Meetings planen in Nullkommanix



10 Tipps, mit denen das Planen von Besprechungen ein Kinderspiel wird – und Sie endlich zum eigentlichen Arbeiten kommen

Schubert, Richter und Schmidt - drei Kollegen, die sich dringend einmal zusammensetzen und über das neue Projekt sprechen sollten. Eigentlich kein großes Ding, möchte man meinen. Wäre da nicht die Sache mit der Terminfindung. Denn wenn Herr Schubert mehrmals wöchentlich draußen bei Kunden ist, Herr Richter wegen seiner kleinen Tochter nur Teilzeit arbeitet und Frau Schmidt zwei Tage die Woche im Home Office ist, wird die Suche nach einem gemeinsamen freien Zeitfenster zur Sisyphusarbeit. Ja, es ist eine undankbare Aufgabe, heutzutage ein Meeting einzuberufen. Alle haben Termine, Termine, Termine. Als Unternehmensberater in Sachen Büro-Ordnung kenne ich dieses Problem nur zu gut. In meinem neuen E-Book gebe ich allen, die der ewigen Suche nach einem gemeinsamen Termin überdrüssig sind, ganz exklusiv 10 Tipps an die Hand, mit denen das Planen von Besprechungen zum Kinderspiel wird. Wie das funktioniert? Ganz einfach, und zwar mithilfe der Kalenderfunktionen von Outlook. 3 Tipps verrate ich Ihnen schon an dieser Stelle.

Meetings planen mit Kalender-Effizienz
Schnelltest für Ihre Kalender-Effizienz

Geben Sie untereinander Ihre Kalender frei!

Wie einfach wäre es doch, einen Termin zu finden, an dem alle Teilnehmer Zeit haben, könnte man doch nur die Kalender der Kollegen einsehen… Es würde ja bereits ausreichen, nur zu wissen, wann ein Kollege anwesend ist oder wann er selbst einen Termin hat. Nichts leichter als das! Denn Outlook bietet genau diese Möglichkeit. In meinem neuen E-Book erkläre ich Ihnen, wie Sie Kollegen Einsicht in Ihren Terminkalender gewähren und wie Sie festlegen können, ob nur die freien und belegten Zeiten angezeigt werden sollen oder noch mehr Details. Außerdem erkläre ich, wie man die Berechtigungsstufen zur Einsicht nachträglich ändern oder auch wieder entfernen kann.

Meetings planen mit offenen Kalendern
Meetings planen leicht gemacht - mit Outlook!

Nutzen Sie das Outlook Besprechungsanfrage-Tool!

Eine der besten Erfindungen überhaupt ist die Besprechungsanfrage-Funktion in Outlook, denn damit lassen sich Meetings in Windeseile planen. Einfach Teilnehmer einladen, mithilfe des Terminplanungs-Assistenten freie und belegte Zeiten aller Kollegen anzeigen lassen, den gewünschten Besprechungstermin auswählen und mit einem Klick versenden. Jetzt erhalten alle Teilnehmer eine Besprechungsanfrage in Form einer E-Mail, auf die sie nicht einmal antworten, sondern nur durch einen Klick auf „Zusagen“ oder „Absagen“ reagieren müssen. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, mit Vorbehalt zuzusagen, einen alternativen Termin vorzuschlagen oder dem Absender der Anfrage eine Nachricht zu schicken. Noch nie war es so einfach, alle Kollegen an einen Tisch zu bekommen! Außerdem spart man mit diesem Tipp viel Zeit, da sich niemand mehr Termine manuell vermerken muss.

Meetings planen mit Outlook-Anfragen
Meetings planen vereinfacht durch den Terminplanungs-Assistent in Outlook!

So erstellen Sie aus E-Mails Termine

Um alle wichtigen Informationen zu einem bestimmten Termin stets auf einen Blick zu haben, gibt es bei Outlook die Möglichkeit, E-Mails in Termine umzuwandeln. Hierzu ziehen Sie die E-Mail einfach mit gedrückter rechter Maustaste auf das „Kalender“-Symbol und kopieren die E-Mail als Anlage in einen neuen Termin. Das Tolle daran ist, dass auch Anlagen automatisch mit abgespeichert werden und es Platz gibt für zusätzliche Notizen. Jetzt nur noch Wunsch-Datum und Uhrzeit festlegen, und schon ist alles an Ort und Stelle terminiert. Outlook füllt den Titel des Termins automatisch mit dem Betreff aus der ursprünglichen E-Mail aus.

Sie werden sehen: Dank meiner 10 Tipps lassen sich sämtliche Abläufe vereinfachen und effizienter gestalten. Mein neues E-Book „Schnelltest für Ihre Kalender-Effizienz“ steht Ihnen kostenlos zum Download bereit. Weitere Tipps & Tricks gibt es zudem auf meinem Blog.





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