Messbarkeit von Entwicklung – Motivation in Zahlen



Kennen Sie die Zufriedenheit, die sich einstellt, wenn Sie Ihren Erfolg vor Augen sehen? Abgehakte Aufgaben, farbige Diagramme oder andere anschauliche Darstellungen motivieren uns dazu, den eingeschlagenen Weg weiterzugehen. Außerdem zeigt die Erfahrung: Gemeinsame Zielkontrolle verbessert den Zusammenhalt des Teams. Deshalb hat es sich bewährt, die Messbarkeit von Entwicklungen als Motivation zu nutzen. Die folgenden Tipps zeigen, wie das geht.

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Ohne Ziel kein Erfolg – Die Planung von Kennzahlen

Bevor Sie neue Wege beschreiten und veränderte Abläufe testen, brauchen Sie eine genaue Bestimmung des Ist-Zustandes und des Ziels in Form von Kennzahlen. Aus dem aktuellen Stand ergibt sich das Ziel, zum Beispiel: Innerhalb von 12 Monaten die Suchzeiten um ein Fünftel verkürzen, die Zahl der Reklamationen um die Hälfte senken, das Verhältnis von Bearbeitungszeiten und Durchlaufzeit auf ein Drittel reduzieren.

Extra-Tipp 1:

Notieren Sie die aktuellen und die angestrebten Kennzahlen und händigen Sie jedem Mitarbeiter eine solche Liste aus. Sie sollte so angebracht sein, dass der Blick einmal am Tag darauf fällt. Dafür eignet sich zum Beispiel die Innenseite einer Schranktür.

messbarkeit durch formulare transparent machen
Messbarkeit von Entwicklungen gut sichtbar aushängen. Die Formulare sollten auf den ersten Blick erkennbar sein.

Formelhaft: Die Messbarkeit von Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten

Zuerst messen Sie, wie lange sich ein Vorgang gegenwärtig in der Bearbeitung befindet(B). Dafür werden die Bearbeitungszeiten auf der Projektmappe notiert.
Diese Zahl setzen Sie ins Verhältnis mit der Durchlaufzeit. (D) Dafür erhält die Mappe einen Stempel mit dem Datum des Ein- und Ausgangs.
Nun berechnen Sie das Verhältnis von Bearbeitungszeit (B) und Durchlaufzeit (D).
Die Formel lautet: B:D

Beispiel:

Bearbeitungszeit (B) = 6 Stunden, Durchlaufzeit (D) = 18 Stunden
Formel: 6:18 Das entspricht 1:3
Ergebnis: Das Dokument wird in einem Drittel der Zeit bearbeitet und verbringt die doppelte Zeit (zwei Drittel) mit dem Warten auf die weitere Bearbeitung. An dieser Stelle analysieren sie die Gründe für die Wartezeiten.

Es wäre also ein lohnendes Ziel, wenn Sie, wie oben beschrieben, das Verhältnis von Bearbeitungs- und Durchlaufzeit um ein Drittel reduzieren, indem Sie die Durchlaufzeit verkürzen.
Das Ziel wäre also: 6 Stunden Bearbeitungszeit (B) zu 12 Stunden Durchlaufzeit (D).
B:D = 6:12 Das entspricht 1:2

Nun legen Sie fest, wie Sie dieses Ziel erreichen und welchen Zeitplan Sie einhalten wollen.

Die Uhr tickt: Fristen erleichtern die Messbarkeit Ihres Erfolgs

Legen Sie für jedes Ziel fest, wann Sie es erreicht haben wollen. Zum Beispiel: 12 Monate.
Zusätzlich wählen Sie Termine, an denen Sie den Fortschritt messen. Zum Beispiel: 1 Mal monatlich.

Extra-Tipp 2:

Die Messbarkeit von Fortschritten wird verbessert, wenn Sie realistische Zwischenziele festlegen. Die Schritte von einem Zwischenziel zum anderen lassen sich gut in grafischen Darstellungen veranschaulichen.

messbarkeit von fortschritten mit zwischenzielen
Verbesserung der Messbarkeit von Fortschritten durch das Festlegen von Zwischenzielen. Diese können immer am Monatsende eingezeichnet werden.

Anschaulich: Erfolge visualisieren

Menschen lieben Bilder, denn sie zeigen auf einen Blick, worum es geht und ihre Aussagen prägen sich leicht ein. Deshalb eignen sich farbige Diagramme gut, um Ihre Erfolge sichtbar zu machen.

Extra-Tipp 3:

Verbinden Sie die Auswertung des Zwischenziels mit einem kurzen Meeting. Auf der Tagesordnung stehen nur zwei Punkte: Was hat sich bewährt? Was kann verbessert werden? Geben Sie sich für diese Gesprächsrunde Spielregeln, zum Beispiel: Jeder sagt einen Satz zu jedem der beiden Punkte.

Sie sehen, die Messbarkeit von Ist-Zuständen und angestrebten Zielen ist ein wichtiger Faktor für die Motivation. Außerdem zeigt sich in den Zwischenergebnissen schnell, ob Sie und Ihre Mitarbeiter auf dem richtigen Weg sind oder ob Kurskorrekturen sinnvoll sind.

Und Sie?

Welche Erfahrungen haben Sie mit der Messbarkeit von Kennzahlen und der grafischen Darstellung von Erfolgen gemacht? Berichten Sie mir davon im Kommentarteil unter diesem Artikel!





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