Was ist Microsoft Power BI? Und wie leicht kann man mit dem Business-Intelligence-Werkzeug komplexe Geschäftsdaten in anschauliche Grafiken umwandeln?

25. September 2020

Microsoft Power BI ermöglicht nicht nur die systematische Analyse, sondern vor allem auch eine einfache grafische Darstellung der unterschiedlichsten Geschäftsdaten. So lassen sich innerhalb weniger Minuten Erkenntnisse über die Entwicklung in den verschiedenen Bereichen und Abteilungen im eigenen Unternehmen, von Produkten, Verkaufszahlen oder auch des Marktgeschehens gewinnen und teilen. Aber wie funktioniert das Business-Intelligence-Werkzeug für die Geschäftsanalytik? Und was sind die großen Vorteile, die sich aus diesen Insights ergeben? In diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag bieten wir Ihnen eine grundlegende Einführung in Microsofts mächtiges Power BI-Werkzeug.

Inhalt: Das lesen Sie hier

1. Was ist Microsoft Power BI?
2. Büro-Kaizen-Hintergrundwissen: Was ist Business Intelligence und was ist ein Data-Warehouse?
3. Anwendungsbeispiele für Microsoft Power BI
4. Was kostet Power BI und ist der Dienst auch in Office/Microsoft 365 enthalten?
5. Welche Alternativen gibt es zu Microsofts Business-Intelligence-Service Power BI?
6. Extra-Tipp: Microsoft Dynamics 365 ist der smarte kleine Bruder von Power BI

1. Was ist Microsoft Power BI?

Microsoft Power BI ist ein einfach zu bedienendes, Cloud-basiertes Analyse-Werkzeug für die Geschäftsanalytik (englisch: Business Intelligence, BI). Damit lassen sich die unterschiedlichsten Daten aus den verschiedensten Quellen zusammenführen und in aussagekräftige Grafiken und Diagramme übersetzen. Diese umfassende Datenzusammenstellungen bilden dann die Grundlagen für nutzerspezifische Analysen, schnelle Auswertungen und intuitiv begreifbare Visualisierungen – und sind damit die datenbasierte Basis für fundierte Entscheidungsfindungen im Unternehmenskontext. Das Programm erleichtert aber gleichzeitig auch die Präsentation umfangreichen Datenmaterials in Business-Reports und PR-Berichten. Denn komplexe Datenmengen lassen sich durch die visuelle Darstellung erheblich einfacher kommunizieren und erfassen.

  • Das BI-Tool wurde im Juli 2015 offiziell als „Microsoft Power BI für Office 365“ veröffentlicht. Im März 2016 kam dann der ergänzende Dienst „Power BI Embedded“ für Microsofts Cloud-Plattform Azure hinzu. Diese Embedded-Variante besitzt eine zusätzliche Funktion für benutzerdefinierte Visualisierungen (custom visualizations).
  • Mit Microsoft Power BI können die Rohdaten per Drag & Drop innerhalb weniger Minuten ganz einfach ausgewertet, visualisiert und grafisch aufbereitet werden. So lassen sich komplexe und heterogene Daten aus hunderten verschiedener Quellen und Formate (z. B. aus Excel-Tabellen, SAP, Google Analytics etc.) schnell, bequem und einfach zusammenführen, vereinheitlichen und in Form verschiedenster Diagramme darstellen. Mehrere thematisch zusammenhängende Grafiken werden dabei in Power BI als „Bericht“ bezeichnet.
  • Die globale Zusammenführung der Geschäftsdaten bildet dann die notwendige Informationsgrundlage für Analysen aller Art und wichtige, strategische Unternehmensentscheidungen.
  • Die übersichtlichen und einfach erstellbaren Grafiken und Diagramme können zudem in Berichte und Veröffentlichungen aller Art integriert werden, um diese visuell anzureichern und dabei zugleich Komplexität zu reduzieren.
  • Um all dies zu bewerkstelligen besteht Power BI selbst aus vier zentralen Komponenten: Data-Warehouse-Funktionen (für die Datenvorbereitung und Analyse), eine Desktop-Anwendung für das Erstellen der Reports und Grafiken, Cloud-basierte Online-Dienste für das Teilen der Berichte sowie mobile Apps für das Sichten der relevanten Geschäftsinformationen von unterwegs aus mittels Smartphone oder Tablet (Android und iOS).
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Mit Microsoft Power BI lassen sich die unterschiedlichsten Geschäftsdaten aus heterogenen und externen Quellen zusammenführen, analysieren und per Mausklick visuell als Grafik oder Diagramm darstellen. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

2. Büro-Kaizen-Hintergrundwissen: Was ist Business Intelligence und was ist ein Data-Warehouse?

Was versteht man unter Business Intelligence?
Dies ist ein Bereich innerhalb der Wirtschaftsinformatik, bei dem mittels Sammeln und Auswerten unterschiedlichster Geschäftsdaten Informationen über die Geschäftsabläufe gewonnen, aufbereitet und visuell dargestellt werden (inklusive der Zulieferer- und Kundenbeziehungen). Die Auswertungen bilden dann die Grundlage für strategische Managemententscheidungen, um die Prozesse und Verfahren weiter zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken.

Was versteht man unter einem Data-Warehouse?
Data Warehouse bedeutet wortwörtlich übersetzt „Datenlager“. Dies sind speziell für Datenanalysen ausgelegte, themenorientierte Datenbanken. Diese führen unterschiedlich strukturierte Daten aus heterogenen und verteilten Quellen zusammen (z.B. betriebliche Kennzahlen, Produkt- und Kundendaten) und bereiten sie für die Auswertung in einer einheitlichen Form auf. Der zusammengeführte Datenbestand erlaubt einen zentralen Zugriff und ermöglicht eine umfassende, integrierte und globale Übersicht über die Geschäftsprozesse, inklusive der zeitlichen Veränderungen, Entwicklungen und künftigen Trends.

Unterschied zwischen Business Intelligence vs. Business Analytics, Advanced Analytics und Data Discovery
In Abgrenzung zu dem Leistungsumfang „traditioneller“ BI-Dienste und Services haben sich in jüngerer Zeit Begriffe wie Business Analytics, Advanced Analytics und Data Discovery etabliert. Diese werben mit einer noch höheren Autonomie und Nutzerfreundlichkeit der Systeme, verbesserten Prognosen der zukünftigen Entwicklungen, einer größeren Analysetiefe, Big-Data-Fähigkeit für die riesigen Datenmengen großer Konzerne sowie weiteren, zusätzlichen Visualisierungsmöglichkeiten.

3. Anwendungsbeispiele für Microsoft Power BI

Zunächst wird mittels der Power-BI Desktop-Anwendung ein neuer Report erstellt, der aus aussagekräftigen, miteinander zusammenhängenden und sich ergänzenden Visualisierungen besteht. Dieser Bericht kann dann über die Online-Funktion (Power BI Services) mit spezifischen Nutzerrechten veröffentlicht werden, so dass er von anderen Nutzern gelesen und gegebenenfalls bearbeitet werden kann. Über die mobilen Smartphone-Apps können dann auch Mitarbeiter im Außendienst auf die visualisierten Insights zugreifen, um auch unterwegs stets den Überblick zu behalten und z.B. die aktuellen Verkaufsstatistiken einzusehen (mobil allerdings nur mit Lesefunktion). Typische Anwendungsbeispiele sind:

  • Vertrieb: Wie viele Angebote wurden heute, diese Woche oder diesen Monat erstellt und wie ist der zeitliche Trend?
  • Versand: Welches Versandvolumen muss heute oder diese Woche noch abgearbeitet werden?
  • Rechnungswesen: Wie hoch ist der Umsatz? Wie viele Rechnungen sind noch offen und wie hoch ist der ausstehende Betrag?
  • Personalabteilung: Wie hoch ist der aktuelle Krankenstand und wie sind die Veränderungen im Vergleich zum Vormonat oder Vorjahreszeitpunkt?
  • Marketing: Die einfach zu erstellenden und zugleich aussagekräftigen Visualisierungen der Datenbestände eignen sich auch gut für PR-Materialien und Marketing-Aktionen, z.B. im Rahmen von Produktvorstellungen oder Unternehmenspräsentationen.

4. Was kostet Power BI und ist der Dienst auch in Office/Microsoft 365 enthalten?

Power BI ist selbst kein „aktiver“ Bestandteil von Microsoft/Office 365. Es lässt sich jedoch mit vielen Office-365-Komponenten zusammen verwenden und integrieren. So können zum Beispiel die Daten aus Excel-Tabellen oder Dynamics bezogen werden. Die Reports, Grafiken und Analysen aus Power BI lassen sich wiederum in Microsoft Teams einbinden. Auch die Benutzung des Power-BI-Tools erinnert an die Office-Programme. Office-Nutzer finden sich daher in der Regel relativ schnell zurecht.

Übersicht über Microsofts Lizenz-Modell bei dem Power BI Werkzeug:

  • Microsoft Power BI ist in der Desktop-Basisversion kostenlos nutzbar. Die Datenaktualisierung erfolgt hier allerdings nur einmal am Tag. Mit der kostenlosen Desktop-Version sind die Basisfunktionen Datenanalyse, Reporting und Datenvisualisierung möglich. Hier gelangen Sie zu Microsofts offiziellen → kostenlosen Download von Power BI Desktop.
  • Um die erstellten Analysen, Reports und Geschäftsberichte dann jedoch auch mit anderen Nutzern teilen und in Analyseteams zusammen bearbeiten zu können, wird die Pro-Version benötigt. Diese besitzt zusätzliche eine Echtzeit-Funktion mit automatischer Aktualisierung der Datenquellen, größere Speicherkapazitäten und weitere Features. Power BI Pro kostet 8,40 € pro Nutzer und Monat.
  • Für eine noch größere Skalierung der Limits und Nutzerzahlen bietet Microsoft auch eine Premium-Version von Power BI mit Big-Data-Unterstützung an. Dann wird der Preis anhand der bereitgestellten Kapazität individuell pro Monat berechnet. Hier finden Sie Microsofts offiziellen → Preisrechner für Power BI Premium.

5. Welche Alternativen gibt es zu Microsofts Business-Intelligence-Service Power BI?

Die fünf größten Anbieter Oracle, SAP, IBM, SAS Institute und Microsoft vereinen zusammen rund zwei Drittel des gesamten BI-Marktes. Dabei wird Microsoft von den beiden Beratungsunternehmen Gartner sowie auch Forrester als führender Anbieter im Bereich der „Analytics and Business Intelligence Platforms“ angesehen. In den Top 10 finden sich zudem noch Information Builders, MicroStrategy, QlikTech und Tableau Software. Darüber hinaus gibt es auch noch zahlreiche weitere BI-Anbieter mit Hauptsitz in Deutschland, z.B.:

  • prevero (München)
  • IDL (Schmitten)
  • Cubeware (Rosenheim)
  • CP Corporate Planning (Hamburg)
  • Comma Soft (Bonn)

6. Extra-Tipp: Microsoft Dynamics 365 ist der smarte kleine Bruder von Power BI

Power BI und Dynamics 365 sind zwei verschiedene Analyse-Dashboards aus dem Hause Microsoft. Das leistungsstärkere Power BI besitzt tiefere Detaillierungsgrade und eine größere Auswahl an Grafiken und Diagrammen. Analysten und Führungskräfte können damit Trends auch über viele Jahre hinweg erkennen. Im Unterschied dazu ist Dynamics 365 etwas schlanker aufgebaut. Der Fokus liegt hier auf einer einfacheren Anwendung und den tagtäglichen Gebrauch. Zum Beispiel für das schnelle Anzeigen von Betriebs- und Verkaufsanalysen des aktuellen Tages, Monats oder Jahres. Damit eignet sich Dynamics 365 besser für den Einsatz in kleinen Unternehmen. Zudem lassen sich die Grafik-Funktionen in Dynamics auch einfacher in dem Corporate Design des eigenen Unternehmens nutzen, was bei Power BI nur eingeschränkt möglich ist.

  • Mehr Informationen zu Microsoft Dynamics 365: Egal ob Enterprise Resource Planning (ERP), Customer-Relationship-Management (CRM), B2B- und B2C-Sales oder Retail Management System (RMS) – Microsoft Dynamics 365 bietet eine einfache und kostengünstige Alternative zum komplexen und teuren SAP, Oracle & Co. Welche Vorteile Ihnen die Office-Anwendung alles bietet, lesen Sie hier → „Office 365 Dynamics: Wie es funktioniert & wie Sie es nutzen können“ .
  • Anleitungen und Tutorials zu Microsoft/Office 365: Die Tool-Familie in der Office-365-Suite ist mittlerweile auf deutlich über 20 Anwendungen angewachsen. Welche das alles sind, was diese alles können sowie kostenlose Anleitungen für die wichtigsten Tools wie Teams, SharePoint, OneDrive, OneNote, Outlook und Planner finden Sie auf Büro-Kaizen.de unter → „Microsoft 365: Kostenlose Anleitungen von A bis Z“ .
  • Office 365 heißt jetzt Microsoft 365: Microsoft hat die meisten seiner Office-365-Pläne zum Stichtag 21.04.2020 in „Microsoft 365“ umbenannt. Dieser Schritt ist allerdings mehr als nur eine reine Namenskorrektur und Kosmetik. Mit der Umstellung gehen auch eine einfachere Geräteverwaltung, ein verbessertes Sicherheitsniveau sowie einige neue Funktionen einher. Welche das sind und was sich alles verändert hat lesen Sie hier → „Office 365 wird in Microsoft 365 umbenannt: Zur Feier der Namensänderung spendiert Microsoft folgende neue Funktionen und Pläne!“ .
  • Kostenlose Checklisten und Druckvorlagen fürs Büro: Praxiserprobte Checklisten, Tipps und Anleitungen rund um mehr Effizienz am Schreibtisch, beim digitalen Arbeiten, im Team, im Besprechungszimmer, bei der Personalarbeit oder im Vertrieb finden Sie in unserem → kostenlosen Büro-Kaizen Download-Center!

Büro Kaizen digital: Microsoft 365 Video-Tutorial

Microsoft Teams-Experte verrät seine besten Tipps für die Zusammenarbeit im Homeoffice

(Dauer 20:27 Minuten)

Inhalt dieses Büro-Kaizen Video-Tutorials:
1. Wofür nutzt du Teams? (01:59)
2. Chat-Nachrichten vs. E-Mails (03:04)
3. Den Überblick behalten (04:41)
4. Tipps für den Chat im Team (08:27)
5. Projektmanagement in Microsoft Teams (16:13)



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