Statistikportalen nutzen über die Hälfte der deutschen Beschäftigten mindestens einmal pro Woche Microsoft PowerPoint für die berufliche Präsentationserstellung. 78% sehen mindestens zwei PowerPoint-Vorträge pro Woche und 38% sogar mindestens einen PPT-Vortrag pro Tag!

Dabei nutzen allerdings nur die Wenigsten das volle Potenzial des Programms und mühen sich oft grundlos – und länger als nötig. Grund genug für eine kurze Beitragsreihe auf www.büro-kaizen.de, mit den wichtigsten Tipps, Tricks und Kniffs für ein effizienteres PowerPoint!

In diesem Blogbeitrag finden Sie einleitend alle Infos zu den verschiedenen Programmversionen und Hintergründen, bevor es in den folgenden Beiträgen dann an die Präsentationserstellung geht.

Inhalt: Das lesen Sie hier

  1. Was ist und wie funktioniert Microsoft PowerPoint?
  2. Die verschiedenen Programmversionen: Microsoft PowerPoint 2019, Office 365, PPT Online und Viewer
  3. „Die Microsoft-PowerPoint-Geschichte“: Eine kurze Chronologie des Marktführers
  4. Microsofts eigene PowerPoint-Konkurrenz: PowerPoint vs. Sway
  5. Extra-Tipp: So nutzen Sie Microsoft PowerPoint in Teams und OneNote richtig!

Weltweit werden pro Sekunde rund 350 PowerPoint-Vorträge gestartet – das ergibt 30 Millionen Vorträge pro Tag!

Ein Sprichwort besagt dabei: „Microsoft PowerPoint ist, wenn jemand 4 Stunden arbeitet, damit er in 20 Minuten zeigen kann, was er auch in 5 Minuten hätte sagen könnte.“

Unser Ziel ist, dass Sie das weitaus effizienter und mit erheblich professionellerem Ergebnis schaffen!

1. Was ist und wie funktioniert Microsoft PowerPoint?

PowerPoint (PPT) ist ein Präsentationsprogramm von Microsoft zum Erstellen von Seiten-basierten Vorträgen. Ursprünglich diente es dazu, die Druckvorlagen von Folien für Overhead-/Tageslichtprojektoren zu erstellen. Im Laufe von beinahe 40 Jahren fortwährender Entwicklungsarbeit hat sich PowerPoint allerdings erheblich weiterentwickelt – und das auch noch in jüngster Zeit (siehe Punkt 4). Und auch ein Ende der Verbesserungen ist nicht in Sicht.

  • Mittlerweile gibt es viele praktische Design-, Ideen- und Animationsfunktionen, die helfen, ausdrucksstarke Seiten für professionelle Vorträge noch einfacher und noch schneller zu erstellen.
  • Blendeffekte für das zeitlich abgestufte Präsentieren der Inforationen und animierte Schaubilder ermöglichen zudem, auch Hochkomplexes anschaulich und übersichtlich zu präsentieren.
  • Unternehmen können mittels der Master-Funktion auch Vorlagen im eigenen Corporate Design erstellen. Das erleichtert nicht nur den einzelnen Mitarbeitern die Folienerstellung und spart zudem Zeit, sondern vereinheitlicht auch das Erscheinungsbild und den Außenauftritt Ihres Unternehmens.
  • Der vergleichsweise neue, intelligente „Presenter-Coach“ in Microsoft PowerPoint hilft zudem beim Training und Einüben der Vorträge. Neben einem Feedback zum Sprechtempo gibt der smarte Assistent bei häufigen Wiederholungen auch Vorschläge zur Wortwahl und weitere praktische Tipps.
  • Mehr Details zu den einzelnen PowerPoint-Funktionen, und wie Sie diese für eine gelungene Präsentation auf professionellem Niveau bestmöglich nutzen, erfahren Sie in einem unseren nächsten Beiträge dieser kurzen Themenreihe.

2. Die verschiedenen Programmversionen: Microsoft PowerPoint 2019, Office 365, PPT Online und Viewer

Microsofts PPT-Software ist in verschiedenen Programmversionen verfügbar und auch in verschiedenen Office-Paketen enthalten. Hier die wichtigsten Unterschiede im Überblick:

  • Microsoft PowerPoint 2019: Diese Programmversion mit dem Namen und der Jahreszahl dahinter ist die Vollversion zur lokalen Installation auf einem Windows-PC oder Mac. Die Jahreszahl bezieht sich dabei auf das Veröffentlichungsdatum des dazugehörigen Office-Pakets (z.B. Office 2007/2010/2013/2016/2019). Mit jedem neuen Office wird auch das dazugehörige PowerPoint weiter verbessert. Die Vollversion wird auf der lokalen Festplatte des Rechners installiert und kann daher auch offline genutzt werden. Die Installationsdatei lässt sich mit einem gültigen Produktkey direkt von der Microsoft-Webseite herunterladen (hier der Link zum → Download im offiziellen Microsoft-Store).
  • PowerPoint Online: Die im Funktionsumfang etwas abgespeckte Online-Version muss nicht mehr auf dem Computer installiert werden, sondern funktioniert allein im Webbrowser und unabhängig vom Betriebssystem (z.B. Edge, Safari, Chrome und Firefox). Die Online-Version ermöglicht einen orts- und geräteunabhängige Zugriff auf die eigenen Dateien, inklusive den grundlegenden Bearbeitungsfunktionen – allerdings auch eine funktionierende Internetverbindung. Hier finden Sie → mehr Details zu Office Online.
  • PowerPoint in Office 365: Office 365 (seit April 2020 → in Microsoft 365 umbenannt) bietet mit den riesigen Rechen- und Speicherkapazitäten der Cloud im Hintergrund eine ganze Reihe neuartiger Programme, Anwendungen und Dienste für die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Damit geht Office 365 weit über das ursprüngliche Office-Softwarepaket hinausgehen. Die 365er-Variante enthält damit nicht nur die zentralen Office-Anwendungen wie Outlook, Excel, PowerPoint und Word, sondern auch viele weitere Programme und Tools, die ausschließlich in der Cloud laufen, wie z.B. Yammer, Forms und Delve. Zudem lässt sich auch die gesamte Dateiablage und das unternehmensinterne Intranet als mietbare SaaS-Lösung in Office 365-Cloud auslagern. Das spart Investitions- und Wartungskosten. Die meisten Office 365 Nutzer erhalten die Berechtigung, stets die aktuellsten Desktop-Vollversionen der Office-Anwendungen herunterzuladen. Nur die günstigsten Office-365-Pläne dürfen lediglich Office Online nutzen.
  • PowerPoint Viewer: Dies ist eine Gratis-Betrachtungssoftware von Microsoft, um sich die PPT-Präsentationen auch ohne PowerPointinstallation und ohne Registrierung bei Office Online ansehen zu können. Dieser Service wurde jedoch im Mai 2018 eingestellt. Das bedeutet keine Sicherheitsupdates mehr und auch kein Download mehr von der Microsoft-Webseite. Als Alternative empfiehlt Microsoft die PowerPoint Mobile-App, für die allerdings ein Office 365 Account benötigt wird, oder das kostenlose Office Online. Mehr zu den Alternativen zum Gratis-Viewer und zu PowerPoint Online erfahren Sie in den nächsten Beiträgen dieser Themenreihe.

3. „Die PowerPoint-Geschichte“: Eine kurze Chronologie des Marktführers

  • 1984: Das Präsentationsprogramm wurde 1984 unter dem ursprünglichen Namen „Presenter“ bei der IT-Softwareschmiede Forethought, USA, entwickelt. Damals war es noch schwarz-weiß und für Overhead-/Tageslichtprojektoren konzipiert. Die Tageslichtprojektorfolien wurden in PowerPoint erstellt und dann ausgedruckt. Der erste Prototypen von Whitfield Diffie aus dem Jahr 1981 bestand dementsprechend hauptsächlich noch aus einem schwarzen Rahmen mit innenliegendem Textfeld.
  • 1987: Die erste kommerzielle Programmversion erschien 1987 auf dem Markt für Apples Macintosh-Computer. Im selben Jahr kaufte Microsoft das Unternehmen Forethought für einen Preis von 14 Mio. US-Dollar. Die Presenter-Software wurde in der Folge als „PowerPoint“ weiterentwickelt. Alle drei Hauptentwickler von Presenter wurden übernommen. Einer davon, Bob Gaskins, wurde später sogar Leiter der Grafikabteilung von Microsoft.
  • 1988: Die erste farbige und in mehreren Landessprachen lokalisierte Programmversion 2.0 erschien (ebenfalls zunächst nur für Apples Mac).
  • 1990: Seit 1990 ist die PowerPoint-Software auch für Microsofts eigenes Betriebssystem Windows verfügbar und ist seitdem ein fester Bestandteil des im November
  • 1990: erstmals veröffentlichten Bürosoftwarepakets Microsoft Office.
  • 1996: Mit Microsoft PowerPoint 1997 kam erstmals der „Auto-Content-Assistent“ hinzu. Der Assistent erstellt anhand von ein paar Auswahlmöglichkeiten das grundlegende Design, Layout, Farbschema, Hintergrundfarbe und Formatierung. Dies vereinfachte die Nutzung und die Folien mussten nicht mehr von Grund auf selbst erstellt werden (diese Funktion wurde von den Microsoft Entwicklern allerdings zunächst intern als „völlig verrückt“ und als Scherz bezeichnet).
  • 2001: Anfang des Jahrtausends war Microsoft PowerPoint bereits auf weltweit geschätzten 250 Mio. Computern installiert und besaß rund 95% Marktanteil im Bereich der Präsentationsprogramme. Zu diesem Zeitpunkt schätzte Microsoft, dass rund 11 Milliarden PowerPoint-Präsentationen im Jahr erstellt wurden. Das bedeutet 30 Mio. pro Tag, 1,25 Mio. pro Stunde, 20.833 pro Minute und immer noch unglaubliche 347 pro Sekunde.
  • 2002: Durch die Ablösung der klassischen Vorträge mittels Tageslichtprojektoren zugunsten von Video-Beamern und Bildschirmpräsentationen auf Großbildmonitoren, führte Microsoft ab 2002 erstmals auch Animationsübergänge für den Folienwechsel ein. Zwei Jahre später folgte dementsprechend auch die Bildschirmpräsentationsansicht. Dabei wird nur der Inhalt der Folie projiziert, während der Redner in der Referentenansicht noch die komplette Ansicht mit aktueller und nächster Folie sowie seinen Notizen angezeigt bekommt.
  • 2003: Am 5. Februar 2003 wurde eine der wohl folgenreichsten PowerPoint-Vorträge der Geschichte gehalten. US-Außenminister Colin Powell präsentierte auf 45 Folien vor dem UN-Sicherheitsrat angebliche Beweise für ein irakisches Massenvernichtungsprogramm, was zum Beginn des Irakkrieges führte. Die angeblichen Beweise stellten sich später allerdings als falsch heraus. Der Krieg hatte da bereits stattgefunden und Powell selbst bezeichnete diesen PowerPoint-Vortrag einige Jahre später als „Schandfleck seiner Karriere“.
  • 2009: Die kostenlose Web-Version von PowerPoint wird im Rahmen der Office Web Apps vorgestellt und 2010 freigegeben (später umbenannt in Office Online).
  • 2011: Das Präsentationsprogramm ist von Anfang an auch fester Bestandteil der seit 2011 verfügbaren Cloud-gestützten Office-365-Suite.
  • 2014: Die erste PowerPoint-App für iOS-Endgeräte erscheint (iPad und iPhone), ein Jahr später auch für Android-Smartphones und Tablets.
  • 2020: Anfang 2020 präsentierte Microsoft eine völlig neue Office-App, die erstmals die drei Office-Urgesteine PowerPoint (Präsentation), Excel (Tabellenkalkulation) und Word (Textbearbeitung) in einer einzigen Anwendung vereint (siehe unseren Extra-Tipp weiter unten, Punkt 5).

4. Microsofts eigene PowerPoint-Konkurrenz: PowerPoint vs. Sway

Wenn der Marktführer sich selbst Konkurrenz macht, wird’s spannend! Im Jahr 2017 präsentierte Microsoft mit Microsoft Sway eine eigene Alternative zu seinem Dauerbrenner und Erfolgsgaranten PowerPoint. Neu sind dabei vor allem die Art und Weise der Präsentationserstellung sowie auch die der Präsentationswiedergabe.

  • Microsoft Sway kann kostenlos Online genutzt werden, es wird lediglich ein kostenloses Microsoft-Konto für das Login und Abspeichern der Projekte benötigt.
  • Mit Sway lassen sich nicht nur Folien-Vorträge erstellen, sondern auch horizontal und vertikal fließend scrollbare Präsentationen im Stile einer Webseite oder eines eBooks.
  • Eine Design-Engine und zahlreiche Layout-Vorlagen unterstützen den Nutzer für eine einfachere Präsentationserstellung.
  • Mehr Details zu Microsoft Sway lesen Sie in dem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „Microsoft Sway (Teil 1/2): Was ist Office-Sway und was kann das Online-Präsentations-Tool alles?“.

5. Extra-Tipp: Microsoft PowerPoint in Teams und OneNote richtig nutzen!

„Toller Vortrag! Können Sie mir dann bitte noch die Präsentationsdatei bei Gelegenheit per E-Mail schicken?“ Dieser häufige Satz nach gelungenen PPT-Vorträgen bedeutet allerdings leider auch einen Mehraufwand für die Bearbeitung dieser häufig mehrfach vorgetragenen Bitte.

Dies lässt sich jedoch durch eine Integration von PowerPoint in Microsoft Teams vermeiden. Diese Kombination ermöglicht aber nicht nur verschiedene praktische Freigabemöglichkeiten, sondern auch die gemeinsame Erstellung von Präsentationen innerhalb einer Teams-Registerkarte – ideal zum Beispiel für das gemeinsame Erstellen einer Projektvorstellung!

Büro Kaizen digital: Video-Tutorial

Video Thumbnail

Microsoft Teams Tutorial (inkl. OneNote Tipp)
(Dauer 07:57 Minuten)

 

 

Inhalt dieses Office 365 Video-Tutorials von Büro-Kaizen:

  1. Wie erstelle ich ein neues Team? (00:33)
  2. Wie kann ein Team über Kanäle strukturiert werden? (01:36)
  3. Weitere Funktionen über Registerkarten hinzufügen (02:24)
  4. Mit Team-Mitgliedern chatten (03:17)
  5. Gemeinsames Arbeiten an Dateien (04:31)
  6. Besprechungen in Teams führen (05:14)
  7. Zusatztipp: OneNote mit Teams nutzen (06:10)
  8. Zusammenfassung (06:48)


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